Amino Ekspertblog

Ekspertblogger på Amino om regnskab, bogføring og iværksætteri

Hvordan kan du som iværksætter forlænge døgnet med op til 7 timer?

Skrevet af:
15. februar 2012 | 3.224 Visninger| 14 kommentarer
Hvor mange stjerner giver du?:

Amino Ekspertblog

Toke Kruse fra Billy's Billing

Ekspertblogger på Amino om regnskab, bogføring og iværksætteri

Det kan du selvfølgelig heller ikke, men du kan skære 7 timer væk ved at fjerne alt det overflødige tidskrævende arbejde. Hvordan finder du ud af hvad som er overflødigt, og hvordan finder du ud af hvordan du kan spare din kostbare tid? Går du struktureret til værks og går listen på de 7 punkter igennem i forhold til din egen virksomhed, så er der helt sikkert tid at spare for dig.

1 – ansæt en deltidsmedhjælper

Et typisk spørgsmål som man stiller sig selv som iværksætter, er hvornår skal jeg ansætte min første person. Det skal du når du har arbejdsopgaver nok tilat du ikke selv kan følge med, eller når det går væsentligt ud over din forretning at du ikke har tid til at foretage dig tilstrækkeligt nok indtægtsgivende opgaver for din virksomhed. Glem ikke at din tid også er en slags penge, og hvis virksomheden taber 20.000 kr. om måneden fordi du ikke får udført de opgaver som bringer penge til din virksomhed. Så giver det god mening at ansætte en studerende til 8.000 kr. pr. måned.

2 – dræb mailprogrammet, og undgå at blive distraheret

De fleste mennesker har deres mailprogram kørende i baggrunden, hvilket betyder at når de får en mail, bliver deres fokus flyttet fra det som de er i gang med. De fleste mennesker har ikke brug for at svare mails konstant – så luk mailprogrammet helt, eller fjern de små remindere der kommer frem på skærmen når du får en ny mail. Tjek i stedet for mail på faste tidspunkter. Fx om morgenen, midt på dagen og om aftenen. Det gælder også andre online-forstyrrelser som at tjekke Facebook og surfe rundt for sjov. Vupti, så har du sparet endnu en time. Jeg kalder det at gå ”fly-mode” – forstil dig at du sidder på et fly – der er ingen, der ringer til dig, sender mails eller i øvrigt forstyrrer dig. Jeg har mødt masser af mennesker som virkelig får arbejdet igennem når de sidder ”låst fast” i en flyvemaskine.

3 – saml dine opgaver, og minimer din tid

List alle de arbejdsopgaver som tager mere end 15 minutter at foretage i løbet af en almindelig arbejdsdag. Har du ikke overblik over hvad du bruger tiden på, kan tidsloggingsprogrammet Rescue Time, anbefalet af det kloge hoved Tobias Schelle, hjælpe. Vupti, så har du skåret en time overflødigt arbejde fra. Et godt råd er at samle de mange småopgaver i stedet for at sprede dem ud. List opgaver, og fastsæt hvor lang tid du skal bruge på at løse dem. Hver gang du skifter fra en opgave til en anden, ”spilder” du 15 minutter på at komme ”ind” i opgaven og arbejde effektivt med den. For en god ordens skyld så hav kun ét ark hvor du samler alle de ting du skal nå i løbet af dagen eller ugen. Sørg for at der ikke er mere end 10 overordnede ting. Det skal være til at overskue og let at gå til. Læs mere på Zenhabits.net. Arbejder du generelt struktureret, sparer du masser af timer i løbet af en hel uge.

