Skriv effektive e-mails - Tony Evald Clausens blog - Iværksætter Debatten Amino
på Amino

Skriv effektive e-mails

"Den bedste e-mail er den e-mail, der bliver læst, læst færdig og husket!"

 

Vil du gøre en indsats for, at dine mails til kunder bliver læst, læst færdige og husket? Her er vores bedste råd til den effektive og læsevenlige e-mail.

    1. Gør indholdet relevant
      Vær meget opmærksom på, at du har en tendens til at gøre dine mails mere relevante for dig, end for læseren
      Vi kalder det MIG-Teorien. Forvis dig om, at det er relevant - og at der kan være enorm forskel på, hvad du oplever som relevant for læseren, og hvad læseren oplever som relevant.
      Emnefeltet skal have den relevante overskrift. For eksempel "Dig og SalgsPiloterne" eller "Opdag hvorfor du skal mødes med SalgsPiloterne". Gør emnet interessant og giv læseren lyst til at åbne og læse mailen.
      Sæt dig så meget ind i, hvor modtageren er mentalt, at du skriver mailen, så den opleves som relevant for læseren og aldrig kun for dig.
      Når mennesker oplever en mail som relevantlæser de den, og læser den færdig!


    2. Gør det kort
      Når dine mails bliver ret meget over 150 ord falder sandsynligheden for, at den bliver læst, og læst færdig, kraftigt. Du kan have lyst til at fortælle om dig og dit produkt, men læseren (kunden) er sjældent lige så begejstret for dig og dit produkt som du. 
      Hvis du gerne vil fortælle meget mere end 150-200 ord, så gør det i en samtale. Din e-mail bliver derfor mere om, hvorfor læseren (kunden) og du skal samtale, end om alle mellemregningerne.

      Cirka 50% af alle mails bliver åbnet på SmartPhones. Din udfordring er, at selv en e-mail, der på din computer virker kort, kommer til at virke alenlang på en SmartPhone. 
      Nedenfor ser du mit svar på en mail fra en kunde. Sådan ser mailen ud på min computerskærm:



      Indholdet er irrelevant, du skal blot bemærke, hvor overskuelig og "kort" mailen virker. 

      MEN da jeg sendte mailen til mig selv, og åbnede den på min SmartPhone, så den sådan ud:



      Ovenstående billede er sat sammen af tre! EN - TO - TRE skærmbilleder fra min SmartPhone. Hvis modtageren åbnede min mail på sin SmartPhone, ville den se enorm lang og indviklet ud. Sandsynligheden for, at han vil "gemme" den til senere, er stor - mindst lige så stor som sandsynligheden for, at senere bliver til aldrig.
      Husk at 50% åbner en mail første gang på deres SmartPhone. Hvis den opleves som lang og indviklet, bliver den husket sådan, og dermed er sandsynligheden for, at den senere bliver læst stærkt nedsat. Gør dine mail så korte og overskuelige som muligt.

    3. Erstat "jegmig, mit" med "dudig, dit"
      Vær opmærksom og bevidst om du skriver "jeg, mig, mit" i dine sætninger eller "dig, du og dit". Forskellen for læseren er kollosal. Du har en helt naturlig automatisk og ureflekteret tendens til at skrive ud fra din oplevelse og din vinkel. Ubevidst laver du sætninger, der sætter dig i centrum, istedet for læseren (kunden). Her er et eksempel:

      Jeg skriver til dig, fordi jeg meget gerne vil have et møde, hvor jeg kan fortælle om de uddannelser i salg, service og samtale, jeg tilbyder i SalgsPiloterne.

      Fokus er på den, der skriver det, langt mere end på den, der læser det. Du kan uden overdrivelse mene, at forfatteren er selvoptaget og selvhævdende. Hvis målet med e-mailen er, at læseren skal huske det og overføre det til sit liv, er forfatteren nødsaget til at forvandle de fire "jeg" og ene "dig" til det stik modsatte. Fire "du" og et "jeg".

