Undgå at tabe penge

2019-12-09T09:51:00Z

Jeg vil gerne give nogle konkrete inputs til, hvordan jeg selv har oplevet at reducere antallet af tabte (afskrevne) timer.

Mange af os, der sælger timer, har også oplevet, at vi har været nødt til at afskrive dem. Ofte er årsagen, at der ikke er ordentligt styr på aftalegrundlaget med kunder, fordi informationer er spredt rundt i forskellige systemer: Noget ligger i mailboksen, andet er blevet aftalt på Skype-mødet og timeregistreringerne mangler konkrete beskrivelser. Og alle der har prøvet det véd, hvor frustrerende det kan være. Jeg har gjort mig nogle tanker om, hvordan jeg i min egen virksomhed, har løst nogle af de udfordringer.

Strømlin administrative processer: I min virksomhed besluttede vi at digitalisere en proces, der indbefatter følgende: Oprettelse af kunder, timeregistrering, opgavehåndtering og generering af fakturakladder. Vi ønskede at have alle de nødvendige informationer samlet, så vi ikke skulle bruge tid på manuelt at indhente oplysninger i flere systemer. Når der er travlt i virksomhederne, er vi generelt dårlige til at afsætte tid til at vurdere, hvor vi kan og bør optimere, men i sidste ende er den administrative tid dyr på bundlinjen.
Hav styr på din fakturering: Som et væsentligt led i den ovenstående proces, ville vi reducere arbejdsbyrden i forhold til fakturering. I stedet for at bruge dage på manuel indsamling af den nødvendige information, har vi sikret, at vi har alt samlet, så vi ikke behøver at prøve at huske, hvad vi lavede på et konkret tidspunkt for tre uger siden. Derfor har vi fået styr på vores aftalegrundlag, hvilket afspejles i den endelige faktura, vi sender til kunden.
Skab et stærkt tillidsgrundlag: Min erfaring er, at kunderne ikke har noget imod at betale for en service. De vil bare gerne vide, hvad de betaler for. Derfor er det altafgørende, at de får en fyldestgørende og troværdig faktura, som de kan genkende og relatere til. Det kan være enormt udfordrende for det generelle kundesamarbejde og tilliden, hvis kunden ikke kan gennemskue, hvad leverandørens timer er brugt på.

Når dokumentationen er på plads, er der langt mindre risiko for at skulle afskrive timer, og man har de bedste rammer for et solidt og trygt kundesamarbejde. Det har også en generel betydning i virksomheden, hvor stemningen også presses, hvis der afskrives for mange timer.

Fos os var løsningen en digital platform kaldet Portlr. I andre virksomheder kan løsningen være en anden. Pointen er bare, at det ofte kan betale sig at ændre på nogle processer, så man reducerer de afskrevne timer og herigennem effektivisere virksomheden.

Lever du af at sælge dine timer? Jeg kender udfordringerne

2019-11-28T08:11:24Z

Afskrivning af timer. Utilfredse kunder. Langhåret fakturering. Det er nogle af de udfordringer, jeg har oplevet gennem 15 år i konsulentbranchen. Selvfølgelig i tæt samspil med en masse interessante og berigende opgaver og projekter. Jeg har både siddet som konsulent, leder og nu som stifter og partner i konsulenthuset Blue Dock, hvor vi udvikler løsninger inden for digitalisering og applikationsudvikling.

De fleste konsulenter har oplevet, at en kunde spørger ind til en faktura. Og mange har nok også prøvet, at de har svært ved at svare på kundens spørgsmål. Måske fordi den egentlige aftale blev indgået på et møde for flere uger siden. Eller fordi det er svært at svare på, hvad timerne på fakturaen dækker over. Det fremgår ikke i timeregistreringerne. Måske havde man travlt den dag, eller også timeregistrerede man om aftenen, hvor man ikke kunne huske, hvilke opgaver og projekter, man havde arbejdet med i løbet af dagen.

Og hvad gør man så? Gør man kunden utilfreds, afskriver man timer eller bruger man en masse ressourcer på at fremtrylle den information, som kunden efterspørger. Bestemt ikke ønskescenarier for nogen. Det var frustrerende både som konsulent eller som leder, fordi man kunne se timerne flyde ud mellem hænderne. Samtidig har man et ønske om et stærkt samarbejde med kunderne, og den tillid blev brudt, når kunden ikke oplevede at kunne genkende aftalegrundlaget.

Da min makker og jeg kastede os ud ad iværksættervejen, var det selvfølgelig for at gribe en ny udfordring. Men samtidig havde vi en helt klar ambition om, at vi ville gøre tingene på en lidt anderledes måde. Vi ville gerne give vores kunder fast pris, men samtidig give dem plads til at ændre retning undervejs i processen. Vi gik benhårdt efter glade kunder, men samtidig løb vi også en risiko. For hvis vi bruger flere timer end estimeret på at løse opgaven, så er det bare ærgerligt for os.

For at undgå at fortsætte i samme spor, startede vi udviklingen af en platform, der fem år senere skulle blive til produktet Portlr. Platformen har haft enorm betydning - både for os som personer, men også for vores samlede forretning. Gennem platformen digitaliserede vi en hel proces, der spænder fra oprettelse af kunder, håndtering af opgaver og projekter, estimatgodkendelse til endelig fakturering. At strømline og sikre en god proces, har været en længere rejse. Den har budt på en hel del brainstorm, uanede mængder af kaffe, frustrationer, glæder, men mest af alt en hel del tankearbejde, for at kunne definere vores behov: Hvad er det, vi har brug for og hvorfor har vi brug for det? Behov, der er grundlæggende og afgørende for os, der lever af at sælge timer.

Kendskabet til branchen har gjort det muligt at udvikle en platform, der er tilpasset den hverdag og struktur, som den skal indgå i. Vores hverdag som konsulenter er blevet meget nemmere, og vi har oplevet at vores kunder er blevet gladere. Det har også gjort os gladere. Mit råd er derfor, at det altid kan betale sig at spekulere over, om der er processer, det kan betale sig at optimere. Også selv om presserende højkonjunktur har skabt en hel del travlhed i de danske virksomheder. Vi oplevede at øge vores faktureringsgrad – uden at vi har arbejde mere end tidligere.

I kan læse mere om vores løsning HER

Jesper Bo Larsen - om digitalisering

Undgå at tabe penge

Lever du af at sælge dine timer? Jeg kender udfordringerne