4 – brug tiden på andet end arbejde

Brug 15 minutter på at løbe en tur, strække ben, drikke kaffe, hygge dig, spille bordtennis eller noget andet, som ikke har noget med arbejde at gøre. Du kan let miste koncentrationen ved at være begravet i arbejde for lang tid af gangen. At komme lidt væk gør dig langt mere effektiv, og det bliver i øvrigt sjovere at arbejde hvis der undervejs er underholdning på programmet. Arbejder du effektivt, sparer du hurtigt en time om dagen. Nogle dage tager jeg 4 x 15 minutter ud, blot for at spille bordtennis med mine kollegaer. Det giver en fantastisk energi og i øvrigt et socialt fællesskab der i sidste ende gør at man arbejder bedre og mere effektivt sammen som et team, og dermed sparer tid alle sammen.

5 – kun én stor opgave om dagen

Mange mennesker har altid ”en masse” de skal nå. Forstil dig, at når du møder på arbejde, så har du kun én vigtig ting, som du skal nå. Dels kommer du til at arbejde mere koncentreret og fokuseret om den ene ting. Men du bliver også mindre stresset og resultatet bliver derfor også langt bedre, og i sidste ende har du brugt en time mindre på at udføre de samme opgaver, og resultatet er bedre og mere gennemført. Det her blogindlæg er super inspirerende.

6 – automatisér rutineopgaver

Vi har alle rutinearbejde, men vi har ikke alle sat dem i system. Og det dræner os for tid og energi. Sørg for at alt hvad der kan automatiseres, automatiseres. Tro ikke at alt kan automatiseres – ting ændrer sig også i omverdenen. Derfor vil der altid være en eller anden grad af justeringer og løbende manuelt arbejde.

7 -  drop dine dårlige kunder

Alle virksomheder har dårlige kunder. Og alle virksomheder har kunder som skal skoles til at blive gode kunder for din virksomhed. Hvad mener jeg med det? Nogle kloge marketingshoveder siger ”customer is king”. Og det gælder også for det meste, men glem aldrig at kunderne er konger i dit land, så sæt grænser for dem, og lær dem hvordan de skal kommunikere med dig. Fx er det ikke altid hensigtsmæssigt at de ringer hvis de i stedet kan sende en e-mail. I tillæg til det er der de kunder som ikke kan lære eller blot er så besværlige og tidskrævende at du skal skille dig af med dem. De er tunge at danse med og genererer ikke noget cash i virksomheden. Tænk på de kunder som går dig allermest på og tager allermest af din tid. Er de overhovedet pengene værd? Din tid har også en værdi, så lav selv regnestykket. Hvilke af dine kunder skal smides på porten?

Følger du ovenstående 7-trins-guide, har du med garanti fået flere timer i dit døgn.

Hvorfor er det så vigtigt at optimere sin tid som iværksætter? Sammenlignet med en ”almindelig” arbejdsplads hvor man i højere grad kan skubbe sine deadlines uden at det påvirker én økonomisk, eller blot sætte en anden til at udføre sine opgaver, så er der andre regler som iværksætter der gør sig gældende. I starten er der kun dig, og derfor er din tid alfa og omega. Kan du få mere tid til at lave indtægtsgivende aktiviteter, kan du øge dit overskud.

Skriv endelig, hvis du har erfaringer med at spare tid i din virksomhed eller ting der har gjort at du arbejder langt mere effektivt.


Mvh

Toke 

Læs også


Kommentarer

Kristian Ole Rørbye  den 19-02-2012 kl. 06:34

Super godt indlæg og helt sikkert 1 ting eller 3 som jeg kan arbejde videre med og bruge i min arbejdshverdag - Tak.

Er kommentaren brugbar? 0 0
Ulrik - mensbasic.dk  den 19-02-2012 kl. 08:46

Super indlæg! - Og bestemt en øjenåbner, hvor jeg som Kristian også skriver bestemt kan tage et par ting med mig (eller 3)

M.h.t. at anæstte hjælp, så kan man selvfølgelig også overveje outsourcing, hvis behovet for hjælp måske er periodisk.

Er kommentaren brugbar? 0 0
Anja Lysholm  den 19-02-2012 kl. 13:27

Tak for påmindelsen i punkt 4 - det kunne jeg virkelig bruge til noget. Jeg har en tendens til at sidde og låse mig fast på noget jeg bare SKAL være færdig med, og glemme at det faktisk hjælper på min effektivitet hvis jeg tager en pause.

