ER DU KLAR TIL AT STEMPLE UD?

I årtier har stempelkort, krøllede timesedler, ulæselige køresedler og udlægskvitteringer martret enhver lønningsbogholder, der i sidste øjeblik har tilkæmpet sig oplysningerne fra medarbejderne.

Herefter gik lønningsbogholderen så i gang med at kontrollere og indtaste løndelene, når de andre var gået hjem. Risikoen for fejl var indlysende.

En måske sand fortælling…

”Vi nåede det også denne gang; her i det nye år skal det godt nok blive anderledes”, sagde bogholderen til sig selv på vej hjem i det regnfulde mørke med de pibende vinduesviskere som eneste udsyn, hvor han netop havde ringet hjem og sagt godnat til børnene og forklaret konen, at han selv ville tage maden i køleskabet…!

”Nu håber jeg godt nok, at jeg fik alt med. Ellers har vi jo balladen i morgen tidlig, når pengene er gået ind på folks konti”, sagde han ud i mørket, da han endelig lagde sit hoved på puden og rakte hånden over til konen. Hun hørte intet, da hun for længst var faldet i søvn.

”Du kunne jo bare læse, hvad jeg havde skrevet”, lød det surt fra en medarbejder, der åbenbart ikke havde fået alle kilometerpengene med på lønseddelen. Bogholderen havde knapt hængt sin frakke, før angrebet satte ind.

”Jeg havde svært ved at tyde din ulæselige håndskrift og kontrollere om dine kilometer var rigtigt opgjorte”, forsvarede bogholderen sig.

”Åh, nej og så netop ham igen”, tænkte bogholderen, der for at få fred lovede bod og bedring og nok skulle regne de ekstra kilometer med og overføre pengene som en straksoverførsel.

Flere ”brokkehoveder” fulgte efter: ”Hvor er vores sh betaling for juledagene”, lød det fra en anden nyansat, der havde glemt, at han endnu ikke havde optjent nok til at få noget udbetalt.

”Så gik formiddagen igen med at rydde op og korrigere lønninger”, sagde han undskyldende til smedemesteren, der lige stak hovedet ind for at høre, hvad det var for noget bøvl med folks løn.

14 dage efter gentog showet sig igen. Bogholderen tænkte (sikkert fejlagtigt), at det nok var nemmere at være bogholder et andet sted.

Lad medarbejderne selv registrere deres timer, km. og udlæg

Måske er det lettere sagt end gjort. I vores virksomhed har vi et af landets største tolkebureauer som kunde. De har i hundredvis af tolkespecialister i deres medarbejderkartotek. Indtil nu har man modtaget time- og køresedler samt udlæg manuelt hver måned, og jeg skal hilse og sige, at deres postkasse er fyldt godt op flere gange om måneden, når der skal indberettes løn.

Alene indtastningen tager dagevis og foregår i flere systemer, som sluttelig ender op i en indtastning i Dataløn.

Det siger sig selv, at med de tusindvis af tolkeopgaver, der løses månedligt af de mange forskellige tolke, er der stor risiko for fejl i både timer og kilometer.

Virksomheden har hele tiden haft et ønske om at kunne bruge mere tid på fejlkontrol og mindre på registrering.

Der findes mange tidsregistreringssystemer på markedet; men der er ikke mange udbydere, som tilbyder decentral registrering og fuldautomatisk integration via egne lønsystemer. Vi kender til Silkeborg Løns MinLøn og Bluegardens SmartLøn.

Da vi selv arbejder med Bluegardens løsninger, har vi valgt at indføre SmartLøn App fra Bluegarden. Appen muliggør, at den enkelte medarbejder selv kan indtaste direkte i Dataløn: timer, kilometer via et fuldautomatiseret digitalt kort og f.eks. udlæg til parkeringsafgift, hvor bilaget vedhæftes som foto.

Herefter kan man centralt se og kontrollere, hvad den enkelte medarbejder har indtastet. Det er KUN DEN LØNANSVARLIGE, DER KAN GODKENDE transaktioner, der samtidig muliggør, at medarbejderen løbende kan følge med på sin smartphone.

SmartLøn Appen har den sidegevinst, at indberetningsmodulet overholder de lovpligtige krav til bogføring, og herunder er det især værd at nævne: krav til dokumentation for udbetalt kilometergodtgørelse.