IT projekter kan altså godt være en succes !!!

Det her lyder muligvis som noget der kun sker i eventyrene, men jeg har med succes gennemført et IT projekt der involverede projektledere og teknikere fra fire forskellige firmaer.

Og jeg er altså ikke IT projektleder i et større konsulentfirma – bare kunden der skal bruge det færdige produkt.

Tag en kop kaffe – her er historien:

Vi driver en Dandomain webshop hvor vi sælger vores eget produkt over hele verden. Eksportandelen er 99%. Desuden sælger vi også en hel del gennem eBay.

De sidste 7 år har vi sendt vores varer som almindelig post i en boblekuvert med et frimærke på.

- Almindeligt brev til Europa, Nordamerika, Australien

- Anbefalet brev til Asien, Afrika, Sydamerika osv. – ellers kom disse pakker ikke frem.

Det gav en række ulemper som vi havde lært at leve med:

- Forsendelsestiden var lang og lige på kanten af det acceptable (eksempelvis 7-12 dage til USA)

- Der var ingen tracking på pakken, og vi brugte lang tid på at svare urolige kunder og forsikre om at pakken var vores ansvar til den ankom hos dem osv.

- Vi var bundet af en vægtgrænse på 100 gram – ellers blev portoen det dobbelte.

- Vægtgrænsen gjorde at vi kun kunne sende i boblekuvert, og vi kunne ikke indfri vores ønsker om at præsentere produktet på en mere professionel måde.

- Vi skulle på posthuset hver dag med varer.

Fordelen ved det var at den daglige ordrehåndtering var meget simpel:

Kundens navn og adresse blev copy/pastet direkte over på en Dymo label der blev sat på kuverten sammen med et frimærke – så var den klaret.

Men sidst i 2016 skete der et eller andet så forsendelsestiden blev mindst fordoblet – eksempelvis 4-5 uger for et brev til USA i stedet for de sædvanlige 7-12 dage.

Vi var naturligvis ved at drukne i klager fra bekymrede kunder, og måtte sende en del erstatningspakker, og det gik hårdt ud over vores troværdighed.

Trods flere forespørgsler hos Post Nord var der absolut ingen svar eller hjælp fra den kant, så vi var tvunget til at tænke alternative løsninger. Det her var en meget reel trussel mod vores virksomhed.

Jeg kom i kontakt med DHL, som har en Express løsning hvor de kan sende til hele verden med forsendelsestider der virkede som fantasifuldt korte i forhold til det vi kendte.

Det var en væsentlig dyrere løsning end postvæsnets, men gav også nogle fordele der kunne retfærdiggøre en prisstigning på produktet:

- Kort forsendelsestid

- Fuld tracking

- Mulighed for en mere professionel indpakning og præsentation af produktet (Lidt højere vægtgrænser)

Håber du hænger på endnu – nu kommer vi til det med IT projektet J

Der skulle nødvendigvis laves noget integration så ordrer fra både Dandomain og eBay blev kørt over i DHL’s systemer. Det var ikke realistisk at skulle indtaste adresser manuelt.

Og det var her at det begyndte at se lidt kompliceret ud….

Der er ingen integration mellem Dandomain og DHL, men pakkelabels.dk har integration til begge sider og kunne også håndtere det med at generere pakkelabels med stregkoder.

Så nu så det sådan her ud:

Dandomain – pakkelabels.dk – DHL

Så langt, så godt – men hvad så med eBay ?  - Ordrer herfra skulle jo gerne sendes på samme måde.

Der var ingen integration mellem eBay og pakkelabels.dk, men Dandomain support mente at Youwe.dk kunne lave denne integration så eBay ordrer blev sendt over i Dandomain shoppen.

Det ville så give følgende setup:

eBay - Dandomain – pakkelabels.dk – DHL

Og det er vel at mærke en tovejs forbindelse hvor alle ordredata skal den ene vej fra kunden til DHL der skal generere et Tracking nummer – som så skal opdateres hele vejen tilbage til Dandomain og eBay.

Jeg kontaktede Youwe og de undersøgte opgaven og vendte tilbage med et tilbud på integration mellem eBay og Dandomain.

Nu havde jeg rigtig ondt i maven over alt det jeg kunne forestille mig der kunne gå galt her, for der er mange grænseflader og mange ting der skal spille sammen.

Men der var ingen realistiske alternativer, så jeg indgik en shipping aftale med DHL, underskrev tilbuddet fra Youwe, oprettede os som kunde hos pakkelabels.dk, og købte en Zebra labelprinter.

Og så var det at tingene begyndte at ske rundt omkring mig, for pludselig begyndte teknikere og projektledere fra DHL, Pakkelabels.dk, Dandomain og Youwe at arbejde sammen om at løse opgaven.

Jeg havde naturligvis nogle ekstremt travle dage med at teste og diskutere løsninger og svare på spørgsmål, men der var rigtig mange tekniske ting der skete fordi teknikerne teknikere fra forskellige firmaer talte sammen direkte og bare fik tingene til at virke.

Og på intet tidspunkt var vi ude i tåbelige diskussioner om at ”fejlen ligger hos de andre” !

Det hele tog et par uger, så havde vi et funktionelt setup, og alle småfejl var fjernet – alt sammen fordi dedikerede og professionelle mennesker arbejder sammen om opgaven.

Så alle mine bekymringer blev gjort til skamme, og der er grund til at takke alle de involverede fra Youwe, Pakkelabels, Dandomain, og DHL.

Og resultatet er bare super godt. Vores daglige ordrebehandling kræver ikke mere tid end tidligere, vi sparer turen til posthuset, og kunden modtager sin ordre på rekordtid – og kan følge pakken hele vejen.

SÅDAN !