Ved salg: Kontrakt? Faktura? Ordrebekræftelse?

Godmorgen

Hvornår bruger i hvad, når i sælger jeres services/produkter og hvad er forskellen på en faktura, en ordrebekræftelse og en kontrakt? 

Takker på forhånd.

Jeg bruger det hele i mit firma.

Når en kunde bestiller varer, fremsender jeg en ordrebekræftelse med antal, pris og leveringstid. Så afviger denne fra ønskede, kan ordren annulleres.

Sker dette ikke, bliver ordren sendt og dette udløser så en faktura med samme informationer som OB.

Kunder på kontrakt har jeg også. De kan komme via udbud, eller direkte. Nogle løber 1 år, nogle 3 år og andre 5 år.
Kalkulationen skal så indeholde prisstigninger på varer, fragt, råvaretillæg osv. Når dette er kalkuleret ud, så fremsendes tilbud og efter nogle dage modtager jeg så en kontrakt. Så er alt det med småt også gennemlæst fra både kunde(r) og mit firma. Opsigelse osv. Men indtil nu har der aldrig været udfordringer om kunde vil ud af kontrakten, tværtimod, mange ønsker at forlænge efter ny kalkulation.

Kunder på kontrakt får ligeledes faktura efterhånden som varerne er fremsendt.

Det var mit input.

1)  Kunden henvender sig til dig enten pr. telefon, brev eller mail og beder dig om en pris.

2)  Du fremsender et tilbud som kan være en enkelt ydelse eller længerevarende ydelse som kræver kontrakt. Du anfører betalingsbetingelser og frist for indbetaling.

3)  Kunden accepterer dit tilbud.

4)  Du fremsender en ordrebekræftelse på enkelt ydelse eller

4A) Kontrakt på længerevarende samarbejde.

4B) Kunden underskriver kontrakten eller vender tilbage med kommentarer.

4C) Du retter kontrakten til med kundens rettelser, hvis du kan acceptere dem og fremsender på ny til underskrift.

4D) Når du har kontrakt retur med kundens underskrift er ordren igangværende.

5)   Når den enkelte ydelse er leveret eller 1.ste levering har fundet sted efter kontrakt, kan du sende faktura med angivelse af den tilbudte betalingsfrist.

mvh

Jørgen

Pythonrap:

Jeg bruger det hele i mit firma.

Når en kunde bestiller varer, fremsender jeg en ordrebekræftelse med antal, pris og leveringstid. Så afviger denne fra ønskede, kan ordren annulleres.

Sker dette ikke, bliver ordren sendt og dette udløser så en faktura med samme informationer som OB.

Kunder på kontrakt har jeg også. De kan komme via udbud, eller direkte. Nogle løber 1 år, nogle 3 år og andre 5 år.
Kalkulationen skal så indeholde prisstigninger på varer, fragt, råvaretillæg osv. Når dette er kalkuleret ud, så fremsendes tilbud og efter nogle dage modtager jeg så en kontrakt. Så er alt det med småt også gennemlæst fra både kunde(r) og mit firma. Opsigelse osv. Men indtil nu har der aldrig været udfordringer om kunde vil ud af kontrakten, tværtimod, mange ønsker at forlænge efter ny kalkulation.

Kunder på kontrakt får ligeledes faktura efterhånden som varerne er fremsendt.

Det var mit input.

Tak for det uddybende svar, Pythonrap.

Jørgen:

1)  Kunden henvender sig til dig enten pr. telefon, brev eller mail og beder dig om en pris.

2)  Du fremsender et tilbud som kan være en enkelt ydelse eller længerevarende ydelse som kræver kontrakt. Du anfører betalingsbetingelser og frist for indbetaling.
Så kontrakter er hovedsagligt baseret på gentagne opgaver? Det jeg sælger, vil primært være engangsarrangementer.

3)  Kunden accepterer dit tilbud.

4)  Du fremsender en ordrebekræftelse på enkelt ydelse eller

4A) Kontrakt på længerevarende samarbejde.

4B) Kunden underskriver kontrakten eller vender tilbage med kommentarer.

4C) Du retter kontrakten til med kundens rettelser, hvis du kan acceptere dem og fremsender på ny til underskrift.
Er det med en ordrebekræftelse ikke nok, at jeg blot modtager en bekræftelse over email fra kunden der samtykker uden underskrift? Rent juridisk, gør det så nogen forskel?

