Amino Ekspertblog

Ekspertblogger på Amino om strategi, ledelse og netværk

Fra på mandag læser jeg ikke længere e-mails

Skrevet af:
22. april 2012 | 8.746 Visninger | 34 kommentarer
Hvor mange stjerner giver du? :

Amino Ekspertblog

Soulaima Gourani

Ekspertblogger på Amino om strategi, ledelse og netværk

Forleden kom jeg hjem fra en uge i Mexico. Jeg var knap landet i DK før der tikkede hundredevis af mails ind på min telefon. Jeg var helt frusteret. Jeg overvejede i et kort sekund at sætte mig på en cafe og så bare gå i krig med de s.... mange mails. Trodse jetlag, familie og vasketøj! Hjemme kunne jeg ikke læse dem, for der ventede de skønne unger. Det gjore jeg selvsagt ikke, men tanken strejfede mig, og det er jo HELT galt.

Jeg har nu fundet ud af at jeg har oparbejdet mig en rigtig dårlig vane herhjemme i DK – jeg har fået mig en uvane. En særlig én af slagsen som jeg ikke håber du er ramt af!  Og hvis du er, håber jeg du vil dele dine tanker, ideer og løsninger med os andre. Mit problem er at hvis ikke jeg er konsekvent og ikke går og tjekker mails hele tiden, befinder jeg mig i en tåge fordi jeg hele  tiden modtager mails.

Ærligt, det kan være svært at holde fokus, tænke tanker til ende, når jeg er midt i noget andet, fordi det summer og brummer, bimler og bamler hele tiden med nye mails (nu har jeg selvsagt slået mail-alarm-funktionen fra). Førhen havde vi en aftale om ikke at tænde pc'en når vi var hjemme fra jobbet, men telefonen slukker vi sjældent (ved dårligt nok hvordan jeg slukker den). Og fordi vi bruger den til meget andet end lige at ringe med, har jeg pludselig langt flere øjeblikke hvor jeg liiiige kan tjekke mails. Mailen på min telefon er blevet min elsker, simpelthen.

Ingen telefon tændt i en uge

Se, inden jeg tog til World Economic Forum (WEF) i sidste uge, lovede jeg mig selv at jeg ville have min telefon slukket det meste af tiden. Den skulle være slukket for virkelig at at få noget ud at min tilstedeværelse (og selvsagt også for at undgå at blive vækket af opkald fra DK og for ikke at få en gigantisk regning).

Jeg var ret overrasket over effekten. Min gevinst var tydelig (ud over en taknemmelig bogholder når hun ser min mobilregning):

  • Jeg følte mig ikke så rastløs og kunne bedre koncentere min om konferencerne/møderne fordi jeg ikke blev afbrudt af opkald/SMS.
  • Jeg huskede også mere fra de samtaler jeg havde med folk. Mest fordi jeg ikke lige gik ud i gangen i pauserne for at ringe til nogen!
  • Jeg gik ikke forkert og blev ikke borte – det sker ellers for mig når jeg f.eks. er hjemme i DK, blandt andet fordi jeg taler/ tjekker telefonen mens eksempelvis jeg går på gaden (jeg indrømmer det – dog ALDRIG i bilen eller på cyklen).

Alt det her har fået mig til at tænke over mailen og hvad der er godt og skidt ved den. Jeg kan næsten ikke finde noget positivt at skrive om mailen lige nu.

En tidsrøver og en dårlig samvittighed og en konfliktskaber.

Kan du huske din første e-mail? Første gang jeg modtog en mail i mit liv, tænkte jeg – skønt! Det er sgu smart det her. I dag har jeg det helt helt, helt anderledes.

”Nul-mail-i–min-inbox-type”

Jeg er sådan en slags “nul-mail-i–min-inbox-type”, og det betyder at jeg har det bedst hvis jeg får svaret på alle mine mails hver dag, så min inbox er helt tom inden den ny dag starter. Det betyder at jeg konstant går og ”refresher” min telefon, og jeg prøver virkelig at svare på alle mine hundrede mails om dagen. Det tager en stor de af min tid (med hjælp fra mine to fortrolige PA'er som hjælper til med at organisere og sørge for at alle bliver taget i betragtning).

Problemet er ikke antallet af mails (og nogle gange også sms). Det som optager mig, er den afsindige dårlige kvalitet. De fleste gør sig simpelthen ikke engang særlige umage når de sender andre en mail. De sjusker både med indhold, men også opbygningen. Det betyder at det tager lang tid at læse og forstå mailen, og det skaber en lang tråd af mails frem og tilbage.

Mange gør intet for at man skal blive motiveret til at svare tilbage. I mit eksempel så staver de fleste mit navn forkert (og det må jeg sgu sige, hvis ikke engang folk gider tjekke hvordan et navn staves, bliver jeg sgu lidt træt allerede inden jeg skal i gang med at læse selve teksten).

Mails på telefonen - smart eller et helvede?

Jeg har bildt mig selv ind at ved at modtage mine mails på min telefon sparer jeg tid; jeg er desværre ikke helt af den opfattelse længere. Min frihed fra kontoret og især fra min computer har også været et argument jeg har brugt længe som en fordel og fortaler for at tjekke mails fra min telefon – men ulempen er at alle forventer svar med det samme  - eller jeg tror de forventer et svar prompte (hvilket betyder jeg af og til får skrevet en mail lidt hurtigt og med det til følge at jeg ikke fik sovet på svaret som jeg burde have gjort). 

