Mange korte bogføringsspørgsmål

Hej,

Jeg bruger e-conomic til bogføring i min enkeltmandsvirksomhed. Jeg har en lang række bogføringsspørgsmål som er dukket op under vejs, og jeg bliver glad hvis I besvarer nogle enkelte af dem.

Spørgsmålene er opdelt i forskellige kategorier og mange af spørgsmålene er formuleret så de kan besvares med et enkelt ”ja” eller ”nej”. Hvis der kommer mange svar opsummere jag dem i denne tråd så andre med samme spørgsmål hurtigt kan finde et svar.

Lidt information om virksomheden:

Det er en enkeltmandsvirksomhed hvor jeg som konsulent programmerer for diverse kunder. Driftsstedet er i min private bolig, årsresultatet er under 500 000 DKK, jeg sælger kun ydelser, ingen varer (færdige programmer). Regnskabsåret og kalenderåret er sammenfaldende og momsperioden er halvårlig.

BETALING

1A. Er det ved udbetaling via virksomhedens bankkonto tilladt at som bilag benytte den faktura/bon som er benyttet til omkostningspostering og at som betalingsdato angive datoen for fakturaen/bonen? (For at blive fri for at printe et kontoudtog.)

1B. Er det tilladt at kun månedsvis printe et enkelt kontoudtog og bogføre alle udbetalinger/indbetalinger med dette kontoudtog som bilag?

1C. Er et kontoudtog tilstrækkeligt som bilag ved overførsel mellem virksomhedens bankkonto og min private bankkonto samt ved brug af virksomhedens konto til privat køb?

1D. Hvilken form for bilag kræves ved privat betaling af indkøb til virksomheden?

BILAG

2A. Skal debitorfaktura som er oprettet og bogført i mit bogføringssystem også printes så jeg har bilaget i papirform sammen med øvrige bilag?

2B. Kan jeg benytte samme bilag (f.eks. et kontoudtog) til flere urelaterede posteringer?

2C. Hvis 2B. besvares bekræftende, kan jeg så selv vælge mellem at angive samme bilagsnummer på de urelaterede poster eller at angive forskellige bilagsnumre og derefter med en kuglepen skrive flere bilagsnumre på selve bilaget?

2D. Hvis jeg kun en sjælden gang (f.eks. en på hundrede) har mistet et bilag for et indkøb og beløbet er under 1000 DKK, kan jeg så bogføre indkøbet almindeligt og som bilag benytte et papir med teksten ”Bilag bortkommet”?

2E. Er følgende bilagsserier og nummerserier OK? (Numre i nummerserier bliver automatisk brugt som bilagsnummer for fakturaer, rykkere mv. Notér at bilagsserien for finansbilag ikke er den første serie.)

Fakturaer (inkl. kreditnotaer): 1 og opefter.

Rykkere: 3000 og opefter

Ordrer: 6000 og opefter.

Øvrige (finansbilag, kreditorfakturaer, betalinger): 9000 og opefter.

MOMS

3A. Kan jeg selv vælge mellem at bogføre omkostninger med forskellige momstyper (f.eks. ”indgående moms” og ”erhvervelsesmoms”) på samme omkostningskonto (f.eks. ”3604 – Edb-udgifter/software” eller at oprette forskellige konti for de forskellige momstyper (f.eks. "3604 - Edb-udgifter/software m/moms", "3605 - Edb-udgifter/software m/erhvervelsesmoms" og "3606 - Edb-udgifter/software u/moms")?

3B. Hvis 3A. besvares bekræftende, hvilken metode anbefaler I?

3C. Kan jeg bogføre indgående moms for et køb over internettet hvor momsen ikke fremgår af købskvitteringen hvis jeg ved at der er påført moms (f.eks. hvis der på hjemmesiden står at prisen er inkl. moms)?

3D. Hvis der ved et køb (f.eks. af software) tilkommer porto/gebyr, kan jeg så selv vælge mellem at bogføre det hele på ”3604 – Edb-udgifter/software” eller at bogføre porto/gebyr på en separat konto for porto/gebyr? (Jeg ved godt at jeg skal huske at tage hensyn til evt. forskelle i momstyper.)

3E. Hvis 3D besvares bekræftende, kan jeg så skifte mellem metoderne? (F.eks. ved at bogføre alt på samme konto hvis porto/gebyr er af samme momstype som varen men at bogføre porto/gebyr på en separat konto hvis momstyperne er forskellige).

