Er det forkert at tjekke mails mere end et par gange om dagen?

re: Er det forkert at tjekke mails mere end et par gange om dagen?

Birgit - Min-mave.dk — Tue, 04 Nov 2008 23:50:31 GMT

Hej Claus

Et superflot "kommentar" i en rigtig god debat, for det er godt for den ene er nødvendigvis ikke godt for den anden.

For nogle år siden kunne jeg slet ikke overskue at tjekke mails på den måde jeg gør nu, det endte ofte med at der gik 2-3 måneder før jeg fik besvaret de enkelte mails og hvor fedt er det lige at skrive :

Kære du, her er dine svar på spørgsmål vdr. tegn på om du er ved at gå i fødsel eller ej, forresten tillykke med den lille, eftersom du havde termin for 1 måned siden :-(

Det man egentlig også skal være opmærksom på er at jo hurtigere man besvarer mails, jo hurtigere vil der ofte komme svar tilbage evt. med nye spørgsmål som jo så ofte kræver en besvarelse. Så det kan faktisk medføre ekstra "arbejde" men til gengæld også nogle super glade brugere som fik et svar hurtigt.

Nogle få gange har jeg nogle der skriver tilbage igen og igen og igen, hele tiden med nye spørgsmål og forventningen om at de bliver besvaret øjeblikkeligt - det er heldigvis ikke ofte der sker, men bliver det alt for voldsom kan jeg være nødt til at smide dem bagerst i køen eller besvare efter "først til mølle" - princippet. Det kan man så diskutere er en god eller rigtig dårlig måde at gribe tingene an på.

Nå, jeg lider som bekendt af "skrivediarrè" (er der mon en anerkendt diagnose jeg kan henvise til?) Så jeg vil stoppe her.

Men tusind tak for alle de gode links - jeg håber der er andre der kan gøre brug af dem, da jeg nu er blevet overbevist om at jeg tjekker på min måde og at den rent faktisk er rigtig for mig.

re: Er det forkert at tjekke mails mere end et par gange om dagen?

Claus Conrad — Tue, 04 Nov 2008 23:50:28 GMT

Hej Birgit,

jeg ville ikke sige at det er forkert at tjekke mails løbende. Men for mig er det ikke en optimal udnyttelse af tiden, og jeg kan forestille mig, at det (at tjekke mails så snart de tikker ind) for mange er en stressfaktor, hvis grad de slet ikke er klar over. Dog tror jeg ikke, at der findes en gylden regel på dette område, eller at nogen regel er uden undtagelse (her tænker jeg bl. a. på supportere og alarmcentraler). Hvis det, som du skriver, i dit tilfælde bidrager til mindre forvirring og føles rart at tjekke mails "hele tiden": ja så er du den af disse undtagelser og det viser jo bare, at du kan holde mange bolde i luften; hvis du så også "tager action" (det skal jeg vende tilbage til) på mailsene i løbet af kort tid, bliver dem du korresponderer med nok dobbelt glade! Det synes jeg du kan være glad for og sålænge din måde at takle mails på ikke medfører problemer som stress eller mangel på tid, ser jeg ingen anledning til at prøve at ændre på den ("Never touch a running system", som nogle kan lide at kalde princippet for).

Ovenfor nævnte jeg, at din måde at behandle mails på ikke var optimalt for mig. Det siger jeg fordi jeg selv var en af dem, som tjekkede mails løbende, og føler mig mindre stresset og mere produktiv takket være nogle ændringer i strategien. Det er hverken rocket science eller noget jeg kan tage credit for, den er nemlig i høj grad inspireret af Merlin Mann og hans side "Inbox Zero" - men lad mig lige kort beskrive den (du ser ikke ud til at have brug for den, men måske kan andre her bruge den til inspiration?).