De konflikter jeg har haft, er stort set alle opstået pga. misforståelser i mails. Kommunikation på skrift ER svært - og især med det antal mails jeg svarer på hver dag.

CC  står for ”crap crap”

Jeg bruger kun i ringe grad CC når jeg sender mails. Personligt læser jeg stort set aldrig mails hvor jeg er CC (kun i bestyrelsespost-sammenhænge hvor formanden eksempelvis sender en orientering).

TLDR (Too Long Didn’t Read)

Hos Google har man et internt  begreb: TLDR som betyder "mailen var for lang, så jeg læste den ikke". Jeg elsker bare den sætning!

30 % glemmes, og jeg kommer ikke i mål!

Min påstand er de fleste af de mails jeg modtager, ikke er skrevet med særlig stor omhu, og de bliver derfor også behandlet derefter. Og jeg tror sørme at jeg ikke engang kan huske mange af dem, selv lige efter at jeg har læst dem. Det er også som om der ingen målstreg findes når det handler om mails. Bedst som inboxen er tom, ankommer hundrede nye.

Mails er på vej retur 

Spørg en hvilken som helst 14-16 årig – de læser ikke mails og ser det som et ubrugeligt værktøj!

Dette bakkes op af Fred Wilson som kalder mails for "the e-mail bankruptcy" som betyder at mails kan være vejen til konkurs simpelthen, fordi det tager fokus fra jobbet der skal gøres. Det bliver hurtigt sagsbehandling og ikke tænkning og nyskabelse der fylder en arbejdsdag.

Mails benyttes også meget fordi så kan jeg BEVISE at du fik informationen (som jo altså ikke er lig med at jeg har læst den). Det er det som jeg kalder:

”Save my own ass culture”

Kender du denne her: ”Jeg har sendt dig en mail, ergo er du orienteret!”? Øh nej, bare fordi du har sendt mig en mail, behøver det jo ikke betyde at du kan gå ud fra at jeg har læst den og derfor er orienteret om dit ærinde.

Jeg har prøvet at skitsere de typer af mails jeg modtager, og hvordan jeg reagerer på dem.   

Forskellige typer mails

  • Den grundige mail som fortjener opmærksomhed. Den er skrevet og gennemtænkt, let at overskue, og jeg som modtager ved præcis hvad det er du har brug for at fortælle mig, hjælp til eller i øvrigt ønsker at kommunikere. Den er relevant og aktuel.
  • Den uformelle personlige og private mail. Denne type mail er en personlig mail hvori emnet er af mere privat karakter (fra en ven eller familie), og jeg svarer igen – helst ved at ringe tilbage.
  • Den sjuskede mail. Denne type mails er der flest af. Fyldt med slå- eller stavefejl (jeg er ikke perfekt heller, meeeeen der er grænser for hvor mange fejl der bør være i en mail), ingen struktur og er ikke gennemtænkt og svær som modtager at gennemskue, og ender tit med at blive slettet eller bare glemt  - øv, ikke?
  • Salgsmailen. Mailen jeg får fordi folk udelukkende vil sælge mig noget – bliver slettet omgående uden at blive læst.
  • SMS–mailen. Denne type mail bærer præg af at være så kortfattet  og hurtigt skrevet at den hverken har indledning eller afslutning. Budskabet er det eneste den indeholder (denne type mail er ofte skrevet fra en telefon, men sendt som en mail). Jeg svarer kun hvis det er vigtigt og relevant. Hvis det er fra én jeg ikke kender, føler jeg sjældent et behov for at regere.
  • Socialt-medie-mailen. Denne mail er skrevet igennem f.eks. Facebook og LinkedIn hvor afsenderen via dette netværk sender en mail til mig. Stadig en type mail mange finder uforpligtende at svare på. Jeg svarer når jeg har tid – og der kan gå måneder. 

Det sjove er at folk ofte ikke selv svarer når jeg sender dem et svar – f.eks. et afslag som jeg bruger tid på at skrive. Min erfaring at man kan komme langt ved at skrive tilbage og sige ”tak fordi du tog dig tid til at svare på min mail – og jeg håber vore veje krydses en anden gang" osv.

Nogle gange når der er en mail jeg ikke forstår, skriver jeg ” ring lige på det her nummer, så kan vi tage den over telefonen”, og ved I hvad? 90 % ringer aldrig!

Diæten - en hel uge uden mail

Nå, men fra på mandag har jeg besluttet at jeg i en hel uge ikke vil læse mails fra min telefon. I den uge vil jeg kun læse mails på bestemte tidspunkter på dagen og kun gøre det fra min computer - for at opleve hvordan det påvirker mig! Lidt skræmmende faktisk.

Hvor god er DU til at håndtere dine mails/din inbox?

  • Klarer det helt fint
  • Har lidt vanskeligheder ved at finde en balance 
  • Synes ikke jeg kan styre det
  • Bruger slet ikke mail

Hvad jeg gerne vil:

◦   Jeg vil gerne TALE med folk og bruge mindre tid på mine mails

◦   Jeg vil hellere bruge min kapacitet på at læse noget virkelig spændende

Så … ja tak til telefon, møder og korte beskeder på SMS

Kontakt mig gerne – bare ikke må e-mail ;-)

Lægger du en besked på min telefon, så husk at her gælder de samme regler som for mails. Gør mig motiveret til at ringe dig tilbage, oplys hvad det handler om, og hvor lang tid jeg skal afsætte til samtalen, og hvordan og hvornår det er bedst at fange dig.