3F. Antag, at jeg har glemt at oplyse mit CVR-nummer ved køb fra udlandet (EU eller udenfor EU) og at prisen omregnet til DKK er 100 DKK + 25 DKK i udenlandsk moms. Skal jeg så behandle indkøbet på samme måde som hvis det var et momsfrit indkøb på 125 DKK, og dermed blandt andet bogføre 31,25 DKK i erhvervelsmoms?

3G. Antag, at jeg har husket at oplyse mit CVR-nummer ved køb af faglitteratur fra et land udenfor EU og at ingen udenlandsk moms er påført, men at den danske told har påført/opkrævet 25% i importmoms. Skal jeg så bogføre indkøbet på konto ”3660 - Faglitteratur m/moms” med momskode I25 eller på konto ”3661 - Faglitteratur u/moms” og yderligere en postering for den indgående moms?

PRIVAT BETALING, INDSKUD OG HÆVNINGER

Nedenstående spørgsmål relaterer til disse konti:

6121 - Årets indskud, øvrige

6130 - Årets hævninger, kontant

6131 - Årets hævninger, øvrige

6135 - Mellemregning

4A. Hvad menes med ”øvrige” i ovenstående kontonavne?

4B. Er det OK at benytte konto ”6135 – Mellemregning ” til indskud, hævninger og privat betaling af køb til virksomheden og dermed aldrig benytte øvrige konti?

4C. Kan I anbefale en bedre metode end at bogføre alt på ”6135 – Mellemregning ” som beskrevet i 4B?

4D. Er et kontoudtog uden nogen forklarende tekst udover hvad der fremgår af kontoudtoget tilstrækkeligt som bilag ved overføring af penge mellem virksomhedens konto og min private konto?

FORDELING MELLEM VIRKSOMHED OG PRIVAT

5A. Antag, at jeg i forvejen har en privat mobiltelefon og privat computerudstyr som er næsten lige så værdifuldt (hurtigt) som det jeg køber til virksomheden og at jeg ikke får nogen ekstra værdi ved at benytte virksomhedens udstyr privat. Antag yderligere, at jeg alligevel benytter virksomhedens udstyr til 75% privat alene for at blive fri for at skifte mellem virksomhedens og det private udstyr (f.eks. for at blive fri for at hver dag fjerne virksomhedens computerudstyr fra skrivebordet og sætte mit private computerudstyr op). Skal jeg så bogføre 25% af omkostninger/moms på virksomheden?

5B. Skal omkostninger for abonnement på internetforbindelse fordeles ud fra det skønsmæssigt forhold mellem privat og erhvervsmæssigt brug hvis virksomhedens driftssted er i min private bolig og jeg kun har ét abonnement?

5C. Hvordan skal indkøb som også benyttes privat bogføres? (Der er en konto som hedder ”3780 - Ej fradragsberettigede omkostninger” som jeg ikke ved om jeg skal benytte. Bortset fra denne konto er to af de muligheder jeg har kommet i tanke om: 1. At bogføre hele beløbet og derefter kreditere den aktuelle omkostningskonto, kreditere indgående moms og debitere ”6131 - Årets hævninger, øvrige” eller ”6135 – Mellemregning” og 2. At skrive ”25% belastes på virksomheden” på selve bilaget og bogføre som om beløbene på fakturaen kun er 25% af de faktiske beløb.)

BOGFØRINGSDATO FOR MOMS, OMKOSTNINGER, INDTÆGTER OG BETALINGER

6A. Skal moms altid bogføres på fakturadato/bondato uanset betalingsdato, omkostningsdato/omkostningsperiode og indtægtsdato/indtægtsperiode?

6B. Kan en omkostning/indtægt altid bogføres på fakturadato/bondato uanset faktisk periode/dato for omkostning/indtægt, hvis fakturadato/bondato og hele den faktiske periode/dato for omkostning/indtægt ligger i samme regnskabsår men ikke nødvendigvis i samme momsperiode? (Hvis jeg f.eks. arbejder for en kunde under april måned og laver en faktura i september måned med d. 10. september som fakturadato, så ligger indtægtsperiode og fakturadato i samme regnskabsår men i forskellige momsperioder. Kan jeg alligevel bogføre indtægten på d. 10. september?)

6C. Kan betaling altid bogføres på fakturadato/bondato hvis der er ”få” dage mellem betalingsdato (f.eks. den dag penge trækkes fra banken) og fakturadato/bondato hvis faktisk og bogført betalingsdato ligger i samme regnskabsår, men ikke nødvendigvis i samme momsperiode?

