Vigtigt at kunne vokse med sit lønsystem

2017-10-09T07:01:00Z

Der er mange overvejelser at gøre, når man vælger lønsystem: brugervenlighed, funktionalitet, sikkerhed, support, pris m.m.

Men husker man også, at overveje om systemet kan følge med den udvikling og vækst man har i virksomheden?

Man har måske fundet et godt system til at håndtere de 10 medarbejdere man har ansat i dag – og skal udbetale løn til. Men overvej, om det også vil være ideelt, når virksomheden er vokset til 20 medarbejdere og måske både har timelønnede og funktionærer ansat.

Her skal man sikre sig, at man kan vokse med sit lønsystem. Og hvad menes, der så med det?

Systemet skal give mulighed for, at man kan oprette en struktur med afdelinger og godkendelses-flow, så virksomhedsejeren har mulighed for at uddelegere den løbende godkendelse af data til lønnen til sine afdelingsledere.

Der skal også være mulighed for at tildele medarbejderne forskellige roller i systemet, afhængigt af hvilke muligheder de skal have i systemet. Måske en sekretær skal have adgang til at godkende ferie og fravær, men ikke skal kunne se den enkelte medarbejders løn.

Når man som virksomhed vokser, så betyder det ofte, at der også bliver behov for en mere alsidig ansættelse af forskellige typer af medarbejdere, der måske er omfattet af forskellige overenskomster. Derfor skal systemet have indbygget en fleksibilitet i de løn- og fraværsarter, der ligger i systemet, så det kan tilpasses den enkelte virksomheds behov.

Det er også vigtigt at der kan integreres med andre systemer, så der kan skabes en automatisering mellem de forskellige systemer.

Måske der også er brug for at ansætte udenlandske medarbejdere, der ikke forstår dansk og kan systemet så lave lønsedler på engelsk.

Tjekboks – Det skal dit lønsystem kunne, så du kan vokse med det:

1) Opdeling i afdelinger og godkendelsesflow

2) Roller med forskellige adgange til systemet

3) Flexibilitet omkring løn- og fraværsarter

4) Integration

5) Sprog

Korrekt løn til tiden - Hvor opstår fejlene?

2017-08-30T08:02:00Z

Svaret på det spørgsmål er enkelt: Jo længere data er fra kilden, dvs. medarbejderen og nærmeste leder, og jo flere manuelle processer der indgår i lønprocessen, jo flere fejl opstår der.

I arbejdet med lønudbetalinger drejer det sig grundlæggende om at få korrekt løn ud til medarbejderne til den rette tid - gerne så enkelt og effektivt for virksomheden som muligt.

Der er i min bog ingen tvivl om, at man får den mest effektive lønproces af højest mulig kvalitet ved at få automatiseret flest muligt at processerne. På den måde spares medarbejderne for besvær og utilfredshed med fejludbetalinger, og virksomhederne undgår ærgerlige fejl, der øger deres lønomkostninger unødigt og spilder administrative lønkroner på godt gammeldags “bøvl”.

En af forudsætningerne for det er, at opdateret og korrekt input til lønnen er til rådighed. Jeg vil fremhæve fem områder, der ofte giver anledning til fejl i lønnen, og som kan betyde mistede indtægter for medarbejderen eller øgede udgifter for virksomheden:

1) Forkerte stamdata

Medarbejdernes stamdata skal altid være korrekte og opdateret. Det gælder basisoplysninger som navn, adresse, kontonummer, evt. pårørende o.l.

Alt for mange gange sker der f.eks. fejl i udbetalingen af lønnen fordi, der er indtastet et forkert kontonummer og efterfølgende skal der bruges mange ressourcer på at få trukket pengene tilbage og efterfølgende indbetalt på den rigtige konto. Med heraf følgende besvær for virksomheden og frustration for medarbejderen, der får sine penge forsinket.

Det er derfor altid en fordel, at dataene bliver opdateret så tæt på kilden som muligt og ideelt set at give medarbejderen mulighed for selv at opdatere og ændre sine stamdata direkte i systemet.

2) Mangelfuld ferieregistrering

Feriepenge udgør en stor del af den samlede lønsum, hvilket gør det virkelig vigtigt, at den løbende registreres, og at der holdes styr på, hvor meget ferie medarbejderne har holdt - og dermed hvor stor en del af ferielønnen virksomheden stadig skylder.

Når en medarbejder fratræder skal man som virksomhed sørge for at indbetale feriepenge for ikke afholdt ferie. Det kan betyde mange penge for virksomheden, der ikke er ajourført korrekt afholdt ferie for medarbejderen, så der i givet fald afregnes for stort et beløb i feriepenge på medarbejderen.

Det er derfor en stor fordel, hvis medarbejderen selv kan registrere og opdatere sin ferie direkte i lønsystemet, så oplysninger løbende ajourføres og havner det rigtige sted.

3) Manglende registrering af fravær

Sygdom kommer aldrig belejligt - hverken for medarbejderen, der er syg, eller for arbejdsgiveren, der har brug for arbejdskraften. Derfor er det vigtigt, at det er nemt og enkelt for medarbejderen at sygemelde sig og nemt og enkelt for virksomheden at følge op.

Når det bliver gjort let for alle parter, så sikres korrekte data og arbejdsgiveren vil kunne følge op - til glæde for både medarbejder og arbejdsgiver. Det er ligeledes vigtigt for arbejdsgiveren at være opmærksom på de situationer, hvor der bliver tale om langtidsfravær. Her drejer det sig både at give medarbejderen den bedst mulige opfølgning og mulighed for at komme tilbage på arbejdspladsen, men også om at sikre, at virksomheden får søgt refusion for fraværet - det kan dreje sig om mange penge virksomheden som kan få retur.

Medarbejderen skal derfor have en nem og enkel måde at registrere fravær på, ligesom det skal være nemt for virksomheden af følge op på.

4) Fejl i timeforbrug

Antallet af timer der danner baggrund for lønnen er naturligvis en forudsætning for korrekt løn. For medarbejdere med et fast antal timer hver måned er der ofte ikke de store udfordringer, men for medarbejdere med varierende antal timer er det afgørende at få det rigtig antal timer ind i lønsystemet og godkendt inden der køres løn. Det er altid besværligt hvis man efter lønnen skal til at udbetale aconto løn, hvis alle timerne ikke var med.

Min erfaring er at det gøres bedst ved at lade medarbejderne selv registrere deres timeforbrug direkte i systemet, fulgt op af et tydeligt og enkelt godkendelesflow.

5) For sen registrering af kørsel

Det er også vigtigt at medarbejderne løbende får indberettet deres egen kørsel for arbejdsgiveren, hvor der er mulighed for at få KM-godtgørelse. Det skal umiddelbart efter kørslen og ikke, som man desværre ser nogle gange, hvor det bliver samlet sammen for flere måneder eller halve år.

Det er derfor optimalt, at medarbejderne har systemadgang til at kunne anmode om kørsel - der så kommer direkte til lønudbetaling efter det er godkendt.

Og generelt kan man sige...

...at det kan betale sig, at gøre det så enkelt som muligt at bidrage til korrekte lønudbetalinger med data direkte fra kilden - altså medarbejderne - fx når det gælder stamdata, ferie, fravær, timer og kørsel. Samtidig er det selvfølgelig vigtigt, at både ledere og lønbogholdere har enkel adgang til disse data, og indbyggede godkendelsesflows, og der skal være defineret de rigtige kontroller og opfølgning.

Mads Lyngby Olsen fra Zenegy

Vigtigt at kunne vokse med sit lønsystem

Korrekt løn til tiden - Hvor opstår fejlene?