En af de ting man ikke kan komme helt udenom som iværksætter, er en kontorpakke.
Der skal skrives salgsbreve, laves tilbud, brochurer og meget andet, og det skal der en god kontorpakke til. Køber du en Microsoft Office Pro 2010 fra ny, skal du lægge omkring 2.000,- Det er mange penge for en iværksætter, men det er også mange penge for mellemstore virksomheder med 20-30 ansatte - også selvom mængderabat spiller. Og så skal du købe en opgraderingslicens ved næste Office version.
Derfor er mange virksomheder og kommuner i dag skiftet til den gratis og Open Source kontorpakke, OpenOffice.
I sidste uge deltog jeg i en OpenOffice konference i Valby, hvor især mange kommuner deltog for at høre nærmere om de udfordringer der kan være, ved at skifte en hel organisation fra Microsoft Office til OpenOffice. En hel del er i dag allerede skiftet, men der er mange, som stadigvæk ikke er helt sikre på skiftet. Men udsigten til en millionbesparelse på softwarelicenser, som i stedet kan bruges til nyt udstyr eller opgradering af kompetencer, er for fristende.
Kommunerne og de store virksomheder står i dag i denne situation, fordi de for længe siden har bundet ikke bare deres administration, men også deres fagsystemer op på et tæt integreret Microsoftbaseret KMD-miljø, hvor det giver problemer at udskifte bare en eller to softwarekomponenter.
Den overvejelse skal du også tage som iværksætter, når du vælger software som fx kontorpakke. En licens til 2.000,- er måske meget overkommelig nu hvor du alene, men opgradering af licenser kan blive en sur udgiftspost, når din virksomhed er vokset. Med 30 mand om 5 år der både skal have opgraderet Office pakke, Windows licens, Antivirus licens og måske andre licenser som Photoshop, kan det være en betragtelig sum penge, der føles som om de kastes ud af vinduet. Måske er licenser kun 5-10% af dit samlet IT-budget, men det er stadigvæk mange penge.
OpenOffice er næsten fuld kompatibel med Microsoft Office. Der KAN være problemer hvis man vil gemme i .docx (ikke .doc), men det er sjældent, at der er problemer med åbningen af dem. Man kan endda vælge OpenOffice Novell Edition, som har en bedre understøttelse af .docx, hvis dette er et problem for organisationen. Typisk skal man jo ikke modtage dokumenter udefra, der skal redigeres i, men kun til læsning. I de tilfælde er det alligevel tilrådeligt at sende i PDF format. Fra Office 2010 understøtter Microsoft Office endda ODF-formatet, som OpenOffice bruger, så her er udveksling af filer næsten ikke noget problem.
I 2010 blev det endvidere besluttet af Folketinget, at offentlige myndigheder er forpligtet til at kunne modtage dokumenter i ODF format, mens de (endnu) ikke er forpligtet til at kunne modtage dokumenter i .doc eller .docx.
OpenOffice har en indbygget PDF funktion, så man med et enkelt klik kan eksportere til PDF, og ligesom i Firefox er der også mulighed for at installere udvidelser til OpenOffice. Man kan fx hente en udvidelse, så man med et klik kan eksportere det dokument man sidder med til sin Google Docs konto.
Mens OpenOffice har nogle ting, som Microsoft Office ikke har, er der også nogle ting, der mangler i OpenOffice. Formel-redigering i Regneark er endnu ikke på højde med Microsoft Office, og VBA understøttes heller ikke 100% ved eksport af dokumenter. I Præsentation (Powerpoint alternativet) er det lidt besværligt at skifte baggrund - en meget ubrugervenlig ting. Men alt i alt er det kun de absolutte superbrugere, som vil mangle funktioner i OpenOffice. For 99% vil OpenOffice kunne det som det skal, omend det nogle gange fungerer på en anden måde.
OpenOffice indeholder følgende (gratis) programmer:
- Skriveprogram - (Microsoft Word alternativ)
- Regneark - (Microsoft Excel alternativ)
- Præsentation - (Microsoft Powerpoint alternativ)
- Tegning - (Tegneprogram, lidt Publisher alternativ)
- Base - (Microsoft Access alternativ)
Skal man bruge en god, gratis og Open Source e-mailklient, kan jeg anbefale Thunderbird, som er en verdens mest udbredte emailklienter.
OpenOffice kan downloades her (dansk projektside)
Her kan du kigge på udvidelser til OpenOffice.
Og hos hos kan du få OpenOffice support og migreringshjælp