Held og lykke, og læs evt. dette indlæg jeg har skrevet: Skriv mails folk gider at læse (også hvis du søger job via mails!)

Læs også


Kommentarer

BusinessMaroc  den 22-04-2012 kl. 09:33

Godt og nødvendigt indspark!

Personligt oplevede jeg i 2001 at jeg var ved at gå til i stress over antallet af daglige mails hvorefter jeg tog en drasstisk beslutning.

Jeg tog en kopi af alle mails og derefter slettede jeg hele molevitten. Det gav mig en ny start. Jeg indtog også den indstilling at jeg ikke ville "behage" folk med en maildialog omkring ting jeg fandt uinteressant, hvorfor jeg begyndte at svare konkret og direkte hvis ikke jeg havde nogen interesse i kommunikationen.

Det stødte nogen, men at sidde og bruge tid på noget som folk ikke ulejliger sig med at undersøge selv, er for mig den ultimative form for tidsspilde.

Gør dig selv den tjeneste at få en ekstra mobiltelefon. Sluk den arbejdsrelaterede når du er færdig med dagens arbejdsmæssige gøremål, og tænd den anden hvis nummer du giver ud til dem du gerne vil kontaktes af privat. Og gå ikke på kompromis med opkald.

Det der dog kan risikere at ske er at du i en periode får en uro som du er nødt til at "tøjle" ved andre gøremål eller rutiner med din familie. Når dette er gennemført vil du opleve en mere målrettet eller præcis formulering af den arbejdssfære/de rutiner du udfører og du vil blive mere effektiv i din dagligdag.

Det bedste resultat er dog, at du uge for uge får mere og mere fokus på hvad der er vigtigt for dig, og ikke hvad andre mener der vigtigt for dem i deres dialog med dig. Det betyder en oprydningsproces som giver dig mere overskud og livsglæde i det lange løb.

Mennesker der ønsker noget er som parasitter, og når der er nogle der konstant giver, giver og giver, så er der nogle der hele tiden bare tager, tager og tager, indtil de har fået tilfredsstillet deres behov og smutter videre. Sæt punktum for den process og få et gladere liv :)

Er kommentaren brugbar? 4 0
Jesper Laugesen  den 22-04-2012 kl. 10:04

Mails er for mig helt nødvendigt, og langt hen af vejen har jeg det som dig - der skal helst rydes op hver dag, så indbakken er tom og klar til en ny dag.

Jeg prøver med en masse undermapper, men synes ikke rigtig det gør det lettere - så skal jeg jo til at huske hvilken mappe jeg nu puttede de enkelte mails i !!

Jeg benytter ikke selv telefonen til mails - og ville ønske andre heller ikke gjorde det - kvaliteten af "telefonmails" er generelt ringe og bærer tydelig præg af at det er besværligt at skrive, ligesom der ikke er fokuseret på opgaven ( det tror jo pokker hvis du svarer mens du er i haven, på tur, til fest eller hvad ved jeg).

Men til business foretrækker jeg mailen - så har vi facts på skrift, og når jeg taler med kunder i tel. , ender det jo alligevel med at de/jeg må sende en mail med bekræftelse.

Samtidig kan man jo selv gøre en indsats for ikke at modtage for mange unødvendige mails - f.eks behøver jeg ikke få besked hver gang der kommenteres på indlæg fra Amino - jeg skal nok selv checke de tråde jeg deltager i - når det passer for mig. :)

Er kommentaren brugbar? 1 0

Tak for super indlæg Soulaima!!

Kan varmt anbefale bogen:

"Don't read emails in the morning"

Dvs. det er ikke nødvendigt at købe bogen, bare lær at leve efter titlen ;-)

Og/eller gør som forfatteren til bogen;

"4 hour work week"

Timothy Ferris

- nøjes med at læse mails 1 gang om ugen (dagen til en start måske)

Sæt en "autoresponder" op, der beder folk ringe istedet - hvis deres henvendelse kræver omgående svar.

Og så, selvfølgelig (som du så rigtigt pointerer Soulaima):

Lad være med at slå email-notifikationer til på din Tlf.!

(del evt de vigtige op - fra kæresten, børn, bossen etc.)

Er kommentaren brugbar? 1 0
Martin Thorborg  den 22-04-2012 kl. 10:49

Jeg gør følgende:

Har altid min tlf. på lydløs og så checker jeg den et par gange om dagen og ringer nogle gange tilbage til dem der lægger besked.

Min mail skal jeg aktivt hente, den kommer ikke automatisk.

Jeg svarer vigtige mails med det samme og lader der andre ligge et par uger.

Det betyder at ikke vigtige beskeder ikke bliver til en "samtale" da folk der får svar efter 14 dage, godt ved at der ikke bliver flere svar.

På den måde sparer jeg monster meget tid og modvirker stress.

De bedste hilsner

Martin

Er kommentaren brugbar? 3 0
Peter Skouhus  den 22-04-2012 kl. 12:32

Hmm...

