De fleste møder er spild af tid

Super indlæg!

Og nu hvor man tænker over det, er det klart, at der har været alt for mange møder, og at mange af møderne sagtens kunne klares over feks Skype eller lignende!

Tak for input´et!

Ifølge min erfaring er mere end 8 ud af 10 møder spild af tid :)

Vi havde på et tidspunkt et fransk gymnasium som kunde (min mand lavede deres hjemmeside), og som alle skoler og institutioner elskede de møder.

Vi, som selvstændige, fandt det ikke nær så morsomt at spilde vores arbejdstid med møder, og anden gang de kaldte til møde, sagde vi, at vi godt kunne komme, men at det kostede xx euro i timeløn, og at vi tog betaling per påbegyndt kvarter plus selvfølgelig kørsel dertil.

Da vi ankom til mødet, var der denne gang ingen ventetid ;-) Vi gik direkte til bordet.

Rent administrativt havde en gruppe inden for uddannelsesstrukturen overtaget arbejdet med hjemmesiden, og det viste sig, at mødet var indkaldt på grund af et spørgsmål fra denne gruppe, der var repræsenteret af en alvorligt udseende mand i jakkesæt.

Han spurgte: hvordan sætter man et rullepanel på siden?

Vi gav dem koden, og rektor kiggede på den let-rødmende spørger og herefter på os og spurgte: Var det alt?

Ja, det var det, og så kunne rektor godt se, at det havde været smartere at klare spørgsmålet per e-mail.

Vi fik vores betaling for et kvarters møde plus kørsel, og de indkaldte aldrig igen til møde.

Jeg har samme holdning til telefonsamtaler. De afbryder altid midt i noget, man har gang i (for hvornår sidder man bare og venter på, at telefonen skal ringe?), og de tager længere tid end at læse og besvare en e-mail.

Særdeles spændende indlæg, den tid mange bruger på at forberde og afholde diverse møder kunne bruges meget mere effektivt i henhold til den pågældende forretning.

Egentlig ville et indlæg / dine kommentarer på det at sidde på kontor også være spændende. Jeg har eksempelvis siddet alene på kontor i over et ½ år, hvilket gjorde mig kugleskør. Efter at jeg kom med i nye projekter er stilen blevet mere frigjort og vi arbejder hjemmefra. (Vi snakker naturligvis E-handel baserede forretninger). Dog skyper vi gerne en del timer om dagen og sender hinanden statusopdatering pr. mail.

Hej Thomas

Først vil jeg lige sige at vi er meget enige i din blog her. Og det er mere ment som et lille indspark.

For det første så er du jo en person, der har stor inflydelse på en masse personer her på Amino, for ikke at sige at du er et forbilled. Og derfor sluger mange mennesker det råt det som du siger.

JEg er absolut ikke i tvivl om at du har en stor balast, og en stor viden. Og at du gerne vil dele ud af dine erfaringer. Som jeg synes er positivt.

Og jeg ved da også med den moderne teknologi, så er det blevet nemmere at kommunikere, og undgå en masse unødige møder, og samtaler. Og at man kan kommunikere på bedre præmisser for begge parter.

Men mit lille indspark var mere lidt for at sige at det er fint, men at man så også skal tænke lidt selv og så også vurdere om man kan tillade sig de forskellige ting, i forhold til ens position.

Som jeg også skriver, så render jeg heller ikke ret meget til møder. For nu arbejder jeg ikke med raket videnskab. Så det kommer jo naturligt.

Men selvfølgelig skal man sørge for at alt ikke produktivt holdes på et minimum, da vi jo gerne skal tjene penge. Og desværre så er den service jo tit et uundgåligt onde.

/Kenneth

Det er et basalt og meget klart budskab, tror desværre at vi må vente på at, facebook generationen for alvor får indpas før det, om muligt, bliver en udbredt realitet. Jeg er stor fortaler for alternativ mødeform, ikke mindst pga. det på flere plan, resource mæssige spild som eksisterer ved de fysiske møder, men også som nedbrydende for frit samarbejde på tværs af regioner og kontinenter, men som kenneth nævner 'så er det vigtigt lige at sætte et ansigt på', og det er nok det der for evigt vil holde os fast i et helved af fysiske møder, tak Kenneth. Beklager min spydighed...

