Amino Ekspertblog

Ekspertblogger på Amino om design, UX/UI og marketing

Værktøj til at arbejde mere struktureret / effektivt

Skrevet af:
19. juni 2018 | 823 Visninger | 2 kommentarer
Hvor mange stjerner giver du? :

Amino Ekspertblog

Kiranan Luxmy fra Grafikr ApS

Ekspertblogger på Amino om design, UX/UI og marketing

Kender du det, at man bliver fyldt op med mange små opgaver i løbet af en dag, og måske glemmer en eller to ting, der skal gøres? Jeg har selv prøvet det mange gange, fordi man får flere af disse i løbet af en dag: 

”Kan du sende mig den der fil til x?”
”Når du får tid engang, kan du så klare x?”
”Jeg vil ikke presse på, men det vil hjælpe mig, hvis du kan gøre x?” 

Disse spørgsmål / opgaver kommer mange gange i løbet af en dag, og det er vigtigt, selvom det er små opgaver, at de bliver udført – og til tiden. Det har været meget svært for mig at huske småopgaver, når de hober sig op. Derudover finde ud af hvad der er vigtigst og hvornår, det skal gøres.

Der er flere måder at strukturere sin hverdag på, men vigtigst har jeg lært, at man ikke klare opgaverne med det samme, de bliver efterspurgt eller stillet. Det betyder nemlig, at du bliver konstant afbrudt og mister fokus på den opgave, du sidder på i forvejen. Dermed stopper du dit arbejdsflow, som øger opgavens reelle tidsforbrug. 

Det er derfor meget vigtigt, at man i stedet skriver det ned et sted. Det er der flere måder at gøre på. Nogle foretrækker, at man laver gule ”Post-it” med opgaven – andre foretrækker digitale løsninger til dette. Jeg er selv en af de sidste. Til dette bruger jeg værktøjet ”Todo-ist”, som kan downloades gratis. Der kan jeg hurtigt tilføje opgaven, planlægge den og vigtigst, huske den.

Den ”fede” ide med den digitale løsning er, at du kan bruge den til alt. Jeg husker ikke særlig godt til hverdag, når det kommer til småopgaver, så derfor kan jeg lave en liste til huslige opgaver, indkøb og ikke mindst pakker, jeg skal huske at hente på forskellige posthuse Smile

 

Sådan kan du bruge det på arbejdspladsen

Vi har hos Grafikr indført ”Todo-ist” som en fast del af hverdagen. Vi bruger allerede Podio og Slack, men Podio bruges til kundeopgaver og sidstnævnte til hurtig kommunikation. Derfor er der ikke en mellemting til at give småopgaver videre, hvor vi har lavet et ”workspace” til interne småopgaver, hvor man kan tilføje, planlægge og udføre opgaver for hinanden.

Det fungerer super godt. Man forstyrrer ikke. Det er et stort skridt mod at effektivisere arbejdstimerne. Endnu bedre, når man får ansatte, så de arbejder effektivt de timer, de arbejder.

 

Hvorfor skrive dem ned i stedet for at udføre? 

Det vil altid være bedst at klare opgaver med det samme. Det er der ingen tvivl om, men det kan ende med, at man sidder i flere timer og udføre småopgaver, i stedet for at fokusere på sin egne vigtige opgaver. Endnu bedre, for mig i hvert fald, er, at jeg kan bruge det som en ”pause” fra en opgave, hvis jeg møder en "væg". 

 

Prøv det – og se virkningen

Bruger du ikke den digitale eller fysiske løsning, så prøv det. Du vil hurtigt mærke, at du bliver meget mere effektiv, og du kan klare flere opgaver i løbet af en dag, end du måske plejer at gøre.

 

Det giver overskud og overblik. God fornøjelse.

Læs også


Kommentarer

digitalteacher   den 22-06-2018 kl. 14:12
Er kommentaren brugbar? 1 0
Simon Hermansen   den 12-07-2018 kl. 09:18

Jeg er meget enig i de ting du nævner. Jeg bruger selv Wunderlist til det samme. Jeg stræber desuden efter at gruppere disse småopgaver til den tid på dagen, hvor energien daler (som regel lidt efter frokost) og det er svært at koncentrere sig om større kreative opgaver. Det er også en måde at øge effektiviteten på.

Er kommentaren brugbar? 1 0
 

Få besked når Kiranan skriver


Om Kiranan

Partner hos webbureauet Grafikr ApS www.grafikr.dk

Kiranan Luxmy har været selvstændig siden 2010 og haft forskellige bolde i luften.

Med sine kompetencer for kommunikation og grafisk design har han i 2016 stiftet selskabet Grafikr ApS, der har givet kamp til streget hos de større reklamebureauer trods ingen grafisk uddannelse og er selvlært.

Virksomheder har i dag 9 ansatte efter år 2.


Kiranan på Twitter

Hvis du vil have besked når Kiranan og ligesindede bloggere har lavet et nyt indlæg, så klik her