"Inbox Zero" er i sig selv inspireret af GTD-principper og går ud på at "tage action" på en mail første gang man læser den, dermed opnår man 1) ikke at spilde tid på at læse de samme mails flere gange og 2) en indbakke man ikke behøver have dårlig samvittighed over. Og så er det egentlig underordnet, hvor ofte man har brug for at checke den, hvis bare man overholder princippet om at indbakken *skal* være tom, hver gang vinduet lukkes - og selvsagt skal det ikke åbnes om morgenen og lukkes om aftenen ;-)

At "tage action" er at vælge en af følgende fem muligheder:

- Delete - det er det rigtige valg for rigtig mange mails! "Arkivér" er et alternativ, hvis man virkelig får brug for mailen igen. Det kan ikke anbefales at have tusindvis af arkiveringsmapper, de fleste mailprogrammer er blevet rigtig gode til at søge i mailsene.

- Delegate - kan opgaven bedre løses af en anden? Når jeg vælger denne, plejer jeg at sætte en opfølgning på min opgaveliste.

- Respond - når jeg svarer, prøver jeg at være præcist og kortfattet, så modtageren ikke har svært ved at vælge en af disse 5 muligheder selv...

- Do - tager det kort tid at løse "opgaven" (en retningslinie siger ca. 2 min.) - f. eks. finde et eller andet dokument frem og sende det tilbage - bør det gøres med det samme.

- Defer - tager det længere tid at besvare mailen kan dette sagtens udskydes. Her plejer jeg at skrive en opgave på min liste og arkivere mailen, eller hvis mailen indeholder mange informationer, flytte den til en "Venter"-mappe. Man kan jo spørge sig, om det ikke bare er "snyd", men er det ikke egentlig få ting i livet, som overgår den følelse af tilfredshed det medfører, når man lukker mailprogrammet med en tom indbakke? :)

Nogle links jeg meget anbefaler omkring dette:

http://www.43folders.com/izero (især videoen i bunden)

www.43folders.com/.../getting-started-with-getting-things-done

http://www.davidco.com/

en.wikipedia.org/.../Getting_Things_Done

Dbh

Claus

re: Er det forkert at tjekke mails mere end et par gange om dagen?

Nicolai Lønne — Tue, 04 Nov 2008 23:50:24 GMT

> Men nu sidder jeg alene igen igen og så kan det jo være lidt ligegyldigt da jeg besvarer alt der kommer ind

Ikke enig :-)

Hvis du allerede tidligt sætte disse forskellige adresser op og sørger for at der besvares fra de rigtige adresser, så "opdrager" du lidt kunder/folk og fæ der sender til dig.

På den måde bliver det lettere for dig den dag, hvor der træder en ekstra til, at pege relevante adresser over til ham/hende...

re: Er det forkert at tjekke mails mere end et par gange om dagen?

Birgit - Min-mave.dk — Tue, 04 Nov 2008 23:50:22 GMT

@ Thomas : Det giver også et rigtig godt billede af den service I som virksomhed yder overfor jeres kunder - og det indtryk kan ikke købes for penge.

Så jeg er helt enig, problemet er så bare når man bliver begravet i mails, så det er svært at nå rundt om dem på den korrekte hurtige måde - også derfor at jeg tror jeg ville blive enormt stresset hvis jeg kun "måtte" tjekke mails et par gange om dagen.

@ Nicolai Lønne : Jeg kan kun give dig ret, flere email adresser der præciserer hvad mailen formentlig indeholde er klar det bedste :)

Men nu sidder jeg alene igen igen og så kan det jo være lidt ligegyldigt da jeg besvarer alt der kommer ind, dog har jeg stadig bevaret de forskellige mailadresser fordi jeg så har et overblik over hvilke mails og hvor mange der kommer ind de forskellige steder.

re: Er det forkert at tjekke mails mere end et par gange om dagen?

Birgit - Min-mave.dk — Tue, 04 Nov 2008 23:50:19 GMT

Kære Lotte

Du har ramt "hovedet på sømmet" for jeg ved godt at jeg skal lære at slippe Min-mave, og jeg forsøger virkelig - og jeg giver ikke op.

Måske er det på tide at gå lidt tidligere i seng, eller tage en læsepause midt på dagen og gå i krig med 7 gode vaner.