Arg - Fik mig til at tænke tilbage til dengang jeg startede med at sælge kopismaskiner og IT-hardware hvor det nærmest var vigtigere at få et nyt møde end en ordre!!

"Hvor mange møder har Du booket i dag, Peter".....hmmm

God videocast, men mener også at "etableringsmøder" med nye kunder er vigtige, men efterfølgende 10 statusmøder er mange overflødige (face2face).

Mvh

Peter

Hej Thomas,

Fuldstændig enig.

Jeg har flg. regelsæt omkring møder :

1. Jeg melder konsekvent afbud til møder uden agenda (ja - sådan nogle mødeindkaldelser kommer der faktisk)

2. Jeg melder konsekvent afbud til møder der har en agenda der ikke har nogen direkte indflydelse på mine opgaver eller pligter.

3. Jeg prøver så vidt muligt at afværge møder der har angendapunkter inden for mit område, ved at løse dem pr. mail (alternativt telefon)

Fra at have haft ca. 2-3 møder om ugen, har jeg nu ca. et møde hver 6-8 uge - og det har fungeret fint de seneste par år.

"Meetings are where the minutes are kept, and the hours are lost"

mvh

Jan

Jeg er helt alene i mit firma...og ved I hvad? Jeg elsker at tage ud til et møde og møde andre mennesker og være sammen med nogen... Jeg synes faktisk det ind imellem er ret ensomt at være selvstændig.

Personligt er jeg ikke så meget for at tale i telefon og jeg er heller ikke rigtig til smalltalk - men faktisk skulle det være ret sundt!

Måske er det også sundt at gå til møder!!!?

: ) Jette

Ah, jeg mindes de gode gamle dage, hvor vi var hos Microsoft i Dublin til kick-off møder på alle store og mellemstore oversættelsesprojekter.

Der blev sendt en projektleder til ét møde, en localizer eller to til et andet møde og en build engineer til et tredje møde. Alle møder varede som regel 2-3 dage.

Jeg tør slet ikke tænke på, hvad det har kostet for de projekter, der blev oversat til 50-60 sprog. Og de helt store projekter kunne godt kræve deltagelse af 2-3 oversættelsesbureauer pr. sprog og dermed flere projektledere osv. Det var prisen for at "sætte ansigt på".

I dag bruges der præcis 0 minutter på denne type møder, og de er afløst af 40-50 siders dokumenter og en sjælden gang muligheden for at få fjernadgang til softwaren.

Alle projekter blev naturligvis fulgt op med ugentlige projektmøder i oversættelsesbureauet for den interne gruppe, som nemt kunne løbe op i 6-8 personer. En stor del af opgaverne outsources, og så bliver problemer løst løbende via e-mail og webportaler, så f.eks. alle oversættere på alle sprog har adgang til de samme spørgsmål og svar.

For dælen hvor har man i tidens løb brugt meget tid på at sidde en masse mennesker i møde, hvor man så hver især kan præsentere de problemer, som man nemt kunne løse ved at kontakte rette vedkommende i stedet.

Hej,

Jeg er helt enig - Lige ud af brystet og sikke en masse tid vi alle ville sparer!

Men vi er DANSKE - Vi er et socialt folk og vi giver business to vor venner og dem som vi kender!

Se bare alle de "venne-skandaler" med ordre indefor byggeriet, havde de bare udført det ordentligt og behersket deres griskhed....?

Hvem skrev (hmm jeg læste det her inde forleden)

"Man kan ophede danskerne til krig men så snart vi skal af sted til fronten trænger de lige til en tår kaffe, lidt hygge med grillen eller en kold fra kassen.

Åhhh så dansk!

Så selv om Thomas her har ret og det i 98% er tidsspilde med lange kedelige møder, så opstår der et "venskab" en "connection" mellem folk man har fået sat ansigt på.

