Jeg er i gang med en masse sjove projekter, og jeg skal da lige love for at der kommer e-mails ind! Pludselig har jeg 20-30 emails, jeg vil gemme. Nogle fra samme afsender, som jeg f.eks. Skal følge op på senere hen.
Nu kommer jeg så, til mit spørgsmål - Har du et trick eller bruger du selv et program / En metode for at holde styr på alle dine e-mails og beskeder??
Man kan selvfølgelig oprette en mappe med et emne, som f.eks.: "Sladder" "Arbejdsrelateret" osv. Jeg synes dog, at det kan virke forvirrende i længden med enten mange MAPPER eller mange EMAILS i få mapper.
Jeg bruger Windows live Mail til at holde styr på mine e-mails p.t.
Jeg har simpelthen lavet en mappe ved navn "HUSK!!" - og så lægger jeg mails deri, hvis jeg skal huske at gøre noget ved dem senere... Ellers forsvinder de lynhurtigt i mængden af nye mails, synes jeg...
Prøver at besvare mail med det samme, ellers har jeg det med at glemme.. Ud over dette så laver jeg mapper til alt ud over spam, som ryger på den anden side af hegnet inden det når at lande..
Roses are red, violets are blue, I’m schizophrenic, and so am I. – Oscar Levant
Jeg får selv et hav af e-mails dagligt, og bruger min indbakke som sekundær to-do liste. Alle ulæste, skal der følges op på. Jeg går dem typisk igennem nogle gange om dagen, og sørger for at få behandlet alle e-mails der kan behandles på under to minutter, med det samme. Resten tager jeg efter prioritet.
Der findes mange metoder - jeg ved heller ikkenhvilke der passer i mitnarbjdaflow, men som udgangspunkt skal su tænke at ingen forventer at du svarer med det samme. Du kunne jo være i nøde, syg eller dybt begravet i et projekt der kræver 100% opmærksomhed.
Så tjek dine mails når du har tid til at svare; sæt f.eks. Tid af 3 gange dagligt - kl 8.30 når du starter op, kl. 12.30 efter frokost og kl 15 sidst på dagen.
Mails der tager 2 min at svare på - svarer du på med de samme sammen med mails der haster. Mails der kræver mere opmærksomhed propper du i en slags action-mappe som du har en anden plan for - fx om aftenen (man er vel altid lidt på arbejde ;)). Lidt som Rune skriver.
Prøv at holde indbakken tom - den stesser når den er proppet med mails (som du jo allerede har taget action på)..
Jeg er ikke selv for god til at holde tiderne og tømme indbakken, men jeg har da hørt om 'getting things done' ;)
Enig - kun verserende mails i indbakke. Besvarede emails eller emails der ikke skal besvares - flyttes til én eller flere undermapper.
Hvis man har mange mails i indbakken - og ikke vil bruge mapper - så kan man bruge "flags". Der kan sorteres efter dem og der kan sættes reminder på.
Jeg prøver faktisk også at sortere mine sendte mails i undermapper - efter hvilken kunde/opgave osv. Det tager lidt tid, men det er super prof hvis en kunde ringer. Jeg har hele vores korrespondance foran mig på 1 sek...
Men indrømmet. Det sker også at min mailbox sejler...som her efter ferien...av av
Nu bruger jeg selv Macbook Pro, godt nok - men sådan som jeg gør, hvis jeg overhovedet ikke kan besvare mailen eller løse den her og nu; jeg trækker mailen (fra programmet Mail.app) over i kalenderen (iCal.app) på dét tidspunkt hvor jeg lige føler for den skal besvares. Og hvis jeg så ved at der skal undersøges noget, vurderer jeg tiden der skal bruges på det og sætter dette i kalenderen også :)
Faktisk er kalenderen mit overordnede værktøj til forretningen :)
/Marcel Fuursted
Heydesk - kontorlokaler og mødelokaler over hele verdenen
Bliv gratis medlem
Opret bruger