Bliv gratis medlem
Forleden kom jeg hjem fra en uge i Mexico. Jeg var knap landet i DK før der tikkede hundredevis af mails ind på min telefon. Jeg var helt frusteret. Jeg overvejede i et kort sekund at sætte mig på en cafe og så bare gå i krig med de s.... mange mails. Trodse jetlag, familie og vasketøj! Hjemme kunne jeg ikke læse dem, for der ventede de skønne unger. Det gjore jeg selvsagt ikke, men tanken strejfede mig, og det er jo HELT galt.
Jeg har nu fundet ud af at jeg har oparbejdet mig en rigtig dårlig vane herhjemme i DK – jeg har fået mig en uvane. En særlig én af slagsen som jeg ikke håber du er ramt af! Og hvis du er, håber jeg du vil dele dine tanker, ideer og løsninger med os andre. Mit problem er at hvis ikke jeg er konsekvent og ikke går og tjekker mails hele tiden, befinder jeg mig i en tåge fordi jeg hele tiden modtager mails.
Ærligt, det kan være svært at holde fokus, tænke tanker til ende, når jeg er midt i noget andet, fordi det summer og brummer, bimler og bamler hele tiden med nye mails (nu har jeg selvsagt slået mail-alarm-funktionen fra). Førhen havde vi en aftale om ikke at tænde pc'en når vi var hjemme fra jobbet, men telefonen slukker vi sjældent (ved dårligt nok hvordan jeg slukker den). Og fordi vi bruger den til meget andet end lige at ringe med, har jeg pludselig langt flere øjeblikke hvor jeg liiiige kan tjekke mails. Mailen på min telefon er blevet min elsker, simpelthen.
Ingen telefon tændt i en uge
Se, inden jeg tog til World Economic Forum (WEF) i sidste uge, lovede jeg mig selv at jeg ville have min telefon slukket det meste af tiden. Den skulle være slukket for virkelig at at få noget ud at min tilstedeværelse (og selvsagt også for at undgå at blive vækket af opkald fra DK og for ikke at få en gigantisk regning).
Jeg var ret overrasket over effekten. Min gevinst var tydelig (ud over en taknemmelig bogholder når hun ser min mobilregning):
- Jeg følte mig ikke så rastløs og kunne bedre koncentere min om konferencerne/møderne fordi jeg ikke blev afbrudt af opkald/SMS.
- Jeg huskede også mere fra de samtaler jeg havde med folk. Mest fordi jeg ikke lige gik ud i gangen i pauserne for at ringe til nogen!
- Jeg gik ikke forkert og blev ikke borte – det sker ellers for mig når jeg f.eks. er hjemme i DK, blandt andet fordi jeg taler/ tjekker telefonen mens eksempelvis jeg går på gaden (jeg indrømmer det – dog ALDRIG i bilen eller på cyklen).
Alt det her har fået mig til at tænke over mailen og hvad der er godt og skidt ved den. Jeg kan næsten ikke finde noget positivt at skrive om mailen lige nu.
En tidsrøver og en dårlig samvittighed og en konfliktskaber.
Kan du huske din første e-mail? Første gang jeg modtog en mail i mit liv, tænkte jeg – skønt! Det er sgu smart det her. I dag har jeg det helt helt, helt anderledes.
”Nul-mail-i–min-inbox-type”
Jeg er sådan en slags “nul-mail-i–min-inbox-type”, og det betyder at jeg har det bedst hvis jeg får svaret på alle mine mails hver dag, så min inbox er helt tom inden den ny dag starter. Det betyder at jeg konstant går og ”refresher” min telefon, og jeg prøver virkelig at svare på alle mine hundrede mails om dagen. Det tager en stor de af min tid (med hjælp fra mine to fortrolige PA'er som hjælper til med at organisere og sørge for at alle bliver taget i betragtning).
Problemet er ikke antallet af mails (og nogle gange også sms). Det som optager mig, er den afsindige dårlige kvalitet. De fleste gør sig simpelthen ikke engang særlige umage når de sender andre en mail. De sjusker både med indhold, men også opbygningen. Det betyder at det tager lang tid at læse og forstå mailen, og det skaber en lang tråd af mails frem og tilbage.
Mange gør intet for at man skal blive motiveret til at svare tilbage. I mit eksempel så staver de fleste mit navn forkert (og det må jeg sgu sige, hvis ikke engang folk gider tjekke hvordan et navn staves, bliver jeg sgu lidt træt allerede inden jeg skal i gang med at læse selve teksten).
Mails på telefonen - smart eller et helvede?
Jeg har bildt mig selv ind at ved at modtage mine mails på min telefon sparer jeg tid; jeg er desværre ikke helt af den opfattelse længere. Min frihed fra kontoret og især fra min computer har også været et argument jeg har brugt længe som en fordel og fortaler for at tjekke mails fra min telefon – men ulempen er at alle forventer svar med det samme - eller jeg tror de forventer et svar prompte (hvilket betyder jeg af og til får skrevet en mail lidt hurtigt og med det til følge at jeg ikke fik sovet på svaret som jeg burde have gjort).
De konflikter jeg har haft, er stort set alle opstået pga. misforståelser i mails. Kommunikation på skrift ER svært - og især med det antal mails jeg svarer på hver dag.