      Du får denne mail, så du og jeg kan finde ud af, om det er relevant med et møde, hvor du opdager, hvilke uddannelser i salg, service og samtale du kan vælge hos SalgsPiloterne.

      Hvordan oplever du forskellen som læser? Når du bruger "du, dig, dit, dine", fanger du læserens opmærksomhed langt bedre, og fastholder den mere, også hvis din mail er "kommet til" at blive længere end 150 ord.


    4. Gør det unikt og personligt
      Du modtager 20-150 mails på din arbejdsmail om dagen. Hvis du vil læses OG huskes, skal du gøre din skrivestil unik og personlig. Du skal blot vide, at hvis man vil være unik, skal man være anderledes end andre, og at hvis du skal være personlig, skal du skrive sammenfaldende med din personlighed.

      Årsagen til, at det bliver understreget, er, at det næste, der kommer kan opleves som akavetanderledes og for nogle direkte forkert

      A: Undlad "hej" og "kære": Det første er uformelt og antyder, at vi kender hinanden godt nok til at være uformelle. Det andet er intimt og antyder, at vi er hinandens "kære". En stor procentdel af de mails, du skriver, er hverken til mennesker, du ville møde med et "Hej", eller tætte nok til at du ville kalde dem "kære", hvis du mødte dem. Du ville ofte istedet sige "goddag" eller "god formiddag" og så videre. Hvorfor jeg stærkt anbefaler, at du skriver god for-, mid-, eftermiddag i stedet for "hej" eller "kære". 

      Hvis du skriver om morgenen, er det "god morgen", om eftermiddagen er det... gæt engang "god eftermiddag". Fald aldrig for fristelsen til at gætte på, hvornår modtageren læser mailen, det har du nemlig ingen chance for at vide. Skriv derfor den god-form, der er sammenfaldende med tidspunktet du sender mailen.

      B: Skriv som det menneske du er: Undgå at skrive "som man gør til kunder". Jeg kalder det "automatiksprog", fordi det er automatisk, upersonligt og opleves som maskinelt. Hvorfor skal en ordrebekræftelse skrives sådan her?:

       

      Tak for din ordre!

      Den endelige ordrebekræftelse er vedhæftet denne e-mail. 

      Husk at kontrollere, at oplysningerne på ordrebekræftelsen er korrekte, og kontakt os med det samme, hvis der er fejl. 

      Vi har vedhæftet vores salgs- og leveringsbetingelser. 

      Heri finder du information om levering, annullering, fortrydelsesret m.v. 

      Venlig hilsen
      SalgsPiloterne

       

      Når den uden problemer kan skrives meget mere unik, personlig og nærværende:

      Tillykke med dit valg af SalgsPiloterne!

      Du får vedlagt din endelige bekræftelse på valget. 

      Vi elsker glade kunder, derfor bønfalder vi dig om at tjekke bekræftelsen, så du får præcis det, du har valgt. Vi kunne jo have misforstået noget. 
      Ring med det samme på 41 21 41 21 eller skriv kontor@salgspiloterne.dk, og vi sikrer sammen, at alt er 100% i orden, øjeblikkeligt.

      Hvis du vil læse alt det med småt, salgs- og leveringsbetingelser, finder du det nederest i bekræftelsen. 

      Tillykke med dit valg igen, vi glæder os meget til at levere til dig!
      Tony
      SalgsPiloterne

       

      Hvilken version husker du bedst? Hvilken version er mest menneskelig? Hvilken version starter flest følelser i dig? Hvilken version tror du passer bedst til min (forfatterens) personlighed? 

      Hvis du vil opleves unik, skal du være unik! Hvis du vil opleves personlig, skal du være personlig. Du kan aldrig være unik og personlig uden at risikere, at en eller anden bliver støt - hvis du vil sikre dig mod at støde nogen, skal du være grå i grå, kedelig og falde i et med andre.

