Hvordan holder du styr på dine emails?

Mikkel Smith:

Jeg prøver faktisk også at sortere mine sendte mails i undermapper - efter hvilken kunde/opgave osv. Det tager lidt tid, men det er super prof hvis en kunde ringer. Jeg har hele vores korrespondance foran mig på 1 sek...

Outlook kan indstilles til at placere svarmails i samme mappe, som den mail, man svarer på. På den måde har man hurtigt styr på hele kommunikationen.

1. sortér mails til de rigtige mapper, i den takt, de kommer ind.
2. mails som ikke skal gemmes besvares og slettes med det samme
3. gemmemails besvares fra deres mappe.

Mit mappetræ i Outlook ligner mit mappetræ i "Dokumenter" i sin struktur.
Når jeg når en grænse for mailboxens størrelse, køber jeg mere plads. :-)

mvh Hans

Marcel Fuursted:

Nu bruger jeg selv Macbook Pro, godt nok - men sådan som jeg gør, hvis jeg overhovedet ikke kan besvare mailen eller løse den her og nu; jeg trækker mailen (fra programmet Mail.app) over i kalenderen (iCal.app) på dét tidspunkt hvor jeg lige føler for den skal besvares. Og hvis jeg så ved at der skal undersøges noget, vurderer jeg tiden der skal bruges på det og sætter dette i kalenderen også :)

Faktisk er kalenderen mit overordnede værktøj til forretningen :)

Det vil jeg helt sikkert bruge til at holde styr på mine mails med.

Simon

Simon Kristensen:

Marcel Fuursted:

Nu bruger jeg selv Macbook Pro, godt nok - men sådan som jeg gør, hvis jeg overhovedet ikke kan besvare mailen eller løse den her og nu; jeg trækker mailen (fra programmet Mail.app) over i kalenderen (iCal.app) på dét tidspunkt hvor jeg lige føler for den skal besvares. Og hvis jeg så ved at der skal undersøges noget, vurderer jeg tiden der skal bruges på det og sætter dette i kalenderen også :)

Faktisk er kalenderen mit overordnede værktøj til forretningen :)

Det var godt nok et smart trick du der kom med

Det vil jeg helt sikkert bruge til at holde styr på mine mails med.

Simon

Virker også i Outlook - jeg gør det hele tiden.
De kan også trækkes over i opgaver, hvis du foretrækker det.

Venlig hilsen

Hans

Super løsninger!! Sidder selv med en indbakke spækket med hovedsageligt usorterede emails

Ken Lynggaard:

Nu kommer jeg så, til mit spørgsmål - Har du et trick eller bruger du selv et program / En metode
for at holde styr på alle dine e-mails og beskeder??

Jeg har opdaget at den største tidsrøver er at åbne og lukke samme mail mange gange, så jeg har meget fokus på kun at have fat i hver mail en gang inden jeg beslutter hvad der skal gøres ved den.

Jeg har lavet et lille blogindlæg om at bruge indbakken til opgavestyring, eller mere korrekt hvordan og hvorfor du skal undgå det.

Kort fortalt så har jeg fire muligheder når jeg læser en mail:
Sortér i undermappe til senere behandling
Slet uden at have læst
Læs og: Slet, arkiver, besvar og slet, uddeleger-videresend og slet
Gør nu og slet så.

Selve sorteringen har jeg automatiseret så meget som muligt ved hjælp af regler (i outlook) over i fire mapper:
1. Handling, til ting der kræver at jeg gør noget ved det.
2. Arkiveres, ja den siger sig selv
3. Dagligt nyt, til mails fra maillister jeg gerne vil holdes opdateret på dagligt.
3. Ugenyt, mailllister jeg læser en gang om ugen.

Håber det giver dig inspiration til at få orden i indbakken, og en tom indbakke hver dag :-)

/Brian