Jeg er nok i mindre tal. Min mails kommer ind på: Ipone, Ipad og Mac samtidig 24/7. Jeg kan simpelhen ikke lade være med det...men ja, det kan stress lidt en gang imellem.

HELDIGVIS har jeg verdens mest forstående hustru som acceptere det :-)...

Er kommentaren brugbar? 1 1
Kenneth Boysen  den 22-04-2012 kl. 12:47

Fedt indlæg.

Jeg glæder mig til den dag hvor jeg modtager så mange e-mails at det er et problem for mig. Jeg kan dog sagtens forestille mig at det voldtsomt tidskrævende og kan fjerne fokus på mange områder.

Jeg er selv lige kastet mig ud i det selvstændige liv, og tænker at mange e-mails også må være et tegn på succes. Både økonomisk og socialt.... Så et eller andet sted, håber jeg også i tager det som et skulderklap :)

Er kommentaren brugbar? 2 0
Hagbart  den 22-04-2012 kl. 13:59

Jeg er så træt at smartphones som inkludere at jeg modtager mine emails på den, den er nu skrottet til fordel for en simpel Nokia 100 som nærmest kun kan ringe og sende sms...dejligt.

Er kommentaren brugbar? 2 0
Philip Mahler  den 22-04-2012 kl. 14:06

Sjovt indlæg for jeg skal netop i gang med samme udfordring denne uge.

3 fastsatte tidspunkter til at checke mail (på computeren) og push slået fra telefonen. Tror det bliver dejligt, men hårdt!

Old habits die hard.

Er kommentaren brugbar? 1 0
Babar Baig   den 22-04-2012 kl. 14:59

Rigtig gode betragtninger.

Min største udfordring er, at undgå at lade indbakken være dagsorden for dagen. Man tager sig selv i at bruge indbakken som dagsorden – på de måde når man ikke det man oprindelig skulle.  

Mvh

Babar

Er kommentaren brugbar? 5 0
David Brodin Larsen  den 22-04-2012 kl. 15:10

Jeg er ikke helt uenig... hos mig bliver mails besvaret eller slettet en gang om dagen, i øvrigt i forbindelse med at dagens almendelige post besvares eller smides ud. Selvfølgelig er der undtagelser, når fx. man aftaler at bestemte ting sendes, eller modtages, med det samme pr. mail, kurer eller personligt..

Tilgengæld er der ikke noget nyt i det.... det svare faktisk til hvad Harry Motor sage om besvarelse af post i de foredrag han holdt, allerede tilbage, i firserne ;-) Sjovt nok skal den dybe tallerken en gang i mellem genopdages...

Er kommentaren brugbar? 2 0
Soulaima Gourani  den 22-04-2012 kl. 15:19

@David - din kjekke indstilling skyldes vel at du også modtager lige så mange som jeg hver dag OG at dine mails har en høj kvalitet!

"Problemet er ikke antallet af mails (og nogle gange også sms). Det som optager mig, er den afsindige dårlige kvalitet. De fleste gør sig simpelthen ikke engang særlige umage når de sender andre en mail. De sjusker både med indhold, men også opbygningen. Det betyder at det tager lang tid at læse og forstå mailen, og det skaber en lang tråd af mails frem og tilbage."

Er kommentaren brugbar? 1 0
Martin Vinther  den 22-04-2012 kl. 15:55

Jeg giver Soulaima helt ret i at kvaliteten i alle former for kommunikation, har en stor indflydelse på hvor effektiv den er. Personlig vil jeg bruge dit blog indlæg som inspiration til at næste uge skal være "Jeg tænker mig godt før jeg trykker SEND på en ny mail"-ugen

... Det kunne jo tænkes at modtagere af mine mails (hvor jeg har tænkt mig godt om inden jeg trykker SEND) også vil blive inspireret.

Da jeg tidligere var ansat i PA Consulting brugte vi meget tid på at tænke Top-Down i al vores kommunikation... Jeg synes faktisk at det virkede.

Er kommentaren brugbar? 1 0
Robert Kronberg  den 22-04-2012 kl. 16:03

I starten syntes jeg, at det var hammer smart at emails automatisk tikkede ind på skærmen. Dog skete der flere ting, som fx at jeg blev stresset, når jeg var til fest eller møde, over sure emails og den slags.

I dag benytter jeg kun min smartphone i nødsituationer, og jeg har afbestilt min flatrate på GPRS, så udover tid sparer jeg også penge. Teknisk set har jeg ikke længere brug for en smartphone og benytter mere og mere en billig Samsung, som jeg har. Det kan intet, men den virker.

Jeg er selv lidt irriteret, når jeg modtager disse korte telefon-emails (sent by iPhone og den slags), hvor man fornemmer, at der overhovedet ikke er reflekteret over noget. Det er fint i en hastesag (nødsituation), men det er ikke nødsituation hver dag, og oftere og oftere svarer jeg end ikke på min telefon, når den ringer.

Min Skype er ofte lukket, især om aftenen. Hvis folk ikke gider betale et par kroner for at snakke med mig, så er det ikke vigtigt.

Hilsen, Robert

Er kommentaren brugbar? 2 0
Rasmus  den 22-04-2012 kl. 16:28

Mails er fede. I vores travle verden er det efterhånden en af de få asynkrone kommunikationsformer vi har tilbage foruden det gammeldags brev.