Er kommentaren brugbar? 0 0
Toke Kruse  den 19-02-2012 kl. 13:32

Jeg er glad for, at disse råd gavner min med-iværksættere. Jeg har længe arbejdet ud fra disse punkter og det giver mere overskud til de vigtige ting.

Især det med at tage en pause, føler jeg er vigtigt. Det er også derfor, at vi har et bordtennisbord på kontoret, så man lige kan tage 5 minutter til at komme helt væk fra skrivebordet :)

Hav en dejlig søndag,

Toke

Er kommentaren brugbar? 0 0
Oliver Pedersen  den 19-02-2012 kl. 13:37

Hej

Godt indlæg. Hvis du kender Tim Ferris, som du nok gør, så er mange af punkterne de samme som han faktisk også nævner i sin "4 hour work week".

Specielt mail punktet! tjek den max 2 gange dagligt. Mailen er en tidssluger.

Punkt 7 minder også lidt om 80/20 princippet. Du bruger meget mere tid på de dårlige kunder, som ikke køber særlig meget, på at besvare deres mails osv, hvorimod de god kunder køber mere og man bruger ikke meget tid på dem.

Godt indlæg !

Oliver

Er kommentaren brugbar? 0 0
Rolf  den 19-02-2012 kl. 16:21

Tænkte også Timothy Ferris med det samme.. Det bliver rådene ikke dårligere af :)

Er kommentaren brugbar? 0 0
Kenneth Boysen  den 19-02-2012 kl. 16:30

Oliver, hvis man som jeg lever af online handel, så tjekker man altså ikke kun mails 2 gange dagligt :)

Er kommentaren brugbar? 0 0
Kim Kampp  den 20-02-2012 kl. 20:55

Hej Toke

Endnu et super indlæg fra dig - benytter mig selv rigtig meget af det, jeg kalder Blok tid. En metode, hvor jeg ud fra mantraen: Hvad, Hvorledes og Hvorfor blokker min tid til en given, opgave e.l. af gangen og udelukkende beskæftiger mig med det det jeg har planlagt i den valgte tid. Dette kræver dog disciplin, respekt fra sin omverden også, at man dagligt indsætter en bloktid til uforudsete ting, men så virker det også super.

Dbh.

Kim Kampp

Er kommentaren brugbar? 0 0
Randi  den 22-02-2012 kl. 13:28

Må her erklære mig enige med Boysen... Rigtig mange siger at mailen er en tidssluger, men det er meget svært at nøjes med at tjekke mails 2-3 gange dagligt når hele ens forretning foregår online.

Ellers nogle gode råd!

Er kommentaren brugbar? 0 0
Sofie Vestergaard  den 23-02-2012 kl. 21:22

Super godt! Jeg tester allerede om jeg kan få flere timer ind i min dag fra i morgen! Super dejligt og brugbart indlæg.

Jeg synes godt jeg kan blive meget forstyrret af snak og besøgende, da vi er mange på et lille kontor. Nogen der har gode råd til en løsning?

Tusind tak!

Er kommentaren brugbar? 0 0
Dklorenzo  den 24-02-2012 kl. 17:58

Hej

Super godt indlæg.

Jeg har et lille fif til den enkelte iværksætter og som passer fint til dit punkt 3.

Jeg har altid i min højre baglomme, en a6 str liste med de ting jeg skal have ordnet i løbet af ugen. Akut opgaverne er markeret med en overstregningstus, og resten af opgaverne har jeg fordelt så de nogenlunde hænger sammen.

Iløbet af ugen får jeg nye opgaver, og de kommer på bagsiden af listen, som jeg så skifter ud 1 gang om ugen når jeg slapper af og får mig et overblik.

