Morten Lund Christensen

Rapportering til intern og eksternt brug

2009-05-22T07:19:00Z

Intern rapportering

Kravene til virksomhedernes økonomifunktion er steget kraftigt under finanskrisen. Specielt nu op til engagementsforhandlingen med banken, vil fokus endnu engang være rette mod økonomifunktionen.

Hvis en virksomhed vil sejrrigt ud af den økonomiske krisen, er det vigtigt med en proaktiv økonomifunktion. Den gammeldags økonomifunktion hvor alle var glade hvis 2 og 2 gav 4 bør erstattes af en situation hvor talarbejde og proaktiv tankegang i forhold til hele virksomheden går hånd i hånd.

Den proaktive tankegang skal komme til udtryk i den interne månedsrapportering fra økonomiafdelingen, samt i den daglige sparring økonomiafdelingen har med de andre afdelinger i virksomheden.

Værdiskabende er nøgleordet i den moderne økonomifunktion. Rapporteringen skal kunne bruges som beslutningsgrundlag for ledelsen, hvorfor det er vigtigt at økonomifunktionen forholder sig objektivt til alle virksomhedens afdelinger.

Den interne rapportering skal som minimum indeholde følgende:

- Sammendrag af finansielle aktiviteter inkl.. kommentar

- Sammendrag af salgsaktiviteterne inkl.. kommentar

- Likviditet

- Kommentar på udviklingen i omkostningerne, lagerbeholdningen, debitorer og kreditorer

- Konklusion

Den ”gamle” økonomifunktion vil nøjes med at kommenterer udviklingen og sammenligne med samme periode fra forgangene år. Den moderne økonomifunktion derimod kommenterer tallene, men komme også med forslag til ændringer og/eller forbedringer.

Som f.eks. har de i salgsafdelingen overvejet muligheden for, at benytte finansielle instrumenter til at fremme salget, samtidig med at pengene sikres? Bruges der for meget tid på færdiggørelse af projekter, så indtjeningen på projektet kommer under det budgetterede?

At være proaktiv i forhold til omkostningerne kan være vanskelig, da udviklingen heri som oftest afspejler den situation, som virksomheden pt. er inde i. Trods det, er det økonomiafdelingens ansvar at forholde sig kritisk, men samtidig konstruktivt til omkostningerne.

Debitorstyringen er om muligt endnu vigtigere end før, endda så vigtigt at nogle virksomheder bør efterse deres betalingsbetingelser. Beregn og kommenter kredittiden helt ned på de enkelte kunder og kommenter herudfra.

Da 2 virksomheder ikke er ens, findes der desværre ikke en facitliste til hvordan perfekt intern økonomisk rapportering skal foretages. Bare det at man gør sig ovennævnte overvejelser er et skridt i den rigtige retning.

Tænk som din erhvervsrådgiver i banken

Uanset om man laver intern eller ekstern rapportering, skal indholdet været skrevet så det kan bruges aktivt.

For de fleste virksomheders vedkomne skal den eksterne rapportering laves til de finansielle samarbejdspartnere så som bank og realkreditinstitut.

Når en erhvervsrådgiver læser en periodebalance eller et årsregnskab fokuseres der oftest på følgende punkter:

- Driften, herunder udviklingen

- Egenkapital / soliditet

- Likviditet

- Nøgletal

- Sikkerheder

- Fremtiden

Kompetencen hos en erhvervsrådgiver ligger på finansieringsdelen. Den eksterne rapportering skal derfor tilgodese det, erhvervsrådgiveren har fokus på.

Den eksterne rapporteringen skal udover at indeholde meget af det samme som fra den interne rapportering, også indeholde ovenstående. I dag kræves der særlig fokus på fremtiden og likviditeten. F.eks. Hvilket salg ligger der i pipeline? Hvor vil man reducere omkostningerne? Hvad er den fremtidige strategi?

Den eksterne rapportering må IKKE indeholde noget, som for virksomheden er en selvfølge. Den eksterne rapportering skal kunne bruges som beslutningsgrundlag på lige vilkår som den interne rapportering.