Problemet med synkron kommunikation er at andre skal bestemme hvornår noget er vigtigt nok til at forstyrre mig. Jeg prøver at få så meget på email som muligt. Så har jeg kun et sted jeg skal tjekke og jeg kan selv vælge hvornår jeg har tid/lyst til at tjekke den.

Det som jeg hører du mangler er et system.

En anden nævner Timothy Ferriss og en anden en bog om hvorfor man ikke skal tjekke mails om morgenen. Tim skriver at man kam prøve at tjekke mails et kvarter inden frokost og et kvarter inden man går hjem. På denne måde udnytter man Parkinsons lov og når mere ved at timeboxe opgaven.

Dette funker fint for mig. Til gengæld bruger jeg ikke IM i nogen form (instans messaging), prøver at opdrage folk til at sende mig en mail istedet for at ringe (ofte tager jeg ikke telefonen men lader telefonsvaren finde ud af om noget at vigtigt. Tip: sælgere ligger ikke beskeder :)).

Så alt i alt er mails fantastiske. Det vigtige er at bruge mediet rigtigt, have et system og lade være med at tro at alle skal have svar indenfor x timer (hvem har et job hvor nogen dør hvis der lige går en dag eller to inden man svarer)

Er kommentaren brugbar? 1 0
Hagbart  den 22-04-2012 kl. 16:37

Det vigtige er at bruge mediet rigtigt, have et system og lade være med at tro at alle skal have svar indenfor x timer (hvem har et job hvor nogen dør hvis der lige går en dag eller to inden man svarer)

Dette kan også overføres til div. fora hvor mange nærmest kræver at få et svar på 5 min.

Der er jo rig mulighed for at man kan abb. på sit indlæg.

Er kommentaren brugbar? 1 0
David Brodin Larsen  den 22-04-2012 kl. 16:38

@Soulaima   He He... Jeg tvivler ikke på at du får flere "skod" mails end mig. Men min kjekke indstillling skyldes at jeg allerede for flere år siden kom til cirka de samme konklusioner som du er kommet til ;-) men jeg giver dig da fuldkommen ret i at folk burde tænke over hvad det er de sender til andre. Til gengæld hvis man sletter lortet så skal de nok vende tilbage hvis det er vigtigt..

Er kommentaren brugbar? 1 0
Lars Larsen  den 22-04-2012 kl. 18:07

Sikke en fed tråd - som sendt fra himlen simpelthen. Jeg går selv med de samme (luksus) problemer med massevis af emails hver eneste dag, og man vil jo helst svare på dem alle, da man ikke altid kan vide hvem den næste store kunde er...!!!

For at redde mig selv fra, at gå ned med stress har jeg f.eks gjort det, at jeg har lavet en FAQ på min hjemmeside, der har hjulpet meget med at få antallet af de dårlige/useriøse mails bragt ned. Endvidere beder jeg potentielle kunder om(på kontaktsiden hvor emailen er angivet), at læse informationerne på websiden igennem før de sender mig en mail. Alle, der sender mails til mig på adressen på websiden, får et autosvar som fortæller at de fleste svar kan findes på websiden.

Herefter svarer jeg på de mails der bærer præg af at være fra en seriøs kunde først, og de andre for lov at ligge i et stykke tid, mens nogle ikke bliver besvaret.

Disse tiltag virkede efter hensigten, men det der så er sket er, at jeg nu modtager en bunke mails hver dag, som har en håndfuld mere eller mindre tunge vedhæftelser. Altså er jeg tilbage til stress, med ikke bare mange(dog færre end før) men nu også flere af de tunge emails hver dag.

Jeg har som forsøg prøvet, at lade 2-3 af mine medarbejdere på kontoret tage sig af nogle af mailene, men så var de ved at gå ned med stress i stedet for mig(de laver jo også andre ting).

Det har længet været sådan at jeg ikke helt hvad jeg skal gøre, og jeg tør næsten ikke lade være med at besvare emails hver dag inkl. weekender, for ellers bliver bjerget af mails bare uoverskueligt.

I perioder har jeg bevidst ikke taget telefonen, hvis det var fra et nummer jeg ikke kendte, da jeg vidste at tage telefonen ville blot betyde mere stress.

På telefonen skal jeg selv hente mails, og jeg svarer for så vidt muligt ikke på mails her, medmindre jeg er på kontoret eller mailen er meget vigtig.

Efter at have læst denne tråd, så tror jeg at jeg fremover må give mig selv et los bagi, og begrænse mig selv i hysteriet med besvarelser af emails.

Jeg vil begrænse mig i antallet af timer med emails til 2 eller 3 hver dag i første omgang, og så se hvordan det går.

Er kommentaren brugbar? 3 0
Brian Reinhold Jensen  den 22-04-2012 kl. 21:51

Rigtigt gode betragtninger Soulaima, både om kvaliteten af emails og om håndteringen af dem.

Jeg har det selv sådan at jeg gerne vil have tømt min indbakke når (arbejds)dagen er slut, til det har jeg tillært mig forskellige rutiner bla. en udbredt anvendelse af regler og automatiske sorteringer. Jeg har, en gang i en fjern fortid beskrevet det her: www.baglokalet.dk/opgavestyring-indbakke

Ganske som dig har jeg store udfordringer med at have mulighed for at læse mails på min telefon, ja jeg kan jo bare lade være med at tjekke dem - og nej det kan jeg alligevel ikke.