Jeg husker også bedst folk jeg har set personligt, måske oplevet noget sammen med...

Men det skal nok komme... det er bare som at lære en gammel hund nye tricks! Det tager en portion tålmodighed....

For midt i den hyggelige danske kultur og mentalitet sidder "jante-loven" og "nu har vi gjort sådanne her i 30 år.. så"

(I kender den godt.. og kan selv færdiggøre sætningen! :))

Men vi er ved at vende så jeg værdsætter dette indlæg fra Thomas - HALLO det er netop nytænkning der skal få Danmark ud af "KRISEN" ud af "Av hvor er det synd for os!"

Så træk op i din SKYPE, køb et webcam (det mangler jeg lige selv at få fat i (mit fine Logitech sphere gik itu)og kom ind i kampen... Med dagens trend med Iphone og Igadgets Android div. så skulle det ikke være så svært for den nye generation at få styr på de relative enkle teknologier!

1-0 til Rosenstand! :-) And out

Peter

Hej!

Per fik lige kuglen til at snurre!

Jeg mener man i Japan lader mødedeltagerne stå op!

Sådan holde de fleste vel korte møder (og alle er vågne [læs lytter efter]) Hehhehe Det var måske en ide!

Alle SKYPE møder på et ben!

Vi mangler bare en SKYPE skole til IT-Mongolerne!! :-) Sorry hvis den ramte!

Hej Thomas Rosenstand og Tommy Hammer

Først tak Thomas for et meget konkret og velformuleret indlæg om et på alle måder relevant område at holde fokus på! Et vanemønster, der hører telefoniens barndom til!!! Med 35 år i dansk erhvervsliv, så undres jeg opte over netop dette repetetive "Møde-arrangerende" og dermed udsættende og ellers alment energi- og tidsrøvende fænomen i moderne menneskers adfærd. Især fordi de samme mennesker som regel har lommer eller tasker samt i hvert fald bilen spækket med ultra funktionelt high tech kommunikations- udstyr i alle afskygninger.... Et paradoks eller måske endda to, idet det samme  udstyr, ofte samtidig netop er årsag til afbrydelser eller stressende pres for at skulle aflyttes/læses  under møder eller som 1. prioritet  i mødepauser - så der  for mange ikke er holdt pause med en energigenererende effekt men måske snarere med det resultat, at der nu blot er endnu mere der dræner energi fra konsentrationen om selve det møde, man lige alle har brugt tid og kræfter på  at transportere sig til m.v......

Så Thomas, mange tak for reminderen og lad os alle gøre en indsats for at forholde os konstruktivt kritisk til "mødevanen" og mødeinvitationerne..... samt samarbejde om at sikre høj målsat kvalitet i forberedelse, gennemførelse og opfølgning på de møder, vi så reelt nøgternt beslutter at INVESTERE ressourcerne i! Jeg kalder det fokus  på lønsomhed i såvel kr osom i livskvalitet! Det modsatte er et spild af den slags, der aldrig kan indhentes, for ved midnat er døgnet slut - uanset, om  det er brugt effektivt og med oplevelsen af god livskvalitet eller med skuffelse og tab. Døgnet er for evigt brugt og tid kan hverken opspares eller genbruges!

Tommy Hammer, hvor har du ret - også teknisk kan vi gøre meget på en enklere måde. Tak for indlægget.

Nu skal udbytteværdien  og kundeloyalitetsfremmei fokus, de kommende ugers planer revurderes og ændres.....

Lad mig lige slå fast med det samme at jeg blot er under uddannelse og pt i praktik, hvor jeg netop skal arbejde med optimering og forbedring af mødekvaliteten i en større organisation. Jeg er pt også stadig ny i praktikken så måske vil jeg revidere mit indlæg om et par måneder :)

Min vigtigste erhvervserfaring vedrørende møder bunder primært i en stilling som receptionsleder for et hotel i Århus.