Økonomikonsulenten er som altid klar med råd og vejledning, såfremt dette ønskes

Aktiv bestyrelse?

2009-05-18T09:30:00Z

For mange virksomheder lyder det stadigt, at aktive bestyrelser kun er noget for store koncerner.

Til det vil jeg sige, ”En bestyrelse er kun noget værd, hvis man agter at bruge den aktivt”. Jeg er selv af den klare opfattelse at enhver virksomhed bør have en bestyrelse, specielt nu hvor finanskrisen hærger.

En bestyrelse er det sted ledelsen skal hente sin inspiration, det led der udfordrer ledelsen til at udvikle sig selv, virksomheden og dens medarbejdere.

Bestyrelsens rolle er at udtænke de langsigtede strategier og agere sparringspartner for ledelsen.

Tiden for tantebestyrelser er forbi. Nutidens bestyrelsesmedlemmer at ved at bestyrelsesarbejde kræver hårdt arbejde og grundighed.

En anden og måske endnu vigtigere opgave som bestyrelsen har er, at sørge for at virksomhedens interne kontrol og risikostyring er overholdt.

Loven pålægger bestyrelsen at følge op på følgende:

- Strategier

- Budgetter

- Selskabets likviditet

- Ordrebeholdningen

- Forsikringsforhold

- Finansieringsforhold

- Pengestrømme

Bestyrelsesarbejdet er gået fra præstige job til at være hårdt arbejde. Dette sætter naturligvis også store krav til sammensætningen af bestyrelsen.

Der er som sådan ingen facitliste til sammensætningen, men de 3 nedenstående kompetencer bør dog efter min bedste overbevisning være repræsenteret:

- Ledelsesmæssige kompetence

- Strategisk kompetence

- Funktionel kompetence

Økonomikonsulenten deltager gerne i bestyrelsesarbejdet, eller som sparringspartner til det at have en aktiv bestyrelse.

Hjælp til sammensætning og udvælgelse af bestyrelsen er naturligvis også noget, økonomikonsulenten kan være behjælpelig

Større krav til økonomifunktionen

2009-04-29T12:54:00Z

Finanskrisens indtog har alt andet lige betydet, at omverdenens krav til virksomhedens økonomifunktion er blevet hævet betydeligt.

Specielt banker og andre långivere sætter større og større krav til den rapportering, der kommer fra virksomhederne. Men taget den nuværende situation i betragtning, er det også vigtigt, at virksomhedslederne sætter større krav til den interne rapportering.

Månedsrapporteringen skal komme til tiden, med en bedre og endnu grundigere vurdering og kommentering. Der skal i højere og højere grad følges op på virksomhedens kontrol og kvalitetsprogram.

Politikkerne omkring risikostyringen og likviditetsstyringen skal strammes, og finansieringsstrukturen skal, hvis det er muligt optimeres.

I det fleste virksomheder er økonomifunktionen som oftest maksimalt belastet, hvorfor det i mange tilfælde kan være en rigtig fornuftig løsning, at tilknyttet en eksterne samarbejdspartner som Økonomikonsulenten.

En ekstern samarbejdspartner kommer oftest med nye kræfter og med en ny indgangsvinkel til virksomhedens situation. Dette er en uvurderlig hjælpe i et marked, hvor overlevelse for mange er i fokus.

Hvordan kommer virksomheden banken i møde:

En af økonomifunktionens største og vigtigste opgaver i foråret 2009 bliver, at forberede sig til mødet med banken hvor årsregnskabet for 2008 gennemgås.

Udover en grundig gennemgang af årsregnskabet for 2008, skal der præsenteres et materiale der indeholder:

1) Realistisk budget, indeholdende indtjening, cash flow, balanceudvikling og vigtigst af alt velbegrundede budgetforudsætningerne.

2) Risikovurdering af worst case.

3) Plan for løbende opfølgning.

4) Oplæg til plan for løbende kommunikation med banken.

Bankfolk er nu engang bankfolk, hvor nøgleord som risikostyring og konsekvens klinger godt. Fremlæg derfor altid virksomhedens politikker for risikostyring og konsekvenser.

