Ansvar for regnskabet

Som det vil være visse bekendt, mener jeg, at virksomhedsøkonomi - herunder læsning af en råbalance - burde være obligatorisk undervisning i folkeskolen, og hvis nogen kender undervisningsministeren, så hils lige fra mig og sig, at de har nogle mangler i deres pensumplan for 9. klasse. Indtil det lykkes at få rettet op på sagen, må vi iværksættere selv. Derfor:

Når du køber regnskabsservice ude, enten hos en bogholder eller revisor, skal du vide at

Regnskabet er altid dit ansvar

Det er altid virksomhedens ledelse, som er ansvarlig for regnskabet. Du kan betale 10.000-vis af kroner til Danmarks dyreste revisor: Hvis SKAT senere har noget at brokke sig over, er det  virksomhedens ejer eller administrerende direktør, de går til. Ikke revisoren. Eller bogholderen. Og uenighed mellem virksomhedsejere og bogholdere eller revisorer er ikke noget, SKAT hjælper med at løse. Så du er bedst tjent med, at tingene er i orden.

Du har pligt til at kontrollere og forstå

Derfor er det din opgave som ejer eller leder - og som bruger af regnskabsservice - at kontrollere regnskabet. Det er ikke noget, der tager lang tid. Måske en halv time pr. kvartal eller sådan noget.

For at kunne gøre det, er du nødt til at forstå, hvad din bogholder eller revisor siger til dig. Det er ikke nok, at de forstår dig! Og det er slet ikke nok, at de bare peger på en linje, hvor du skal skrive under.

Med jævne mellemrum (og det vil for de fleste små virksomheder sige en gang i kvartalet), skal du have en ajourført råbalance. Hvis du får bogført oftere, får du også en råbalance - eller en "resultatopgørelse og balance" oftere. Men med passende mellemrum skal du ikke bare arkivere balancen vandret eller lodret, men læse den igennem , du skal forstå og genkende hvert eneste tal.

I en resultatopgørelse og balance (i daglig tale en råbalance) kan man finde mange oplysninger for en periode f.eks. august måned eller 2. kvartal - og med hele året i en kolonne for sig. Alle tallene er uden moms - det vil sige, momsen er løftet af og flyttet ned på momsafregningskontiene nede i bunden. Du kan blandt andet læse:

• Omsætningen
• Dækningsbidraget (hvis du ellers har et varesalg, så det nøgletal er relevant)
• De samlede personaleomkostninger, hvis du har ansatte
• Det foreløbige overskud eller underskud (som bliver reguleret noget i forbindelse med årsafslutningen - men alligevel...)
• Hvor mange penge, du har til gode hos dine kunder: Debitormassen
• Hvor mange penge, der er på bankbogen
• Hvor mange penge, du skylder dine leverandører: Kreditormassen
• Hvor meget du skylder i A-skat og den slags, hvis du har ansatte
  og:
• Hvor meget du skylder i moms

Hvis bogholderen eller revisoren giver dig en råbalance, hvor der for eksempel står, at du har 200.000 kroner til gode hos dine kunder, men du ikke kan genkende det tal overhovedet og måske nærmere mener, at det er 50.000 kroner - så er der noget galt. Enten med dine registreringer eller med bogholderens: Måske er der en eller anden vigtig oplysning, bogholderen eller revisoren ikke har fået - eller har misforstået. Så må problemet løses. Det er ikke godt nok at sige, at "det er nok noget regnskabsteknisk". Du skal tage medansvar for kommunikationen og spørge, hvordan tallet er sammensat, og så skal din bogholder eller revisor forklare dig det i et sprog, du forstår og vise dig det ved at udskrive en liste over, hvordan han eller hun er kommet frem til netop det tal: Et kontokort eller kontoudtog fra regnskabet. Først da kan du sige, at du har kontrolleret materialet.

Du kan bruge tallene til noget

Ud over at få fat i, om I har overskud eller underskud - det ved du nok godt i forvejen, kan du bruge regnskabsoplysningerne til at evaluere dine aktiviteter med. Først og fremmest ved at følge op på budgettet: Ved at sammenligne dit budget med regnskabets tal, kan du nogle gange se en glidebane, som du ellers først ville have opdaget på et senere tidspunkt: Det kan være telefonudgifter eller en anden post, som pludselig vokser ud over proportioner eller måske noget meget værre: At kunderne gennemsnitligt er meget længere om at betale end de var før. Den slags kan man gøre noget ved. Men først skal problemet jo identificeres. Det kan også være, at I efterhånden giver så mange rabatter, så det påvirker indtjeningen voldsomt.

Det med rabatterne vender jeg tilbage til - så følg med her på bloggen :-)