Brug og planlæg din tid fornuftigt!

En af de aller største udfordringer vi e-købmænd står overfor.... er tiden. At balancere i mellem regnskaber, salg og SEO, er en udfordring der skal mestres ved hjælp af selv disciplin og effektivitet. Baggrunden for at kaste mig ud i dette indlæg, er at jeg i en længere periode har siddet med en kæmpe arbejdsbyrde og været ... overraskende ineffektiv. Siddet og gloet på skærmen, uden at ane i hvilken ende jeg skulle starte og hvilken "stol" jeg skulle sidde på. Når jeg så kom i gang, knoklede jeg til jeg var færdig og var bagud med andre ting. Ting som skal gøres dagligt og hvoraf der opstår en konsekvens, hvis man ikke får det gjort.

Først og fremmest har jeg taget udgangspunkt i 40 timer. Jeg mener ikke man "bør" arbejde mere og det skal heller ikke være nødvendig for at få din virksomhed til at kører rundt. Familien, vennerne og helbredet skal også med, derfor er 40 timer et godt tal.
At man så i perioder vælger at sparke 80 timer af i ugen, er en beslutning man selv tager. Det er nok ikke så sundt, og mon man er effektiv i så mange timer?

SEO
Søgemaskine optimering er et af de områder hvor du ikke nødvendigvis selv skal have en stor viden. Men hvor du selv bør vide lidt om meget. Om det er for selv at tage hånd om link building eller andre opgaver, eller om det er for at samarbejde med en SEO leverandør, så vægt SEO højt.
Jeg har afsat 8 timer til at arbejde med SEO.

Optimering
Noget vi e-købmænd stinker til. Nemlig konstant at være under udvikling i shoppen, gøre den bedre og konverterer bedre... det bliver aldrig godt nok, om det så er design, tekster eller billeder. Denne punkt kan fordoble din omsætning på ingen tid.
Jeg har afsat 8 timer til at arbejde med optimering.

Regnskab
Er noget jeg selv har valgt ikke at sidde med. Dog vil jeg hele tiden have fingeren på pulsen, med diverse budgetter,
og afsætter derfor 2 timer til regnskab.
 
Networking:
Er 10 % af din omsætning (cirka da) og kan være langt mere. Samtidig kan det være ensomt at være e-købmand og derfor er det vigtigt at komme ud. Selv er jeg i JCI og søger hele tiden nye netværk, som fx. ERFA gruppen for webshops.
Jeg har afsat 4 timer til at netværke.

Sociale medieer, bloggin og viden
Det er vigtigt ikke at ligge på den lade side her. Så hellere lade området være (nej vel!), men det ser ikke godt ud at have en død blog/facebook side m.m..
Jeg har afsat 5 timer til dette.

Service, salg og support
Et af de områder man ikke rigtig man skemalægge, men derfor skal der afsættes tid til det,
og der går cirka 6 timer med dette.

PR inkl. det hele
Tving dig selv til at lave pressemeddelelser, nyhedsbrev og andet PR. Vi føler gerne der intet spændende er ved vores forretning, men tager du tiden ud af kalenderen og går i helikopter højde, har du helt sikkert nået at byde ind med.
Jeg har afsat 4 timer til dette.

Nytænkning
Det kan være alt fra ide udvikling til nytænkning og udvikling af din shop, produkter eller koncept.
Jeg har afsat 3 timer til dette.

Overstående er bestemt ikke en facit liste, men en liste som viser hvordan jeg bruger min hverdag og hvordan jeg vælger at prioriterer. Overstående liste mangler en del ting som enhver e-købmand har svært ved at komme udenom, hvor er fx. pakning og forsendelse?

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

De opgaver der ikke kom med:
Det der er svært, og en fælde jeg ofte selv falder i, er at man bruger tid på noget som ganske enkelt ikke kan betale sig. Pakning og forsendelse er en af opgaverne.... det kan ganske enkelt ikke betale sig at du som ejer af webshoppen, står fx en time hver dag og pakker og forsender. Forestil dig hvad du kunne have brugt den tid på i stedet!, bedre billeder, bedre tekster, bedre konvertering, salg og meget mere.
Men når vi står i det, er det bare meget nemmere at gøre det selv, og konsekvensen er ikke umiddelbart til at få øje på. Men der er bestemt en konsekvens, nemlig at du ikke udvikler dig i samme hastighed som du kunne have gjort.

Derfor vil jeg anbefale dig at starte ud med naboens datter (altså til at pakke) eller sender dine varer på lagerhotel. Der kan ikke betale sig, selv at gøre det!

Men hvordan bliver jeg effektiv?
Hvem har ikke siddet og spildt en masse tid med ingenting? Eller være midt i en opgave hvor telefonen ringer og man bliver flyttet over i at skulle give tilbud eller andet....så er det svært at vende tilbage til den oprindelige opgave. Netop overstående har jeg løst personligt. Når jeg skriver personligt er det muligvis ikke noget for dig, men lad os prøve ad.

Først og fremmest har jeg indført disciplin over for mig selv og i at komme i gang. Jeg møder ind på kontoret hver morgen... til tiden, hvorefter jeg tjekke mails og læser lidt nyheder. Når kl. slå 8 begynder de første opgaver (af de overstående 40 timer), og jeg tvinger mig selv til at udføre opgaverne. Det kan måske lyde lidt åndsvagt :), men gud hvor kan man få mange opgaver udført i løbet af en dag. Fordelen er at min dag er dejlig struktureret, jeg har indlagt tid til fleksibilitet, men ikke mere end at jeg ved at jeg når målet, ved at følge opgave listen. Jeg ved også at jeg når alle de vigtige opgaver først og dernæst de knap så vigtige (som oftes også er de sjove :))
Jeg ved hvordan jeg arbejder mest effektivt, nemlig med lavt musik, ingen forstyrrelser (tjekker fx ikke mails hvert 2 min). Derfor skal telefonen selvfølgelig tages også er det bare vigtigt at ligge fokusen tilbage på opgaven efterfølgende.

Jeg bruger selv outlook til at planlægge mine dage, og planlægger om muligt 1-2 måneder frem af gangen. Min outlook kalender er altså meget detaljeret og jeg kan konstant opdatere hvor langt jeg er i de forskellige opgaver. Hvis outlook ikke passe dig, vil jeg varmt anbefale MS project, som jeg bruger som bygningskonstruktør.

Mange vil sikkert brokke sig over at deres kreativitet, frihed og meget mere vil forsvinde med en så stram planlægning. Men har I prøvet det?

Med Venlig Hilsen

Boysen