6D. Hvis 6C besvares bekræftende, gælder det så også hvis faktisk og bogført betalingsdato ligger i forskellige regnskabsår?

6E. Hvis 6C. eller 6D. besvares bekræftende, ca. hvor mange dage er så ”få” dage?

EDB-ANLÆG OG AFSKRIVNING

Virksomhedens EDB-udstyr overstiger beløbsgrænsen for småaktiver og jeg skal dermed afgøre hvilke udgifter som er ”bestemt til at fungere samlet” for at kunne afgøre hvad som skal bogføres som EDB-anlæg og hvad som kan/skal straksafskrives.

7A. Hvis jeg er i tvivl om en vare og mit EDB-udstyr skal betragtes som ét samlet driftsmiddel og hvis beløbet er så lavt at en mulig straksafskrivning kun vil give en ubetydelig økonomisk fordel, er det så en god idé at bogføre varen som EDB-anlæg, eller skal den straksafskrives hvis det ikke betragtes som ét samlet driftsmiddel ? (F.eks. papir, tomme DVD'er, USB nøgle og notebook taske).

7B. Er det korrekt at der er et tillæg til reglerne om afskrivning som tillader at computersoftware som installeres på computeren altid kan straksafskrives uanset udgiftens størrelse?

7C. Hvis 7B. besvares bekræftende, gælder så samme tillæg også abonnementer på softwarelicenser (hvor der kan indgå at løbende få tilsendt nye versioner af software via internettet eller via almindelig post) eller for abonnementer på online-programmer/online-tjenester (f.eks. et web hotel eller e-conomic)?

7D. Kan jeg altid afskrive mit EDB-anlæg med 25% af den samlede restværdi uanset restværdiens størrelse?

7E. Kan jeg helt frit vælge andel af EDB-anlæggets restværdi til afskrivning (op til 25%) og f.eks. afskrive med 25% et år og afskrive med 0% efterfølgende år alene for at opnå skattemæssige fordele?

7F. Gælder 7D. og 7E. uanset hvor kort tid EDB-anlægget har været i virksomheden og er det dermed tilladt at planlægge sine køb til f.eks. lige før eller lige efter årsskiftet alene for at opnå skattemæssige fordele?

7G. Er det tilladt at bogføre småanskaffelser (f.eks. et skrivebord eller papirblokke) som anlæg uanset udgiftens størrelse alene for at opnå skattemæssige fordele?

PERIODISERING

8A. Hvordan skal løbende arbejde og levering til en kunde som udføres fra november 2008 til februar 2009 med fakturering/fakturadato 10. februar 2009 bogføres? Jeg gætter på at det er noget i denne stil:

31.12.08: Kredit ”skønnet beløb for 2008 u. moms” på "1010 - Salg af varer/ydelser m/moms"

31.12.08: Debet ”skønnet beløb for 2008 u. moms” på ”ukendt konto”

10.02.09: Kredit ”totalbeløb u. moms minus ovenstående skønnet beløb for 2008 u. moms” på "1010 - Salg af varer/ydelser m/moms"

10.02.09: Kredit momsbeløb på ”6902 - Udgående (salg) moms”

10.02.09: Kredit ”skønnet beløb for 2008 u. moms” på ”ukendt konto”

10.02.09: Debet ”totalpris m. moms” på "5600 - Debitorer"

Nedenstående aktivkonti kan være aktuelle for spørgsmålet, men måske skal jeg oprette en ny konto:

"5600 - Debitorer"

"5650 - Andre tilgodehavender"

"5660 - Forudbetalte poster"

8B. Er det tilladt at bogføre den i 8A nævnte faktura på en nemmere måde, f.eks. ved at bogføre hele indtægten på d. 10. februar 2009?

8C. Gælder svarene for 8A. og 8B. også hvis arbejdet i sin helhed er udført under under november og december 2008, bortset fra at det skønnede beløb skal erstattes med totalbeløbet og at "1010 - Salg af varer/ydelser m/moms" dermed ikke krediteres d. 10.02.09?

8D. Skal der periodiseres ved udgifter for nye/forlængelse af abonnementer på softwarelicenser (hvor der kan indgå at løbende få tilsendt nye versioner af software via internettet eller via almindelig post) eller for abonnementer på online-programmer/online-tjenester (f.eks. et web hotel eller e-conomic) som er lavere end beløbsgrænsen for småaktiver, hvis den forudbetalte abonnementsperiode ender i næstkommende regnskabsår?

