For nogle virksomheder er økonomisystemet et stykke software til bilagsregistrering. For andre er det selve livsnerven. Inden du vælger, skal du kende dit behov.
I Regnskabsskolen møder jeg virksomheder med en tocifret millionomsætning, som klarer sig med de mest simple bogføringsprogrammer til et par tusinde kroner i indkøbspris. Og andre, som har investeret 60.000 eller 80.000 kr. og oplever, at de har gjort et godt køb. Virksomheders behov for redskaber til økonomistyring er meget forskellige. Derfor kan man ikke anbefale det ene økonomisystem frem for det andet uden at kende virksomhedens behov og ledelsens arbejdsmetoder.
Nødvendige features og ”nice-to-have”
Grundlæggende kan alle økonomisystemer det samme: Registrere bilag på en måde, som opfylder kravene i bogføringsloven. Debet, kredit, moms, afgifter, resultatopgørelse og balance. Så er behovet en simpel registrering i en kassekladde med efterfølgende bogføring, kan man roligt vælge det program, naboen bruger og er glad for. Der, hvor valget begynder at kræve omtanke og tid er, når kravsspecifikationen strækker sig ud over det helt basale.
Hvad skal programmet kunne ud over at bogføre bilag i en kassekladde: Er det nødvendigt med lagerstyring, og har køberen i givet fald et forhold til, hvor detaljeret lagerstyringen skal være? Især virksomheder med salg af varer i mange varianter kan have udfordringer med de fleste af de mindre programmer på markedet. F.eks. har en tøjbutik med mange mærker t-shirts i flere farver og adskillige størrelser kun ganske få programmer at vælge imellem, hvis de ønsker lagerstyring. Til den type virksomheder er det måske mere et CRM-system (Customer Relationship Management-, eller kundestyringssystem, red.) med ”påhæftet” bogføringsdel, der er brug for. Mamut er et eksempel på denne type, hvor de gladeste kunder er dem, der har brug for CRM-delen og hvor den løbende bogføring er underordnet i forhold til kunde- og leverandørhåndteringen.
Man skal ikke lade sig forblænde af de mange features, nogle af programmerne tilbyder men koncentrere sig om virksomhedens daglige anvendelse af økonomisystemet. Som regel er tidsforbruget pr. bogført linje direkte proportionalt med antallet af ekstrafunktioner: Jo flere afdelinger, grupper, niveauer og projektkoder der skal sættes på hver bogføringslinje for at fodre systemet med oplysninger, jo længere tid tager det at bogføre. Nice-tohave- elementer kan være dyre i tidsforbrug for bogholderen.
Import- og eksportfunktioner, hvor data kan flyttes til og fra regnskabsprogrammet uden yderligere indtastning er derimod tidsbesparende og vigtige, især for virksomheder med mange daglige transaktioner.
Nogle af programmerne har mulighed for engelsk brugerflade, og det kan være praktisk i internationalt orienterede virksomheder. Andre har timesagsstyringsmoduler eller en særlig fordelagtig løsning til fakturering af det offentlige med OIOXML. Alt sammen noget, som måske eller måske ikke er nødvendigt.
Hold fokus på behovet.
De krav, jeg som minimum stiller til et økonomisystem er:
- Alle data skal kunne eksporteres f.eks. til et regneark
- Bankkontoudtog og mine egne filer skal kunne importeres til kassekladden
- Programmet skal have en dansk ejer eller en dansk repræsentation (så jeg kan klage til direktøren – Bill Gates svarer ikke, når jeg klager over C5)
- Systemet skal kunne håndtere Erhvervelsesmoms (der faldt Revilution fra!)
- Der skal være en god brugsvejledning og mulighed for hotline
Herudover foretrækker jeg de økonomisystemer, som har en rar brugerflade og er hurtige at bogføre i. Helt principielt har jeg det også bedst med systemer, som man betaler et fast beløb for månedligt eller programmer, der købes en gang for alle. Programmer, som kræver mange tilretninger af specialuddannede konsulenter, ender ofte med at blive meget dyrere, end køberen indledningsvist havde forstået. Gennemskuelige priser, tak!
Lokalt installeret eller internetbaseret
For helt små virksomheder, typisk konsulenter eller andre enmandshære, vil det ofte være billigst at købe et program til installation på egen computer. De lokalt installerede programmer er lige så gode som – og ofte hurtigere end – de internetbaserede. Holder programmet et par år, vil det økonomisk set gå lige op med den månedlige leje af en internetbaseret løsning. SummaSummarum og Winfinans Small Business er eksempler på et gode startsystemer, som rigtig mange er glade for og ofte bruger i årevis.
Er virksomheden lidt større, og er der brug for, at flere har samtidig adgang til økonomisystemet, skal man finde et program med flerbruger-adgang, og så taler vi ikke længere om et par tusinde kroner i købspris men et noget større beløb, fordi man typisk betaler pr. bruger. Derfor vælger rigtig mange på et tidspunkt at skifte til en internetbaseret løsning eller vælger et program, hvor man kan købe først og leje senere, eller omvendt. Aesiras er et eksempel på et program, hvor der er frit valg mellem køb og leje.
Fordelene ved at bruge en ASP (Application Service Provider), altså at programmet stilles til rådighed vi internettet og man lejer sig ind er: Ingen vedligeholdelse, intet ansvar for sikkerhedskopiering, adgang fra alle computere med internetforbindelse og mulighed for at skalere efter behov. Inden aftalen indgås, er det en god idé at beregne præcist, hvad den månedlige og årlige omkostning ender på: Med flere brugere og diverse ekstra moduler tilknyttet, kan regningen snige sig op på mellem 500 og 1.000 kr. månedligt. E-conomic og Saldi er eksempler på ASP-systemer, som henvender sig til forskellige typer virksomheder. Saldi har en fin feature, hvor brugere kan gives begrænset adgang, så sælgere for eksempel kan se kundernes data men ikke hele finansbogholderiet. E-conomic har mange tillægsmoduler, sprogversionering, god hotline og en behagelig brugerflade. Der er noget for enhver smag på markedet.
Køb aldrig noget ubeset
Langt de fleste af økonomiprogrammerne tilbyder en gratis prøveperiode. Tag imod den! Køb aldrig software ubeset og sørg for at have tid til at afprøve det valgte program. Bogfør en måneds bilag i programmet. Udskriv en faktura, en momsafregning og en resultatopgørelse. Det er de praktiske erfaringer, der tæller. Deltag i et kursus eller bogfør de første linjer sammen med en nabo, kollega, bogholder eller revisor, som kender til den software, du skal i gang med, hvis du ikke føler dig sikker på de grundlæggende principper og/eller ikke har tid til at læse ordentligt på sagerne.
I en hektisk iværksætterhverdag, går tingene ind imellem meget stærkt, og hvis det er ejeren selv, der skal bogføre bilagene, kan det hænde, at opgaven bliver udskudt til natten før momsafregningen. Det er jo helt op til den enkelte, hvordan arbejdet skal udføres, men hvis det hele skal foregå i et nyt stykke software, så beregn den dobbelte tid første gang.