Dokumentation til kørselsgodtgørelse

Hvad skal jeg bruge af dokumentation fra en medarbejder for at udbetale kørselsgodtgørelse?

Kan jeg "nøjes" med en kilometerangivelse, hvilken strækning samt en erklæring på hvilket køretøj der er anvendt eller skal jeg bruge en fuld kørebog med kilometerstand mm.?

Mægtigt - jeg bukker og takker :-)

Husk også kontrol, afstemning og attestation som arbejdsgiver.  

Jacob,

Det kan være en krussedrulle på afregningen, hvor du bekræfter at afregningen stemmer og korrekt beregnet. Herunder at der er anvendt rette satser mv.

Henrik

Phew - det lød lidt for en kort bemærkning som en omfattende procedure; men det havde jeg allerede taget som en selvfølge i den skabelon jeg har lavet.

Men jeg bukker og takker igen.

Skattekonsulenterne:

Det er arbejdsgiveren der har kontrolforpligtelsen og du skal i princippet kontrollere kilometerstand m.v. i hans bil og hvilken bil(er) han kører i. Derfor er attestation meget vigtig.  

Bent - jeg betvivler ikke, at du har ret!

Jeg er dog af det indtryk, at SKAT har slækket på kravene til arbejdsgivernes kontrol - specielt hvad angår kilometerstanden. Den seneste vejledning indeholder da heller ikke noget om kilometerstand. 

http://www.skat.dk/SKAT.aspx?oId=112795&vId=202311&search=kørselsregnskab¤skattefri¤kørselsgodtgørelse

Jeg havde kontakt med SKAT for ganske nylig netop omkring dokumentation af udbetalt skattefri kørselsgodtgørelse. Mit spørgsmål gik på om kørte KM kunne indrapporteres online - dvs. uden hverken medarbejders eller arbejdsgivers underskrift. Og uden at der er angivet oplysning om, at medarbejderne kører i egen bil. Eneste oplysninger: Dato, antal km, formål.

Svaret var, at det kunne der godt - specielt når der - som mit spørgsmål gik på - var tale om en stor virksomhed med mange ansatte.

Indrømmet - jeg fik et lidt vævende svar - men dog et svar! 

PS. Vi har som en ekstra sikkerhed bedt alle, der modtager kørselsgodtgørelse, om at underskrive en erklæring på, at de har egen bil til rådighed i husstanden - og at de omgående skal meddele det, hvis forholdet ændrer sig.

Det fremgår jo af dit link og af bekendtgørelsen at arbejdsgiveren skal føre kontrol med antallet af kørte kilometer i lønmodtagerens eget køretøj. Samtidig taler man jo om kontrol, attestation, mv. At få en erklæring på at kørsel foretages i egen bil men som det også anføres i vejledningen kan det jo meget vel være at husstanden har en fri bil til rådighed fra anden arbejdsgiver som der køres i og så kan der ikke opnås godtgørelse. Her anføres det at man bør anføre registreringsnummeret på afregningsbilaget. Jeg vil sige at det bør man altid gøre.

En anden ting man skal være opmærksom på er at hvis arbejdsgiveren ikke fører behørig kontrol bliver det lønmodtageren der bliver Sorteper. Arbejdsgiveren har jo stadig fradragsret for udgiften men sidstnævnte beskattes. Der er så indført nogle regler hvorefter arbejdsgiveren kan kompensere denne.