Informer altid om at virksomheden har en plan B, hvis budgettet for det kommende år afviger kraftigt Har banken accepteret virksomhedens plan B, kan det oftest undgås, at banken går ind og overtager styringen af virksomheden. Det ses nemlig sjældent at bankerne er gode til at drive andre folks virksomhed.

Hvordan vurderer bankerne:

Midt i en krise som denne bliver bankernes vurdering af virksomhederne mere nuanceret. Banker har altid forholdt sig til både regnskabet og ledelsens evner i en kreditvurdering, men ledelsens evner vil her i krisen bliver vurderet grundigere end før. Derfor er det vigtigt, at virksomheden på mødet med banken bevarer realismen og forholder sig objektivt til udviklingen. Det salg der ikke kom i forgangene måned kommer erfaringsmæssigt heller ikke i denne eller de efterfølgende måneder.

Den virksomhed der kommer ud på den anden siden af krisen i live, er den virksomhed der har formået at agere objektivt i forhold til krisen.

Det er min helt klare opfattelse at bankerne fortsat er en samarbejdspartner og ikke en modspiller, virksomhedslederne skal samtidig forstå at bankerne i større og større grad end for blot 2 år siden forholder sig kritisk til det materiale, som virksomhederne indleverer til dem.

I de kommende år vil vi formentlig se fyringer af direktører og økonomidirektører som en konsekvens af, at det ikke går som forventet. Det er dog min klare overbevisning, at mange af disse kan undgås, såfremt alle forholder sig objektivt til worse case situationen og deler denne viden med banken.

Morten Lund Christensen

www.oekonomikonsulenten.dk

tlf +45 23 98 94 01

Banken hæver renten

2009-04-28T12:03:00Z

Allerede tilbage i Juli 2008 begyndte bankerne stille og roligt at hæve marginalerne på deres erhvervsengagementer. Set i lyset af finanskrisen og de hjælpeordninger som bliver lavet f6r at imødekomme banklukninger og likviditetsmangel, er dette noget vi formentlig vil se mere af i 2009. Dette bekræfter nogle af de offentliggjorte bankregnskaber for 2008.

Er det en retfærdig udvikling, at virksomheder skal straffes for dårlig kreditvurdering hos nogle banker?N ej formentlig ikke, men sådan er situationen nu engang, og det må vi forholde os til og agere efter.

Vi har siden midten af 2008 set en forhøjelse af rente marginalen på mellem 2 og 3 %-point. Det er en ringe trøst, men vurderingen er, at en hævning af rentemarginalerne er gennemført generelt og rammer alle bankkunder.

Det generelle billede siden år 2000 har været, at rentemarginalerne i bankerne er faldet. Med en hævning af rentemarginalen er det vigtigt, at virksomhederne igen revurdere de forudsætninger, de har enten ved tilbudsgivning eller ved prisfastsættelse af deres vare.

Eksempel: En virksomhed har en samlet kortfristet gældsforpligtigelse på 5 mio. Ved en forhøjelse af rentemarginalen på 2%-point, vil dette betyde en øget renteudgift på kr. 100.000,- årligt.

Isoleret set vil det for de fleste virksomheder være til at se sig ud af. Set i lyset af den lavere indtjeningsevne som mange virksomheder på nuværende tidspunkt har, er renteforhøjelsen en vigtig faktor at holde sig for øje.

Et gammelt ordsprog lyder:”Vælg dine kampe med omhu” . Som markedssituationen er i øjeblikket, kan de kræfter, der bruges på at kæmpe 0,25% eller 0,50% af rentemarginalen i mange tilfælde være spildte. Der er mere fornuft i at bruge energien på at trimme virksomheden.

En anden løsning kan være finde en bankforbindelse, som ikke er ramt så hårdt af krisen i håb om en bedre prissætning. Denne mulighed vurderes dog som meget usandsynlig, da bankerne i dag ser fornuft i, at have fokus på de engagementer de engang har sagt ja og sikre at de aldrig giver tab.

Morten Christensen

www.oekonomikonsulenten.dk

tlf. +45 23 98 94 01