ANSØGNINGER SKAL BEHANDLES MED STØRSTE RESPEKT – VÆR OPMÆRKSOM PÅ PERSONDATALOVEN!

Under blog-temaet ”ansættelsesprocessen”, der omfatter følgende:

• Jobanalysen
• Modtagelse og håndtering af ansøgninger
• Gennemførelse af jobsamtalen – indhentning af referencer
• Valg af ansøger

er vi i denne uge nået til behandlingen af ansøgninger.

Sortering af ansøgninger

Efter du har modtaget ansøgningerne til et opslået job og ansøgningsfristen er nået, skal du til at sortere i og tage stilling til hvilke kandidater, du ønsker at indkalde til en samtale.

Vær især opmærksom på de ansøgninger, der bliver sendt elektronisk til firmaets indbakke. Nogle gange kan din indbakke være sat op til at smide bestemte e-mailtyper i din spam indbakke, hvorved du kan komme til at overse en ansøger.

Det er altid en god ide at oprette en separat mappe i din indbakke f.eks. med teksten ”jobopslag”. Herved undgår du at få en masse e-mails blandet sammen med din almindelige indbakke. Jeg tillader mig at tage det for givet, at din virksomhed har løbende sikkerhedsbackup af firmaets mailbokse.
Sørg for at have en fast procedure for behandlingen af ansøgninger:

Send en kvitteringsskrivelse hurtigst muligt efter modtagelsen med oplysninger om, hvordan processen omkring behandlingen af ansøgninger vil være.
Udvælg de emner, som du gerne vil have en personlig samtale med og send en mødeindkaldelse

Send et høfligt afslag til de emner, som du på forhånd kan udelukke

Persondataloven og opbevaring af personlige oplysninger

Persondataloven og opbevaring af personlige oplysninger

Samtidig skal ansøgninger med bilag behandles i h.t. persondataloven. Det betyder, at især følsomme oplysninger ikke må opbevares længere, end det er strengt nødvendigt. Det betyder jfr. nedenstående sondring, at de følsomme oplysninger skal destrueres umiddelbart efter, at ansøgningerne er behandlet. En fortsat opbevaring af følsomme oplysninger kræver et skriftligt samtykke fra ansøgeren. F.eks. kan det yderligere kræve individuel godkendelse fra Datatilsynet at opbevare straffeattester.

Eksempler på ikke følsomme personoplysninger

• Navn
• Kontaktinfo
• Fødselsdag
• Løn
• Arbejdstider
• Fravær
• Kontonummer
• Det, ansøgere selv skriver i en ansøgning.

Eksempler på følsomme personoplysninger

• Helbredsforhold
• Strafbare forhold
• Fagforeningsforhold
• Personlighedstests
• Racemæssig eller etnisk baggrund
• Politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning
• Seksuelle forhold
• Væsentlige sociale problemer herunder familiemæssige forhold

Valg af de rigtige ansøgninger

Tag udgangspunkt i din jobanalyse (jfr. sidste uges blogindlæg), når du udvælger de ansøgere, der matcher kravene bedst. Du bør fokusere på, om der er overensstemmelse mellem jobindhold og krav til jobbet.

Først og fremmest er det ansøgerens faglige kvalifikationer og erfaringer, du skal vurdere. Men vær opmærksom på andre forhold, herunder måden, som ansøgningen er skrevet på, ofte også siger lidt om ansøgeren. En nærmere vurdering af personligheden vil afgjort kræve en samtale eller gennemførelse af en psykologisk test.

Jobkrav tegner det ideelle billede af en ønsket medarbejder. Det gælder om at udvælge de ansøgere, der opfylder kravene bedst. Det er næsten uhørt, at en kandidat opfylder alle jobkrav.

Sorteringsprincip

Begynd med at sortere. Det giver et overblik over hvilke ansøgere, du skal vælge imellem. Første sortering ender f.eks. op i en opdeling af ansøgningerne i tre grupper:

• Egnet
• Måske egnet
• Ikke egnet

Herefter kan du gå i dybden med grupperne ”egnet” og ”måske egnet”. Herefter finder du de emner, som du vil have til samtale.

Virksomheder, der anvender Dataløn har mulighed for at tegne et abonnement på PersonaleGuiden med juridisk bistand ved Bluegarden. Abonnementet koster fra kun 62 kr. månedligt og giver bl.a. adgang til en lang række skemaer, som med stor fordel kan anvendes i forbindelse med hele ansættelsesprocessen.

Tilmelding kan ske via Bluegarden eller Viborg Løn. I næste uge går vi videre til at se på selve samtalen med de udvalgte ansøgere…