Sådan får du succes med distanceledelse - en leders bedste råd

På det danske arbejdsmarked er der stigende mangel på kompetente medarbejdere i flere brancher. Det gælder også inden for IT, hvor en undersøgelse fra Erhvervsministeriet fra 2017 viste, at der vil mangle 19.000 IT-specialister i 2030. Det er selvsagt et stort problem, fordi det påvirker omsætning, produktivitet og konkurrenceevne i negativ retning.

 

Det er derfor nødvendigt, at IT-virksomheder tænker kreativt, når de skal finde nye medarbejdere. Her kan det at kigge ud i verden være en løsning. Ikke for at finde nye folk, der nødvendigvis skal flytte til Danmark. Der er også den mulighed, de arbejder langvejs fra, og bliver boende i deres hjemland. Dette kan være en god løsning, fordi den talentmasse, der er at vælge fra, udvides betydeligt.

 

Men hvordan er det så at lede på afstand? Og hvordan er det forskelligt fra ledelse, hvor leder og medarbejdere sidder sammen fysisk? Er det overhovedet til at give sig i kast med? Det er spørgsmål, mange ledere sikkert vil stille.

 

GR Consult tog en snak med Yan Knudtskov Nielsen om distanceledelse. Han er ejer af Yan&Co, et firma der tilbyder forskellige hjemmeside- og webshopløsninger. Han leder sit team på seks IT-freelancere, der sidder forskellige steder i Danmark, Europa og Indien. Yans budskab er, at der dybest set ikke er den store forskel på distanceledelse og traditionel ledelse – det er din ledelsesfilosofi, der er den vigtige. Bruger du de rette redskaber og ledelsesstil, kan distanceledelse blive en succes.

 

Teknologi – til at skabe sammenhold og koordinere

 

Når det kommer til koordinering af, hvem gør hvad, hvorfor og hvornår, kræver det en ekstra indsats i et team, der ikke sidder ved siden af hinanden. Til dette er forskellige IT-programmer en hjælp. Hos Yan&Co prøver de at holde det relativt enkelt, og de bruger tre forskellige værktøjer. Trello som projektstyringsværktøj, og e-mailtråde bruger de udelukkende til at informere med. Derimod, hvis teamet enten skal være socialt eller snakke om status for projekter, så bruger de videochat. ”Det er nødvendigt, at vi ser hinanden, og ser os som et team”, siger Yan Knudtskov Nielsen og tilføjer:

 

”Vi kan ikke afkode folk, når vi ikke sidder sammen med dem fysisk. Alt det non-verbale, kropssproget. Når vi kun har tekst og e-mail at kommunikere ud fra, så glemmer vi hurtigt mennesket og kigger kun på tallene”

 

Som mennesker er vi skabt til at være sammen socialt, og når vi har et fælles formål, så har vi altid været sammen fysisk. Vores natur og alting i os er vant til det. Så er kunsten at få skabt sammenhold i sit team, så medlemmerne får en følelse af at være fælles om projektet. Ellers vil man som leder få et team, der ikke fungerer som en samlet enhed. Det hjælper videochat til.

 

Ledelse på afstand – hvordan gør man det?

Tab af kontrol

 

For Yan Knudtskov Nielsen har det sværeste ved at lede på afstand været følelsen af tab af kontrol. Som han siger:

 

”En følelse af, at nu giver du kontrollen fra dig til nogle andre, og det var for mig i starten en enorm stor udfordring. En barriere, jeg skulle hen over og finde ud af, hvordan jeg løste”.

 

Til at komme igennem den udfordring har han arbejdet med den amerikanske iværksætter Derek Sivers sætning: ”Trust, but verify”. I udtrykket lægger der, at du som leder stoler på den, du giver en opgave og dermed kontrollen, og så venter og ser, om personen lever op til din tillid.

 

”Og når du har fået nok bekræftelser, så begynder du at stole mere og mere, og så ved du, at processen er i orden. Og så opdager du undervejs, at der kan ske andre ting – undtagelser til reglen. Men lad være med at tænke ”panik, panik, nu trækker jeg alle tråde til mig. Brug pyt-knappen, og tænk, det går nok. Ha’ is i maven”, siger Yan Knudtskov Nielsen

 

Som mennesker fejler vi alle løbende, og det giver en ro at komme frem til at sige, at det gør vi alle, og det er i orden. Det hjælper også at indse, at du som enkeltindivid er god til noget, men mangler kompetencer til andet. Det er ikke nødvendigt at være god til alting, og hvis du virkelig accepterer det, bliver det også lettere at slippe kontrollen.

 

Et større personligt aspekt

 

Dybest set forsøger Yan Knudtskov Nielsen at lede sit team på samme måde, som hvis de sad sammen fysisk. Dog finder han, at der er større nødvendighed i at have fokus på at sine folk, fordi de ikke automatisk har samme lette tilgang til dagligdags snak, som hvis de sad fysisk sammen.

 

Jeg gør mere ud af at skrive en mail og spørge: ”Hey, hvordan går det?”.