Indtil for kort tid siden, styrede jeg det ved at sætte en tidsbegrænsning på synkroniseringen af mail på min telefon, så mails kun blev synkroniseret på hverdage mellem 6.00 og 18.00. Det var muligt på mine Android-enheder, men jeg kan ikke finde indstillingen på min iPhone (spørg mig ikke hvorfor jeg er skiftet).

Lige nu har jeg svært ved at lade være med at se efter om der lige er kommet en mail. Omvendt er det nu rart at kunne slette/arkivere en bunke mails under aftenkaffen, så de ikke ligger til næste morgen. For du har ganske ret i at der kommer mange mails, som ikke gør sig fortjent til videre behandling :-)

Jeg kender mine egne begrænsninger, så på mine ferier plejer jeg at sætte SIM-kortet over i en gammel telefon. Den kan bruges til samtaler og kan sende/modtage SMS, på den måde bliver jeg ikke fristet til lige at tjekke mails en lun aften med et glas rødvin i hånden. "Ynkeligt" siger du? Ja, men jeg kender mine begrænsninger udi selvkontrol.

/Brian

Er kommentaren brugbar? 1 0
Dan Nielsen  den 23-04-2012 kl. 20:58

Det er et rigtig stærkt indlæg, og du rammer mange rigtige punkter.

Især hvordan email kommunikation oftest går så hurtigt at det bliver en smule sjusket. Der er måske tale om en form for negativ spiral, hvor folk pga. deres egen email travlhed ikke har overskud eller tid til at opbygge mails fornuftigt.

Jeg vil opfordre, og opfordre alle til at tænke over deres email vaner, enten ved at læse en indlæg som dette eller andre såkaldte "rules/etiquette of email".

Dog vil jeg påpege en lille ting, som andre der er i lignende situation også skal tage til sig.

Hvis man er en "GTD" nul mails i inbox type (Som er meget meget sundt for både dig og dine kollegaer), er det vigtigt at man kun tjekker sin email når man har overskud til at tage stilling til mails. Slå notifications fra på telefonen. Luk din email klient når du arbejder. Og for guds skyld lad værd med at besvare mails den første time efter du er kommet på arbejde - denne er den mest produktive og derfor den dummeste time af din dag at bruge på at svare mails.

En lille personlig kommentar til sidst, om hvordan jeg forsøger at arbejde mine emails lidt ned i antal.

Når man arbejder sammen med mange mennesker, måske på mange projekter kan det være fornuftigt at undersøge andre kommunikationsformer der er på et mere professionelt og "flydende" niveau end eksempelvis SMS'er og voicemails.

Jeg har selv haft stor success med Podio, men for eksempel kan en service som Yammer også være guld værd. Målet er under alle omstændigheder at holde mail kommunikation til hvad den er god til.

Igen mange tak for et godt (og tydeligt velskrevet) indlæg.

Er kommentaren brugbar? 1 0
Soulaima Gourani   den 23-04-2012 kl. 21:37

Kære venner, har I læst dette? Godt eksempel på hvad der sker / kan ske med " svar alle"knappen:

m.bt.dk/.../article.pml;jsessionid=16215C6C9B0AA32C39C31FFB762A034E.uw-portal2

Er kommentaren brugbar? 1 0
Jannik Lindquist  den 24-04-2012 kl. 15:06

Skift til Gmail og slå "Priority Inbox" til på pc og telefon. Problem solved. Telefonen giver herefter kun notifikationer for de mail, som du har specificeret som vigtige - og på computeren ligger vigtige mails i en afdeling for sig selv over alt andet. Virker ikke på iPhone/iPad

Er kommentaren brugbar? 1 0
Steffen Pedersen  den 25-04-2012 kl. 01:21

Microsoft har en fantastisk gut ansat der hedder Scott Hanselman som også har givet en ret god talk på dette område: www.hanselman.com/.../ItsNotWhatYouReadItsWhatYouIgnoreVideoOfScottHanselmansPersonalProductivityTips.aspx

Er kommentaren brugbar? 1 0
Soulaima Gourani  den 30-04-2012 kl. 21:02

Tak for alle jeres bidrag - jeg har næsten ikke læst mails i en hel uge nu - og det er meget svært - men jeg forsøger at finde gode løsninger. TAK for alle jeres bidrag!

SMS er det eneste medie hvor åbningsraten er stort set 100% - måske flere af os skulle overveje SMS for det tvinger os også til at gøre det kort og præcist? Personligt er jeg vild med SMS. Hellere det end e-mail.

Er kommentaren brugbar? 2 0
Jesper Sommer  den 01-05-2012 kl. 10:39

Hele denne misere, hvor det bimler og bamler, skyldes at email som kommunikationsværktøj er forholdsvist nyt - og i grunden er en envejskommunikation.

Jeg har selv været stress-ramt, men følgende har hjulpet:

1) Slå lyden fra mobilen. Check indkomne mails og samtaler med  (for dig) passende mellemrum.

2) Adskil dine mail-konti. Afgør, hvilke du vil have synkroniseret på smartphonen.

3) Beslut, HVORNÅR du vil besvare. Der er ingen, der siger di absolut SKAL besvare alt indenfor 1 time.

4) Beslut HVAD du vil besvare - og HVAD du bare vil slette.