Nogle gange kræver det bare et kærligt spark at komme i gang - Og det har du lige givet mig :)

re: Er det forkert at tjekke mails mere end et par gange om dagen?

LotteA — Tue, 04 Nov 2008 23:50:17 GMT

Måske kan vi overveje, om mails er mere eller mindre vigtigere end andre opgaver - set i forhold til hvad de andre opgaver er...

Er forretningens hovederhverv knyttet tæt til mails (webshop) så er det én ting. Er der andre ting involveret (projektstyring, kundebesøg) så er det altså en ganske anden.

For dit vedkommende, Birgit, er det mit indtryk, at du måske ville have rigigt godt af at "slippe" barn nummer 7 - Min Mave - lidt en gang i mellem for at få lavet nogle andre (og måske vigtigere opgaver)

Jeg er en stor fan af bogen 7 Gode Vaner, og det har hjulpet mig meget, at lære at skelne mellem det der haster - og det der er vigtigt.

Stort kram

Lotte A

re: Er det forkert at tjekke mails mere end et par gange om dagen?

Nicolai Lønne — Tue, 04 Nov 2008 23:50:13 GMT

Jeg er enig med Thomas, faktisk vil jeg gå dertil at sige: mailen er vigtigere end telefonen. I hvert fald for mig.

Jeg ordner 80% af min business via emails og de kommer løbende.

For en virksomhed med flere ansatte, ser jeg den optimale situation lidt ala:

- En eller flere primær adresser, fx salg@, support@ bogholderi@ osv.

- dertil personlige adresser til den enkelte medarbejder.

De primære adresser tilknyttes så de relevante medarbejdere, eller hvis man kun er to-tre stykker så den samme som har "telefonvagten".

Så langt det er muligt, oplærer man så kunderne til at sendes generelle forespørgsler til primæradresserne og besvarer selv fx en mail til salg@firma.dk fra salg@firma.dk - på den måde holder man kommunikationen på en fælles linie og andre medarbejdere kan tage over når man ikke selv er til stede.

Den personlige email bruges til speciel kommunikation som enten ikke vedkommer hele firmaet eller ikke er relevant at andre forsøger at besvare. Denne mail skal selvfølgelig også besvares/læses ofte, men man kan med bedre samvittighed sætte et auto reply på, hvor man fortæller man er ude af huset og emails derfor først besvares senere eller at afsender kan kontakte en anden medarbejder/primæradressen.

re: Er det forkert at tjekke mails mere end et par gange om dagen?

Thomas Rosenstand — Tue, 04 Nov 2008 23:50:05 GMT

En mailadresse er i dag som en telefon - sådan cirka. Derfor besvares mails som minimum i åbningstiden. Om ikke andet med en besked om, at man hurtigt vender tilbage.

At besvare mails på en forretningsadresse er som at tage telefonen - og det er ikke noget, man kun gør hveranden dag eller en time om eftermiddagen. Sådan gør vi det i hvert fald her :-)

re: Er det forkert at tjekke mails mere end et par gange om dagen?

Birgit - Min-mave.dk — Tue, 04 Nov 2008 23:50:03 GMT

Hej Jakodan

Lige præcis sådan som jeg også har det.

Altså jeg kender jo hvordan det er at stå med et problem og måske endda være meget bekymret, derfor er det naturligt at sende et svar afsted hurtigst muligt så de atter kan få ro i deres liv.

Efter jeg er blevet mere aktiv på Amino - de ryger også på den private computer, hvor langt de fleste af mine firma mails ryger ind i Supportfighter - får jeg ovenikøbet også svaret på nogle indlæg ind i mellem. og det er store ting for mig :)

Oftest før i tiden har jeg tilmeldt mig en gruppe eller et forum og så hr jeg egentlig bare været passiv derfra.

At være aktiv er langt federe, jeg lærer nye spændende mennesker at kende, får nye muligheder men sidst og ikke mindst jeg far masser af NY viden - og hold da op hvor har jeg meget at lære ;-)

re: Er det forkert at tjekke mails mere end et par gange om dagen?