På denne måde, så har jeg hele tiden overblik over det jeg skal nå, og på samme tid føler jeg mig meget mindre stresset, da jeg ikke behøver tænke på ALLE de ting jeg skal nå, men istedet fokusere på hver enkel opgave og løse dem en for en. Samtidig når jeg skriver en ny opgave på, så har jeg slået den ud af hovedet med det samme, og kan igen bruge energien på at løse de aktuelle opgaver istedet for at tænke på hele ugens opgaver.

Jeg har min helt egen måde jeg har opsat det på, som fx "private opgaver på den ene side og forretningsopgaver på den anden" og en masse andet.

Det tager 5-10 minutter at lave listen, men den sparer mange timer iløbet af ugen!

Du kan lave din egen, som du så vil kunne udvikle så du nemt kan have overblikket som du vil have det.

Der er lige et lille problem, hvis du mister den seddel og har slået hjernen på autopilot, dvs du husker ikke alle opgaverne i hovedet da de står på listen, så er du på rø***. MEN når jeg kan se at det ikke er muligt at genskabe listen så tager jeg lige et snap shot af den med min mobil i tilfælde af at jeg mistede min reminder så kan jeg skrive en ny på 1 min ;)

Jeg kan forstille mig at mange vil sige jamen hvorfor bruger du ikke denne nye smarte app, eller telefonens kalender som så kan synkroniseres med pcen, og så skal man lige opdatere den og nogle gange virker programmet ikke, så der ikke lige batteri på telefonen når man skal huske tingene osv osv. Jeg vil sige, nogle gange er det bare letter med en seddel og en kuglepind :) Bum!

Det er blot lige noget jeg ville dele med jer, alle har selvfølgelig noget der virker bedst for dem selv, men har man mange opgaver iløbet af dagen, er ude på farten hos en kunde, til flere møder, købe ind til forretningen, bestille blæk til printer osv osv, så kan jeg stærkt anbefale dette lille trick som jeg selv har brugt i 2 år nu.

Keder man sig, så hiver man bare lige listen frem og kigger lidt, så man igang med noget fornuftigt igen.

Go fornøjelse :)

Amin D.

Er kommentaren brugbar? 0 0
Dklorenzo  den 24-02-2012 kl. 18:02

beklager alle stavefejlene, skrevet på farten. rettelser til *kuglepen og en masse andre småfejl, håber i bære over med det :)

Er kommentaren brugbar? 0 0
Toke Kruse  den 25-02-2012 kl. 13:20

Hej alle,

Tak for super feedback. Det er så fedt, at folk engagerer sig i mine indlæg. Det giver mig bare endnu mere lyst til at skrive nogle gode og interessante tanker ned.

Tak til Amin D for de gode råd, de var faktisk rigtigt nyttige. Jeg bruger selv et program, der hedder Wunderlist til at holde styr på mine opgaver. Her kan man også dele opgaver med sine kollegaer, så man har styr på hvem der laver hvad :)

Vi er forresten rykket mod Silicon Valley for at finde investorer til vores regnskabsprogram Billy's Billing. I den forbindelse har vi lavet en blog, hvor man kan følge min kollega Sebastian og jeg. Tjek den her: www.billyconvalley.com

Rigtig god lørdag til jer alle,

Toke

Er kommentaren brugbar? 1 0
Tina  den 08-06-2012 kl. 12:11

For en ny-opstartet selvstændig virksomhed er det jo reelt set noget man godt ved inderst inde, men en reminder er aldrig dårlig. Det er noteret.

Er kommentaren brugbar? 1 0
 

Tilføj en kommentar

 

 
For at holde spammere ude, fortæl os hvad er: fire + tre =
Husk Mig

Få besked når der kommenteres (Log ind for at få tilsendt mail)
 


Få besked når Toke skriver


Prøv Danmarks letteste regnskabsprogram gratis


Toke på Twitter

Hvis du vil have besked når Toke og ligesindede bloggere har lavet et nyt indlæg, så klik her:


Seneste kommentarer