8E. Gælder svaret i 8D. også hvis udgifterne er højere end beløbsgrænsen for småaktiver?

8F. Hvis de i 8D. eller 8E. nævnte udgifter skal periodiseres, skal omkostningerne for næstkommende regnskabsår så bogføres som ”forudbetalte poster”, ”anlægsaktiver” eller periodiseres på anden måde?

8G. Kræves detaljerede beregninger ved skønnet fordeling af omkostning/indtægt mellem forskellige regnskabsår, eller er det nok at lave et hurtigt skøn i hovedet som formentlig ikke afviger fra den korrekte fordeling med mere end 10%?

8H. Hvilken form for bilag kræves til skønnet fordeling af omkostning/indtægt mellem forskellige regnskabsår?

8I. Er der (bortset fra straksafskrivningsregler og afskrivningsregler) undtagelser (f.eks. ved småbeløb) som tillader bogføring af omkostning/indtægt på fakturadatoen selv om denne omkostning/indtægt ikke er at henføre til samme regnskabsår som fakturadatoen? (Spørgsmålet er en generalisering af 8B.)

ØVRIGT

9A. Skal omkostninger for konsulenter som jeg ved tidsmangel har lejet til at programmere specifikke kundetilretninger bogføres på konto "1310 - Direkte omkostninger m/moms" eller "3655 - Konsulentbistand m/moms" eller kan jeg vælge frit mellem de to konti?

9B. Lyder det rimeligt at jeg ikke har haft nogle omkostninger som skal bogføres som direkte omkostninger? (Det eneste jeg kan komme i tanke om som muligvis betragtes som direkte omkostninger er rejseudgifter og småudgifter for porto.)

9C. Hvordan skal jeg bogføre hvis en debitor har lavet en tastefejl ved betaling af faktura så der er indbetalt 10 DKK for lidt, og jeg ikke vil opkræve disse penge? (Muligvis skal konto ”3720 - Tab på debitorer” benyttes.)

9D. Kan jeg ved køb i udenlandsk valuta beregne en fiktiv valutakurs ud fra hvor meget som er trukket fra bankkontoen og benytte denne i mit bogføringsprogram sådan at omkostningsbeløb omregnet til DKK er lig med det beløb som er trukket fra bankkontoen? (Valutakursen er fiktiv da valutakursen kan have ændret sig fra fakturadato til betalingsdato og denne fiktive beregning forhindrer at jeg skal bogføre valutakursdifferencer.)

9E. Kan jeg bogføre nogle kreditorfakturaer som finansbilag udenom kreditorkontoen og modpostere direkte på bankkontoen selv om jeg plejer at benytte kreditorkontoen/kreditormodulet?

9F. Kan jeg holde B-skatter helt ude fra regnskabet selv om konto ”6138 - Betalte B-skatter” er oprettet i kontoplanen?

9G. Benyttes konto "5810 – Kassebeholdning" til kontanter i virksomheden selv om man ikke har en fysisk butik?

9H. Til hvad benyttes gældskontoen "6750 – Kassekredit"?

9I. I hvor lang tid er det tilladt at lade bogføringsposter ligge i kladden for at kunne rette fejl uden at skulle modpostere?

9J. Er der bogføringsmæssige ting jeg skal tænke på ved årsafslutning udover periodisering og afskrivning?

9K. Hvilke krav stilles på den fysiske opbevaring af mine regnskabsbilag med virksomhedens lille størrelse taget i betragtning?

Jeg vil blot rose Susanne for at have taget sig tiden til at svare den ordentlige mundfuld af spørgsmål, det indlæg kræver sit at sidde og bruge tid på :-)

En anden ting er så, at det er dejligt at jeg kunne side og nikke ja til alle Susannes svar... så godt når man er enige

Hilsen Anne

Ja 5 stjerner for Susanne for den indsats! Glæder os til at læse resten af svaret!

Et flot eksempel på der på AMINO ydes hjælp i langt videre udstrækning end man kan forvente.!!

Henrik

Jeg vil mene, at det næsten må koste en rådgivningstime, Niels!

Holda op Susanne. Flot

Kan du ikke lave en E-bog for begynder

Nej..Henrik...naturligvis forudsat, at hun gør arbejdet færdigt.

Og så på så tidligt et tidspunkt. Jeg havde nok henvist Niels til at deltage i et bogføringskursus. Men nu skal det jo med til historien at Susanne er vildt "forelsket" i Economics.