CC står for ”crap crap”
Jeg bruger kun i ringe grad CC når jeg sender mails. Personligt læser jeg stort set aldrig mails hvor jeg er CC (kun i bestyrelsespost-sammenhænge hvor formanden eksempelvis sender en orientering).
TLDR (Too Long Didn’t Read)
Hos Google har man et internt begreb: TLDR som betyder "mailen var for lang, så jeg læste den ikke". Jeg elsker bare den sætning!
30 % glemmes, og jeg kommer ikke i mål!
Min påstand er de fleste af de mails jeg modtager, ikke er skrevet med særlig stor omhu, og de bliver derfor også behandlet derefter. Og jeg tror sørme at jeg ikke engang kan huske mange af dem, selv lige efter at jeg har læst dem. Det er også som om der ingen målstreg findes når det handler om mails. Bedst som inboxen er tom, ankommer hundrede nye.
Mails er på vej retur
Spørg en hvilken som helst 14-16 årig – de læser ikke mails og ser det som et ubrugeligt værktøj!
Dette bakkes op af Fred Wilson som kalder mails for "the e-mail bankruptcy" som betyder at mails kan være vejen til konkurs simpelthen, fordi det tager fokus fra jobbet der skal gøres. Det bliver hurtigt sagsbehandling og ikke tænkning og nyskabelse der fylder en arbejdsdag.
Mails benyttes også meget fordi så kan jeg BEVISE at du fik informationen (som jo altså ikke er lig med at jeg har læst den). Det er det som jeg kalder:
”Save my own ass culture”
Kender du denne her: ”Jeg har sendt dig en mail, ergo er du orienteret!”? Øh nej, bare fordi du har sendt mig en mail, behøver det jo ikke betyde at du kan gå ud fra at jeg har læst den og derfor er orienteret om dit ærinde.
Jeg har prøvet at skitsere de typer af mails jeg modtager, og hvordan jeg reagerer på dem.
Forskellige typer mails
- Den grundige mail som fortjener opmærksomhed. Den er skrevet og gennemtænkt, let at overskue, og jeg som modtager ved præcis hvad det er du har brug for at fortælle mig, hjælp til eller i øvrigt ønsker at kommunikere. Den er relevant og aktuel.
- Den uformelle personlige og private mail. Denne type mail er en personlig mail hvori emnet er af mere privat karakter (fra en ven eller familie), og jeg svarer igen – helst ved at ringe tilbage.
- Den sjuskede mail. Denne type mails er der flest af. Fyldt med slå- eller stavefejl (jeg er ikke perfekt heller, meeeeen der er grænser for hvor mange fejl der bør være i en mail), ingen struktur og er ikke gennemtænkt og svær som modtager at gennemskue, og ender tit med at blive slettet eller bare glemt - øv, ikke?
- Salgsmailen. Mailen jeg får fordi folk udelukkende vil sælge mig noget – bliver slettet omgående uden at blive læst.
- SMS–mailen. Denne type mail bærer præg af at være så kortfattet og hurtigt skrevet at den hverken har indledning eller afslutning. Budskabet er det eneste den indeholder (denne type mail er ofte skrevet fra en telefon, men sendt som en mail). Jeg svarer kun hvis det er vigtigt og relevant. Hvis det er fra én jeg ikke kender, føler jeg sjældent et behov for at regere.
- Socialt-medie-mailen. Denne mail er skrevet igennem f.eks. Facebook og LinkedIn hvor afsenderen via dette netværk sender en mail til mig. Stadig en type mail mange finder uforpligtende at svare på. Jeg svarer når jeg har tid – og der kan gå måneder.
Det sjove er at folk ofte ikke selv svarer når jeg sender dem et svar – f.eks. et afslag som jeg bruger tid på at skrive. Min erfaring at man kan komme langt ved at skrive tilbage og sige ”tak fordi du tog dig tid til at svare på min mail – og jeg håber vore veje krydses en anden gang" osv.
Nogle gange når der er en mail jeg ikke forstår, skriver jeg ” ring lige på det her nummer, så kan vi tage den over telefonen”, og ved I hvad? 90 % ringer aldrig!
Diæten - en hel uge uden mail
Nå, men fra på mandag har jeg besluttet at jeg i en hel uge ikke vil læse mails fra min telefon. I den uge vil jeg kun læse mails på bestemte tidspunkter på dagen og kun gøre det fra min computer - for at opleve hvordan det påvirker mig! Lidt skræmmende faktisk.
Hvor god er DU til at håndtere dine mails/din inbox?
- Klarer det helt fint
- Har lidt vanskeligheder ved at finde en balance
- Synes ikke jeg kan styre det
- Bruger slet ikke mail
Hvad jeg gerne vil:
◦ Jeg vil gerne TALE med folk og bruge mindre tid på mine mails
◦ Jeg vil hellere bruge min kapacitet på at læse noget virkelig spændende
Så … ja tak til telefon, møder og korte beskeder på SMS
Kontakt mig gerne – bare ikke må e-mail ;-)
Lægger du en besked på min telefon, så husk at her gælder de samme regler som for mails. Gør mig motiveret til at ringe dig tilbage, oplys hvad det handler om, og hvor lang tid jeg skal afsætte til samtalen, og hvordan og hvornår det er bedst at fange dig.
Held og lykke, og læs evt. dette indlæg jeg har skrevet: Skriv mails folk gider at læse (også hvis du søger job via mails!)
Opret bruger