”Hvis jeg har indtryk af, at nogen er bagud, spørger jeg sjældent direkte til det, da jeg tænker der må være årsager til det. I stedet åbner jeg en dialog med: ”Er du ok?”. eller "Hvordan går det?"

 ”Det er nogle gange nok til at åbne en dialog, hvilket er utrolig vigtigt i distanceledelse”

 

Det, der med andre ord kaldes "ledelse gennem empati”. Troen på, at alle altid gør deres bedste efter omstændighederne. Hvis der er markante afvigelser, er det oftest fordi, deres omstændigheder forandres, og det er væsentligere at finde ud af som det første end at pointere, nogen er bagud.

 

Se på problemet – ikke personen

 

Som leder er det vigtigt at være foregangseksempel på den kultur, man ønsker at skabe. Hvis man ønsker at lære af sine fejl, er det vigtigt at skabe en kultur, hvor fejl er ok. Det er noget med, man som leder giver udtryk for, at ens syn på sagen ikke nødvendigvis er den bedste, og at man ønsker at lytte til den anden parts vurdering af problemstillingen.

Yan Knudtskov Nielsen mener, det desværre er en udbredt misforståelse, at lederen skal være den klogeste i rummet:

 

”Lederen burde i virkeligheden være den dummeste i rummet. Jeg ville ikke ønske at være omgivet af mennesker, der er mindre kompetente end mig. De skal som minimum være lige så kompetente som mig - helst bedre”

 

Men det handler også om at turde sige det højt, hvis man har opdaget en fejl i eget eller andres arbejde. Sige hvordan fejlen er blevet løst, og spørge om andre har kommentarer til det. 

 

På den måde oplever Yan Knudtskov Nielsen, at hans team bliver mere åbent, hvis han selv tør være foregangsmand og sige, han har lavet en fejl. Så tør alle andre også være åbne om deres fejl.

 

Kommunikation – at sige det, der er svært

 

Blandt ledere, der har folk siddende langt væk, høres det af og til, det er en udfordring at få sagt det, der er svært. De samtaler, man helst vil tage ansigt-til-ansigt, fordi man også kan se hinandens kropssprog. Det kan Yan Knudtskov Nielsen godt genkende – for som han siger:

 

”Jeg tænker længere over, hvordan jeg skal formulere det, hvis jeg har kritik af en andens arbejde. Det er vigtigt, at det ikke bliver forstået som et gok i nøden, men som om, hvordan vi kommer videre”

 

Desuden skal der gøres en ekstra indsats i kommunikationen, når teamet sidder langt fra. Det er nemmere at ”glemme”, de er der, fordi de ikke sidder foran dig. Så på den måde kræver det en ekstra indsats, som hvis der var tale om alle mulige andre former for langdistanceforhold.

 

Fordele ved de typer mennesker, der tager langdistancearbejde

 

Hvis man skal lykkes at arbejde på afstand, kræver det, at man som person besidder visse træk. Disse egenskaber findes også hos dem, der sidder sammen fysisk, men trækkene vil være mere udtalt hos dem, der arbejder på distance.

 

Der er typisk tale om disse personlighedstræk:

 

• Høj grad af selvledelse – træffer i højere grad beslutninger på egne vegne, fordi chefen ikke lige er ved siden af

 

• Tager styring i højere grad – der sidder ikke nogen lige ved siden af at overlade noget til

 

• Høj selvmotivation – der er ikke lige en kollega ved hånden at sparre med og til at give gejsten

 

• Teamplayers – ønsker og søger fællesskabet med kollegerne, fordi de ikke har en let tilgang til det

 

• Mindre grad af modvilje – søger løsninger, ikke stopklodser

 

 Seks tips til ledere, der overvejer at have medarbejdere siddende på afstand

•  Start med at tale med andre, der leder på afstand, og hør, hvad deres udfordringer er

 

• Regn med at få de samme vanskeligheder, som når I sidder sammen fysisk. Graden af dem er blot højere på grund af afstanden

 

• Arbejd med din indre kontrollant, hvis du har én, så du bliver bedre til at stole på andre

 

• Du har selv været med til at ansætte den givne person. Derfor må du regne med, personen er den rette

 

• Læg ud i det små – start med få opgaver til én person og se, hvordan det går

 

• Start med at dyppe tåen – hvis ”vandet er koldt”, så lad være med at trække foden op igen. Tænk hellere, hvad du kan gøre ved, vandet er koldt, og tag den derfra trin for trin

 

Al ledelse – enten på distance eller i traditionel form – handler om din ledelsesstil. Ved ledelse på distance er det dog vigtigt med et øget fokus på aspekterne videoteknologi, koordinering, kommunikation og personaleledelse, da man mister den daglige fysiske kontakt.

Dybest set handler det om at være nysgerrig på sit team som personer, finde ud af, hvad de godt kan li’, og hvem er de som mennesker. Det er meget let at lade være, når personer ikke sidder foran dig og ”glemme” de eksisterer, og derfor skal der gøres en ekstra indsats.

Men det er bestemt muligt og kan sagtens blive en succes!