5) Overvej at sætte en auto-reply på "Mails bevares oftest indenfor xx timer/dage. Useriøse mails besvares ikke etc..."

Ovennævnte er nemt at sige, men svært at efterleve. Husk blot på at du ofte bestemmer, hvem og hvornår du vil svare.

Er kommentaren brugbar? 2 0
Brian Reinhold Jensen  den 01-05-2012 kl. 15:01

@Soulaima

Jeg er lidt ambivalent mht. til SMS. Du har ret i at det er kort og de bliver åbnet med det samme.

Men modsat mails, så glemmer jeg tit at svare på SMS hvis jeg ikke lige kan give et svar når jeg modtager beskeden. Mails derimod, kan jeg samle op på under aftenkaffen i ro og mag :-)

/Brian

Er kommentaren brugbar? 2 0
Thomas Navntoft  den 10-05-2012 kl. 03:45

Jeg tror også at jeg kommer til at elske ”crap crap” og "Too Long Didn’t Read" :)

Er kommentaren brugbar? 1 0
BroncofanDK  den 30-05-2012 kl. 12:08

Jeg er inkarneret e-mail hader, og desværre også slave. Jeg arbejder med ledelse af internationale salgsteams og salg af kapitalvarer (maskiner).

Når jeg for 10-12 år siden rejste bestod rejserne normalt af møder fra kl. 8-17:30, tilbage til hotellet i ca 1 time, ud at spise/opfølgning/socialt til ca 23, og div småting og i seng.

Hjemme på kontoret tikkede ofte en fax ind og folk der vurderede om de kunne klare den, og hvis ikke ringende de til mig og vi klarede det.

Email helvede betyder nu at du skal have tid til mails mv midt på dagen for de bliver ikke svaret af andre og det forventes ikke. Kl 23 kommer man stadig tilbage på hotellet og så er der lige 2-3 timers kontorarbejde.

Det er stress fremkaldende, urimeligt og fuldstændig forventet. Du har folk der sender mails på alle tider af døgnet og forventer svar på kort tid.

Jeg har instigeret at hvis det er vigtigt så ringer du - hvis det er lav prioritet så send en mail. Det kan du bare ikke lige kræve af dine kunder.

Som

Er kommentaren brugbar? 2 0
Erik Pilgaard Hejlskov  den 30-05-2012 kl. 12:47

Dit blogindlæg er TLDR... Nej pjat, jeg har faktisk læst hele indlægget.

Jeg vil også give dig ret en del af vejen, men jeg mener ikke at det er mails der har skylden. Det er den forkerte brug af mails der har skylden.

Du nævner selv at du har tjekket mails via telefonen, og du nævner også den sjuskede mail, SMS-mailen og socialt-medie-mailen. Det er alt sammen forkert brug af mails.

- Sørg for at gøre mails konkrete og i et godt sprog uden div. fejl osv.

- Tjek kun mails når du har tiden til det, og dermed kan have dine tanker med i mailen.

- Tjek dine mails via din computer. Tjekker du den via telefon, tablet eller lignende, så overholder du med 99% sandsynlighed ikke ovenstående punkter.

- Inddel mails meget struktureret i mapper, så du altid ved hvad der er hvor.

Hvis du overholder dette, så har du en ekstrem brugbar dokumentation omkring aftaler mv. og det går faktisk hurtigere end telefon.

For med telefonen så opstår der altid ekstra emner eller andre knap så relevante ting, som der bruges tid på.

Dette var 5 cent fra en person som elsker mails, hader at snakke i telefon og som ikke forstår hvordan unge i dag formår at komme helt uden om mails.

I må alle have en fantastik dag.

Er kommentaren brugbar? 2 0
Robert Kronberg  den 30-05-2012 kl. 19:38

Jeg har "Priority Inbox", da vi bruger Google Apps, hvilket derved vil sige, at vor email-server er hosted af Google.

Men den går alligevel ikke, da jeg igen, atter igen, ikke vil, kan eller gider sidde 18 timer i døgnet og besvare "priority" emails.

Alle kunder er nemlig "priority", men sidder jeg med vennerne eller familien, så er jeg ikke interesseret i at blive forstyrret af et problem, der alligevel ikke kan løses før i morgen, så hvorfor skal jeg spekulere på det nu og få aftenen ødelagt.

IM, og derved også Skype, er som sagt næsten altid lukket ned, da jeg hverken gider eller kan 117 IM-beskeder midt i det hele og hele tiden, og ja, faktisk fra det øjeblik, hvor jeg går online (selvom der står, at jég ikke er til stede - eller ligefrem, at jeg ikke vil forstyrres - det rager folk en høstblomst). Hvordan har du det, hvad sker der, og hvorfor dit og dat.

Send en email, og så tager jeg den derfra. Jeg kan ikke sidde og chatte i timevis og i 18 timer i døgnet med folk som ikke ved, hvad de ellers skal lave.

Og så er der dem, der svarer en email omgående med et nyt spørgsmål, som om email er en chat. De samme mennesker sender 117 emails, hvis man ikke svarer omgående.

Det er bare ikke muligt - eller rettere, så må de betale mere for ydelsen, da de bruger oceaner af ens tid.