4D) Når du har kontrakt retur med kundens underskrift er ordren igangværende.

5)   Når den enkelte ydelse er leveret eller 1.ste levering har fundet sted efter kontrakt, kan du sende faktura med angivelse af den tilbudte betalingsfrist.
Skal der være en faktura? Kan den fastsatte ydelse ikke være nok med en ordrebekræftelse med de korrekte oplysninger, pris osv?

mvh

Jørgen

Hej Jørgen og tak. Se mine svar med rødt.

Jørgen:

Hej Johnny

Nu kender jeg ikke nok til hvad din ydelse omfatter, men da du holder foredrag, kunne jeg forestille mig at du selv medbringer projektor og øvrigt udstyr.

Hvis det er tilfældet, er der egentlig ikke brug for en kontrakt, idet du nok uden de stor problemer kan præcisere hvad du yder, hvilke dage og tidspunkter og hvad det koster, evt. pr. gang, samt hvad jeg nævner under p2)

Sørger du bare for at præcisere din ydelse i tilbuddet, er det nok at sende en ordrebekræftelse. Er kunden ikke enig i indholdet, skal han svare tilbage uden ugrundet ophold, ellers er aftalen bindende.

Af hensyn til din bogføring og evt. momsafregning, hvis du er momspligtig, skal der foreligge en faktura.

Du er velkommen til at skrive igen hvis der fortsat er uklarheder.

mvh

Jørgen

Hej Jørgen

Mange tak for din hjælp.

Så hvis jeg har forstået det korrekt og med udgangspunkt i min foredragsvirksomhed, hvor jeg for det meste sælger engangsydelser, er det så rigtigt forstået at rækkefølgen er:

1. Jeg modtager en henvendelse fra en interesseret kunde og aftaler mundtligt et tilbud (eller skal det være skriftligt?).
2. Jeg sender en ordrebekræftelse, hvor jeg præcisere vilkårene i ydelsen (pris, dato, tid, omkostninger, evt. hjælpemidler). I den, er det ok at jeg skriver en henvisning til min virksomheds øvrige vilkår (aflysning, sygdom, etc., som kan findes på min hjemmeside)?
3. Jeg beder kunden om at bekræfte og acceptere ordrebekræftelsen skriftligt.
4. Efter endt arbejde, sender jeg en faktura (ja, jeg er momsregistreret).

Ser frem til at høre fra dig.

Alt det bedste herfra,
Johnny

Hej Johnny

AD 1

A)  Bedst med skriftligt tilbud til kunden. Han skal måske videre med det og skal have det godkendt. Samtidig får du alle oplysninger som senere skal bruges i faktura, såsom CVR nr. nøjagtig adresse m.v. Du anfører også hvilke(n) dag du kommer og oplyser at tilbuddet og tidspunktet er gældende i 8 dage (fordi du har sat det ind i din kalender og dermed blokerer for andre aftaler samme dag)

B)  I tilbuddet beder du kunden om at acceptere tilbuddet enten skriftligt eller mundtligt.

AD 2

A l l e  oplysninger som er gældende for ordrebekræftelsen, skal fremgå af tilbuddet, måske med småt forneden.

Når du fremsender en ordrebekræftelse, henviser du blot til det fremsendte skriftlige tilbud. Hvis kunden ikke skriftligt fremsender indsigelser "uden ugrundet ophold" som der står i aftaleloven, er han bundet af aftalen og behøver ikke at bekræfte aftalen.

AD 3

Se AD 2

AD 4

Korrekt. Husk i tilbuddet at anføre betalingsbetingelserne, som for eks. kan være:

8 dage netto kontant. Efter udløbet af betalingsfristen tillægges 1% pr. påbegyndt måned. (Efter renteloven er betalingsfristen 30 dage fra fakturadato. Du kan fremsende 3 rykkerbreve med 10 dages mellemrum og hver gang tillægge kr. 100 i gebyr. Betales stadig ikke kan du oplyse om at sagen nu sendes til retslig inkasso og samtidig tillægge yderligere et gebyr på kr. 100.)

Skriv igen hvis du mangler oplysninger.

mvh

Jørgen