Birgit - Min-mave.dk — Tue, 04 Nov 2008 23:50:01 GMT

Hej Søren

Det lyder jo logisk nok, men faktisk så synes jeg mine svar bliver bedre hvis jeg lige vender og drejer dem oppe i hovedet før jeg skriver dem ned, det samme gør jeg med emner til mine artikler.

Jeg er ikke et sekund i tvivl om at mine hjerneceller kører på overdrive men tro mig det har været langt langt værre - engang var det så slemt at jeg ønskede kontrol over urealistiske ting som f.eks. dagplejeplads til mit barn ET ÅR ud i fremtiden. Det værste af det hele var at min hjerne slet ikke kunne se det urealistiske i aldrig at få styr på sådan en detalje :(

Da jeg kom i behandling for social fobi forsvandt disse mange unødvendige tanker og har gjort at jeg har meget mere styr på tingene end nogensiden før.

Jeg vil tænke nærmere over om det bare er en "dårlig" vane at jeg tjekker mails hele tiden, og om jeg evt. bør overveje at forsøge at ændre den.

Tusind tak for dit indspark :)

re: Er det forkert at tjekke mails mere end et par gange om dagen?

Jakodan.dk — Tue, 04 Nov 2008 23:49:58 GMT

Jeg får amino mails på min private mailadresse og dem ser jeg hver-hver anden dag.. som regel om aftenen.

Mails vedr firma tjekker jeg hele dagen! der kommer også ordrer på mail, forespørgsler, priser fra leverandører m.m. og jeg synes egentligt, de er lige så vigtige som telefon opkald.

Der er som regel flest mails, når vi lige kommer om morgenen, og der tager jeg alle de "nemme" mails først, fx nemme forespørgsler og ordrer og besvarer dem/printer ud med det samme. op ad formiddagen når morgen-ordrerne er pakket og nemme spørgsmål besvaret tager jeg de mails der kræver længere svar, fx hvis det er forespørgsler på produktion, som tager lidt tid at beregne pris på.

Hvis ikke jeg tjekkede mail hele tiden, tror jeg, jeg ville blive enormt stresset, hvis der bare lå en kæmpe stak mails på én gang.

Desuden er det en fordel at få dem besvaret hurtigt, inden kunden når at spørge hos alle konkurrenterne :-)

re: Er det forkert at tjekke mails mere end et par gange om dagen?

sheissel — Tue, 04 Nov 2008 23:49:56 GMT

Kære alle,

Mails er en af de aller største tidsrøvere der findes - faktisk også en af de store årsager til at mange går rundt og syntes at de har utrolig travlt.

Grunden er at vi ofte behandler en mail 3-4 gange inden den er ude af vores hjerneaktivitet. Det der sker er følgende:

1. vi ser der kommer en mail, men har ikke tid til at kigge på den (hjernen starter op og tænker, hvad mon den handlede om?)

2. Vi går idd og læser mailen, men ser at det ikke er en "haster". (hjernen bliver vede med at tænke over indholdet og et evt. svar)

3. vi går ind og læser mailen igen, og vælger at slette eller svare på mailen. (hjernen arbejder videre med at tænke over om svaret nu var korrekt og hvad modtager vil sige, og hvornår mom han læser mailen og hvor hurtigt mon han svarer).

DENNE PROCES KAN I SÅ GANGE MED DET ANTAL MAILS I FÅR DAGLIGT......

Det vil sige at i faktisk sætter hjernen på overarbejde, og husk nu på at 90% af vores adfærd er styret af underbevidstheden...og den har travlt med at bearbejde mails!

Derfor råder jeg ALTID folk til at lukke outlook (eller hvad programmet nu hedder), og kun åbne det ca. 3 gang dagligt.

Dette en del af nutidens Time Management hvilket er et af de mest oversete udviklingsområder.

Venlig hilsen

Søren Hissel

http://www.implemind.dk