Gør dine administrative processer klar til din virksomheds vokseværk

2019-08-20T06:35:00Z

Du kender sikkert udtrykket ”dress for the job you want, not the job you have”. Med lidt omskrivning kan vi formulere et mantra, du bør kende mindst lige så godt – især som mindre virksomhed med vækstambitioner:

"Indret dine administrative processer efter, hvor stor du gerne vil være, frem for, hvor stor du er lige nu."

Hvis du ikke er på forkant med udviklingen, kan du nemlig få det svært, når din virksomhed pludselig får vokseværk, og nye medarbejdere kommer til.

Når vi snakker administrative processer og personalehåndtering, er der nemlig mange vigtige forhold, som lønadministration, vagtplanlægning, registrering af timer, håndtering af udlæg, onboarding af nye medarbejdere og ikke mindst medarbejder-performance og -tilfredshed, at tænke på.

Tænk stort, mens du er lille

Her opstår der især problemer, fordi mange virksomheder håndterer deres tunge og krævende administrative processer manuelt. Det er ikke nemt at holde styr på ferieregistreringer, fravær, udlæg mv.

Er det noget, du i forvejen bakser med, skal du ikke regne med, at problemerne bliver mindre, når din virksomhed vækster - tværtimod. Jo større din virksomhed bliver, desto mere kompleks bliver din hverdag, og du får brug for systemer, som automatiserer dine administrative processer, så du ikke bliver “straffet” med en stigende administrativ arbejdsbyrde.

Sørg derfor for at vælge de mest skalerbare systemer. Specielt, hvis det ikke koster dig ekstra på den korte bane.

Byg ikke rumraketten for tidligt

Markedet i dag giver heldigvis virksomheder i alle størrelser gode muligheder for at vælge cloudbaserede løsninger, som er billige i drift. Men vær opmærksom på, at mange af løsningerne ikke er så skalerbare i forhold til mere komplekse situationer.

Mange systemer og metoder kan også kræve for mange ressourcer i starten. Dermed kan du ende i en situation, hvor du bygger rumraketten, før afsatsen kan bære den, og så falder virksomheden sammen, inden du får succes. Så vælg omhyggeligt.

Det at være en virksomhed i vækst er en balancegang mellem de metoder og systemer, du skal vælge. Det, som passer lige nu, og det, som passer til ”the job you want”.

Automatisering sikrer færre fejl og gladere medarbejdere

Målet og fremtiden skal selvfølgelig være i fokus, og du skal tage de løsninger og metoder i brug, som bringer dig længst med færrest mulige forstyrrelser i dagligdagen.

Det kan være, at den skalerbare løsning kræver noget træning og opsætning i starten, men det er betydeligt billigere, end at mange mennesker på et tidspunkt skal flyttes fra én platform til en ny og større. Det kan altså spare dig for meget besvær i fremtiden.

For eksempel kan integrerbare og automatiserede lønsystemer sikre, at du og dine medarbejdere generelt oplever færre fejl, som er resultater af manuelt arbejde.

Og der ligger altså et stort potentiale i at have styr på the basics, som eksempelvis løn. Hver anden danske lønmodtager har nemlig oplevet fejl på deres lønseddel, og man behøver ikke at være professor i økonomi for at vide, at det ikke er holdbart. Tilfredse ansatte er selvsagt guf for din bundlinje, og derfor er det vigtig at få sat nogle mål for sine administrative processer.

Opgradér BMW’en

Tænk derfor over, hvad du selv kan gøre allerede nu. Det kan være fristende at læne sig tilbage og nyde det, man allerede har, og mindske fokus på det, man kan opnå. Men pas på ikke at udvikle det såkaldte BMW-syndrom, som er gift for din virksomhed, særligt for de administrative processer.

Det er livsvigtigt at blive ved med at udvikle og innovere, selv om din virksomhed allerede har nået en størrelse, der får dig til at klappe i hænderne.

Selv en splinterny 5-serie bliver forældet på et tidspunkt, og den kan som sådan også opgraderes allerede nu. Var det ikke noget med den nye Bugatti Chiron for eksempel?

Bevares, mindre kan gøre det. Pointen er, at du gør din virksomhed en stor tjeneste ved at tænke på fremtiden og handle nu, ikke senere.

Frants E. Moraitis
CEO & Founder
Gratisal & CapWorks