Jeg prioriterede møder med kunder højt samt leverandører og mine ansatte. Det ligger så også naturligt til et hotel med konference arrangementer at prioritere møder og konkurrencen i branchen gør at jeg ikke ville fravælge nogen af de møder - dog var de oftest lidt spontane og nysgerrige henvendelser og dermed en potenitel kunde. Jeg kunne i 90% af tilfældene udsætte det jeg var igang med og tage imod kunden med lidt vådt serveret til.

Leverandørerne tog jeg også altid godt imod både potentielle og de eksisterende da der kan være et godt tilbud i vente. For de eksisterende leverandører var det både for at bevare ansigt, god tone og fremtidig servicebehov (det er nemmere at ringe til sin leverandør som man kender og sige - min vare er ikke ok jeg sender den retur og vil gerne ha'.../bytte til.../vente til en anden gang... osv)Dog måtte jeg nogen gange skære igennem ift potentielle leverandører da de oftest sagde hvad der stod i reklamen (send reklamen istedet for) og hvis jeg så spurgte om hvorfor de tænkte på os som kunde eller om de havde et specielt tilbud til os kunne de ofte kun lire et tilbud af som ikke var til OS men til alle og står på side 2 i reklamen. Ergo spildte de min tid, men alle skal have chancen (drejede sig osse kun om ca 2-3 stks/ mnd) .

Vedrørende de ansatte var min dør altid åben, hvis ikke jeg selv var ude i receptionen med dem. Alt hvad de måtte have på hjertet som kunne have den mindste indflydelse på arbejdet eller arbejdsstedet (gode idéer, problemer på hjemmefronten etc) Det giver også loyalitet, respekt og tillid blandt de ansatte.

Se der hvor vi (ikke sikkert det passer ind i andre virksomheders sammenhænge)kunne spare, var de interne møder mellem ledere. Vi havde godt nok brug for en del koordinering mellem afdelingerne, men når alle os mellemledere havde været i vores afdeling i en 3-6 måneders tid kunne man nemt ordne det, når man mødte sin kollega på gangen samt gennem fælles kommunikationsstation (det være sig kalender, opslagstavle, dueslag, infranet og netværk på computeren, en sms, et tlf opkald eller lignende) statusopdateringer til vores ledere ville kunne klares med en mail. Istedet var vi tvunget til morgenmøde hver dag, ½ dags møde 1-2 gange om ugen med statusopdateringer, samt ugen der gik møder, hver fredag eftermiddag. Et større møde engang om måneden godt nok med lidt højere til loftet og vi spiste sammen, men på et fagligt niveau stadig tidspilde.

Opsummering: Jeg fortryder ikke og tror heller ikke jeg ville prioritere anderledes idag mht salg og service møder (kunder og leverandører)trygheden, tilliden og arbejdsmoralen fra mine ansatte ville jeg heller aldrig fortryde og håber at uanset hvor højt i hierakiet jeg måtte ende stadig har en åben dør for ansatte. Dette fordrer jo så godt nok noget prioritering og omtanke fra de ansatte og der er forskel på 15-25 ansatte og en koncern med 100+ ansatte. De interne møder med dagsordner, der næsten var ens fra gang til gang og med hvert punkt uddybet samt alle skal høres disciplin var i mine øjne tidsspilde.

Jeg forestiller mig det må variere hvordan man prioriterer sine møder alt afhængig af virksomhed og stilling, men tror det afhænger af om det er et informationsmøde eller et kommunikationsmøde. Det første kan klares med teknologi eller pen og papir. det andet (kommunikation) er vigtigt for så mange ting som rækker udover økonomi og målbare tal.

NU blev indlægget alligevel langt beklager :) men ville lige give mit indspark også og vil så belemre jer med et nyt når min praktik er ovre, såfremt det viser sig at jeg tager grueligt fejl.

Tak for interessant indlæg/video.

vi har mistet en af vores stor kunder i USA / Miami, hvor vi kommunikerede via telefon og mail, vi er nu igang med at søge en ny distributør i USA.

Mvh.

Erik Aasted Andersen

HOMEbase Contract

Meget relevant emne....

Stående måder som bruges i bla. Japan siges også at have en god effekt på mødeaktiviteten og eller mødelængden.