Hilsen, Robert

Er kommentaren brugbar? 1 0
Erik Hamre  den 30-05-2012 kl. 19:56

TL/DR

Er kommentaren brugbar? 2 0
Susanne Eghoff  den 20-03-2013 kl. 21:29

Aj, hvor jeg bare kan nikke genkendende til det hele Soulaima-indlægget !

Det er fint nok med alle de gode og fine råd og vink om håndteringen af mail og sms.

Men-men - problemet er desværre således, at afsendere stort set altid forventer klar-parat-svar-med-det-vums!!

Og så har vi balladen :-(

Jeg har lige haft én af slagsen i dag. En utilfreds kunde, der har været ret uheldig med at ryge ind i en af mine mega travle perioder, hvor rigtig meget har måttet ligge på stand by - også sms´ere og mails.

Dét er dybt frustrerende for begge parter - og stressende for en selv. Og selvfølgelig et dårligt signal at sende til kunder...måske med negative følgevirkninger.

Så det værste med ikke at have mulighed for besvarelse af alle disse mails og sms´ere, det er folks reaktioner. At de simpelthen forventer, at du svarer promte på deres henvendelse - for nu har de jo henvendt sig til dig, ikk`? - og så har du bare at svare med det samme!

(ja, og tænk - som der rigtig nok også bliver skrevet - når man så skriver et svar og bruger tid herpå, så hører man ikke en dyt !!!!

Det er da useriøst og respektløst, ikk´?

Er kommentaren brugbar? 1 0
Kim Johannesen  den 26-06-2014 kl. 09:16

I min verden handler det ikke kun om e-mail — det handler om hele den måde, hvorpå vi (og især jeg) er konstant online, og dermed aldrig rigtig slapper af og keder os.

Skrev sidste år et (lidt langt) blogindlæg om det: http://kimblim.dk/2013/06/nokia-connecting-people-disconnecting-kimblim.html

Er kommentaren brugbar? 1 0
Remy  den 26-06-2014 kl. 09:48

Hvis man får 100 e-mails på en gang. Så betyder det bare at man ikke kontrolere sin e-mails ofte nok :-)

Er kommentaren brugbar? 1 1
Cicoor Host & Saas ApS  den 26-06-2014 kl. 09:59

Jeg har gjort det at jeg nu har flere email adresser.

En skodmail til når jeg er tvunget til opgive email i forbindelse med køb, download mv., men hvor jeg egentligt ikke er interesseret i videre kommunikation. Her er Gmail, mail.com, outlook.com mv. perfekte.

En konto til nyhedsbreve som jeg er interesseret i.

Så min egentlige mailkonto til forretningskorrespondance.

Problemet er at nogle simpelthen forventer at man sider 24/7 foran sin computer og svarer på mails inden for få minutter. Jeg blevet ringet op af en kunde som skældte mig ud fordi hun ikke havde fået svar på en mail som hun havde sendt for et kvarter siden.

En anden ting er at man lige sender en mail rundt til alle fordi så er de orienteret. Nogle forventer lige frem at de bliver orienteret om alt. Den anden dag ringede en bekendt og fortalte at en af hendes kollegaer havde flippet fuldstændigt ud fordi han ikke var blevet orienteret om et 2 timers kursus hun havde arrangeret for nogle medarbejdere efter aftale med hendes chef. Han havde ingen interesse i det, men var alligevel blevet så ophidset at han til sidst råbte "Fuck dig".

Så derfor ryger der tonsvis af mails rundt til medarbejderne mv. som ikke har nogen interesse i dem. Alligevel skal de bruge nogle sekunder til at afgøre hvad de skal gøre ved mailen. Nogle vil slette den mens andre vil bruge tid på at arkivere den.

Så det er også et spørgsmål om selv ikke at sende flere mails end højest nødvendigt. F.eks. at overveje om mailen er relevant for alle før de ryger på CC. Måske endda skrive to mails. En udførlig til dem som har stor interesse i den, og måske bare en linje til dem som ikke har så stor interesse med besked om at de kan kontakte en hvis de vil have yderligere oplysninger.

Er kommentaren brugbar? 1 0
 

Tilføj en kommentar

 

 
For at holde spammere ude, fortæl os hvad er: to + tre =
Husk Mig

Få besked når der kommenteres (Log ind for at få tilsendt mail)
 

Om denne blog


Få besked når Soulaima skriver


Soulaima Gourani

Mod til succes 

Er du kørt sur i det hele? Er du træt af chefen? Er du bitter over at din kollega blev forfremmet i stedet for dig? Keder du dig på jobbet – eller i det hele taget? Ærgrer du dig over at du aldrig fik muligheden for at forfølge din drøm? Den gode nyhed er, at der IKKE kommer nogen og redder dig. Du har selv det fulde ansvar, du er selv nøglen til forandring – og du har alle muligheder.

Du kan købe ‘Mod til Succes’ som p-bog og e-bog.

Tag magten over din karriere

Tag magten over din karriere - køb den her

Vil du skifte job? Vil du være leder? Vil du være selvstændig? Lave noget sjovere? Tjene flere penge? Have mere tid til rådighed? Være gladere? Ved du, hvad du vil med dit arbejdsliv?

Vil du give din virksomhed et serviceeftersyn? Klik her.

   


Soulaima på Twitter

Hvis du vil have besked når Soulaima og ligesindede bloggere har lavet et nyt indlæg, så klik her:


Seneste kommentarer