”Når jeg selv står i butikken, sælger vi 20% mere – jeg tror, medarbejderne snyder mig.”
”Borgerne fik ikke den hjælp, de havde krav på – medarbejderne holdt lange pauser i arbejdstiden.”
”Hun fik ikke klikket væk hurtigt nok, så jeg hende spille poker på internettet midt i ekspeditionstiden.”
Der er masser af gode grunde til overvågning. Første gang, du oplever, at en medarbejder overtræder reglerne på arbejdspladsen og forsøger at skjule det, kan du få en stærk lyst til at indføre overvågning. Eller elektronisk overvågning, rettere. For den almindelige overvågning ”at holde øje med tingene” foregår mere eller mindre hele tiden: Vi lægger mærke til, hvad de ansatte laver, når vi går forbi. Det er også overvågning.
Elektronisk overvågning
Der er masser af muligheder for at overvåge og/eller udspionere sine medarbejdere ved hjælp af elektronik. Det sker jævnligt, at en chef ikke kan dy sig og overvåger de ansatte, selvom det er ulovligt. Det er nemlig rigtig let at skjule overvågningen.
Overvågningskameraer er meget brugt for eksempel i detailhandelen. Men også på lagre og i lufthavne, selv der, hvor der ikke kommer kunder eller rejsende. Der er en hel række regler, der skal overholdes og mange begrænsninger for, hvor man må opsætte kameraerne – og samtidig må de normalt ikke optage lyd (fordi mindst en af de involverede i en samtale skal have godkendt at samtalen optages). Der er også regler for, hvor længe du må opbevare de data, du indsamler på den måde og der er strenge krav til sikkerheden. Datatilsynet har udgivet en pjece, som du skal hente, hvis du overvejer at sætte kameraer op, og der er meget information på deres hjemmeside: http://www.datatilsynet.dk/erhverv/tv-overvaagning/
Logging af medarbejdernes adfærd på internettet kan ske enten ved at installere et program til formålet eller ved lejlighedsvis at tjekke hvilke sider, medarbejderen sidst har besøgt med deres browser. Reglerne bliver ikke mindre omfattende af, at det er en spontan eller stikprøvevis kontrol, du udfører.
Kontrol af medarbejdernes brug af e-mail er en meget almindelig kontrolforanstaltning, som dog ikke må gennemføres, uden at medarbejderen er orienteret om det. Hvis du tjekker en medarbejders e-mail uden medarbejderen ved det, er det et brud på brevhemmeligheden. Hvis medarbejderen er orienteret om, at du lejlighedsvis åbner e-mails, der er kommet til medarbejderens konto (på dit domæne), må du stadig ikke læse mails, hvis der f.eks. i overskriften står ”privat” eller ”personligt”. Heller ikke selvom du har forbudt brugen af e-mailkontoen til private formål. (Straffelovens § 263.)
GPS i medarbejdernes biler kan give et særdeles præcist billede af deres færden. Diskrete installationer, som medarbejderne ikke ved noget om, er ulovlige.
Aflytning af medarbejderes telefoner er forbudt. Der kan laves en aftale om, at nogle opkald optages for eksempel med henblik med uddannelse eller evaluering. Ifølge straffeloven er det OK, når bare den ene part i en samtale har sagt ja til optages, men i persondataloven er forholdene anderledes: Da skal enhver identificerbar person godkende dataindsamlingen, altså lydoptagelsen.
Keylog er en programtype, som kan aflæse alle de indtastninger, der sker på et tastatur. Det er en meget detaljeret og grundig kontrol af, hvad computeren bruges til, og man kan blandt andet aflæse hemmelige passwords. Nedenfor kan du læse, at der skal være en driftsmæssig begrundelse for at indføre kontrolforanstaltninger, og det kan være svært at se, hvilken begrundelse der skulle berettige til denne type overvågning.
Ret til overvågning
Der er ingen tvivl om, at arbejdsgiveren har ret til at overvåge arbejdet. Men blandt andet af hensyn til medarbejdernes integritet skal overvågningen opfylde nogle krav.
Der findes ikke en samlet lovgivning på området, men reglerne er stykket sammen af bidder fra arbejdsmiljøloven, straffeloven, tv-overvågningsloven og persondataloven krydret med retsafgørelser og aftaler mellem arbejdsgiver- og lønmodtagerorganisationer. Er I omfattet af en overenskomst, så tjek den: Der står nok noget om overvågning. Men ellers er der her nogle punkter, du i hvert fald skal overveje, inden du etablerer overvågning i din virksomhed:
1. Driftmæssig begrundelse:
Den overvågning, du indfører, skal være begrundet i virksomhedens drift. Det kan for eksempel være at minimere svind og tyverier. Både tyverier fra personalets side og fra andre – måske kunders.
2. Medarbejderne skal orienteres
Helst skal der laves en aftale med de ansatte om, hvordan overvågningen foregår. Men ellers: De ansatte skal orienteres om overvågningen. Grundigt og skriftligt. DA og LO har indgået en ”Aftale om kontrolforanstaltninger”, som det godt kan svare sig at indrette sig efter, uanset om I er medlem af en arbejdsgiverforening eller ej. Der angives et varsel på mindst seks uger med mindre der er tvingende årsager til at indføre overvågningen hurtigere, og i så fald skal medarbejderne orienteres om årsagen til det kortere varsel.
3. Overvågningen må ikke være krænkende
Respekter medarbejdernes integritet – ikke mindst af hensyn til arbejdsmiljøet. Der skal være overvågningsfri områder i virksomheden, hvis det overhovedet kan lade sig gøre, og man må aldrig etablere TV-overvågning af toiletter, baderum og enkeltmandskontorer.
4. Mindst mulig kontrol
Vælg den mindst omfangsrige løsning på dit kontrolbehov. Lad være med at kontrollere, hvis det ikke er nødvendigt. Overvej om kommunikation med medarbejderne kan erstatte kontrol. Lav stikprøver frem for kontrolovervågning om muligt. Luk for kameraer i de perioder, hvor der ikke er brug for dem.
5. Anvendelsen af de indsamlede data
Du må kun anvende indsamlet overvågningsdata til det formål, de oprindeligt var bestemt til. Det vil sige: Hvis du har indført TV-overvågning i butikken for at undgå tyveri, må du ikke bruge optagelserne til at evaluere dine medarbejderes indsats med.
Alle punkterne er vigtige, også det sidste. Det kan jo være meget svært at vide, at en medarbejder har brugt halvdelen af arbejdstiden til at spille på internettet og så ikke måtte konfrontere medarbejderen med det, fordi oplysningerne er indsamlet under de forkerte forudsætninger. Ikke desto mindre skyder du dig selv i foden – eller måske nærmere: Lægger an til en retssag, hvor du vil blive idømt bod og erstatning, fordi du har snuppet en medarbejder i at snyde dig i arbejdstiden.
Men ellers: Overvågning er et alvorligt emne, og hvis du vil overvåge dine medarbejdere, så tjek lige med Datatilsynet om dine planlagte aktiviteter er lovlige.
Stil også dig selv spørgsmålet, om der ikke er andre måder at opnå den viden på, som du ønsker. Alene for arbejdsmiljøets skyld. Hvor meget ville du selv finde dig i at blive overvåget?