      C: Skriv aldrig "med venlig hilsen"
      Du er så vænnet til udsagnet "med venlig hilsen", at det "bare" er noget, du skriver eller læser. Når man er unik og personlig, skriver man noget unik og personligt, hvilket er alt andet end med venlig hilsen. 
      Du må meget gerne lade dig inspirere af mine afslutningshilsner - dem er der mange forskellige af, og jeg finder ofte på nye, MEN her er de typiske:

      Nyd det gode i dagen

      Forvent succes og alle de gode ting, der kommer til dig

      Må dagen bringe dig alt hvad du ønsker

       

      Gode givende hilsner

       

      Indtil vi igen kan nyde hinandens gode selskab, mærk verden

       

      Gode ting til dig

      Du kan naturligvis også finde på dine egne, hvilket jeg stærkt anbefaler - så du laver afslutningshilsner, der passer til den, DU er. Når kunden mærker et menneske, istedet for en "sælger", bliver kommunikationen typisk langt bedre.

Disse var de bedste råd, du kan få af os på, hvordan du sikrer dig, at dine mails bliver læst, læst færdige og husket.

  1. Gør indholdet relevant

  2. Gør det kort

  3. Erstat "jegmig, mit" med "dudig, dit"

  4. Gør det unikt og personligt

Du modtager som skrevet 20-150 mails om dagen. Hovedparten opleves som irrelevante, bliver aldrig læst færdige, og hurtigt slettet fra både indboksen og din hukommelse.

 

Din gennemsnitlige e-mail adfærd er meget lystdrevet og forudsigelig:

  • Du læser først mail fra de mennesker, du oplever som "vigtige". Kunderchefenkollegervenner etc.

  • Så tager du de "nemme" mails, der afklarer noget for dig og dit arbejde

  • Lange mails gemmer du til senere - senere bliver alt for ofte aldrig

  • Mails fra “sælgere”, med "sælgendetekst i emnelinjen, eller fra ukendte, nedprioriteres kraftigt og slettes ofte, uden nogensinde at blive læst eller åbnet

Meget lidt af det ovenstående er sikkert nyt for dig. Du vil med meget stor sandsynlighed gerne modtage mails, der er relevante, giver overblik og har et klart mål/hvad er næste handling - korrekt?!

 

Udfordringen er, om du har fokus på de ting, når det er dig, der skriver til kunder? Lad mig udfordre dig. Åben din sendt mail folder og læs de sidste mails, du har sendt til kunder. Stil dig selv disse spørgsmål og svar ærligt:

  • Vil kunden opleve alt hvad jeg skriver som relevant? Du synes naturligvis, det er relevant, men hvad TROR du, kunden oplever - helt ærligt?

  • Giver mailen overblik for kunden over emnet og mit budskab? Hvis du brugte ret meget over 150 ord, vil det hos modtageren ofte mere blive oplevet som forvirrende end formidlende.

  • Er det tydeligt for kunden, hvad målet med din mail er, og hvad næste handling er?

Hvis du faktisk gør det ovenstående (kun 1 ud af 10, der læser dette, gør det), bliver du meget klogere på dig selv, og du opdager, hvad du skal gøre for at sikre dig, at dine mails bliver læst, læst færdige og husket.

 

De bedste ønsker til dig og dine fremtidige mails ude i salgets virkelighed

Tony

 

 SalgsPiloternes Boot Camp

 

Tilmeld dig vores nyhedsbrev, når du trykker her, og hold dig skarp på salg, og hvad du får ud af SalgsPiloterne. Du får også gratis vores vejledning i, hvordan du holder gode salgsmøder.


Tilføj en kommentar

 
For at holde spammere ude, fortæl os hvad er: to + ti =
Husk Mig

Få besked når der kommenteres (Log ind for at få tilsendt mail)
 
Besøg vores andre hjemmesider :
lll