Hvad er det, der går galt, når et projekt mislykkes? Selv med de bedste intentioner, så har tingene det af og til med at køre helt af sporet. Min påstand er, at fejlen næsten altid ligger to steder - 1. der er ikke gjort et ordentligt forberedende arbejde, og 2. der bliver ikke fulgt ordenligt op.
ad 1. Jeg kan give et eksempel fra det virkelige liv. Jeg havde som kunde en større dansk virksomhed, og jeg havde et aldeles glimrende forhold til ham, der var ansvarlig for marketingbudgettet. En dag ringede han til mig med en lille opgave, en annonce, der lige skulle produceres i en fart. Den skulle virkelig ikke koste noget særligt, og jeg fik mundtligt en beskrivelse af, at annoncen i hovedtræk bare skulle fortælle om et produkt, der var lanceret et par måneder i forvejen.
Alt i alt lød det som piece of cake, og derfor lavede kunden og jeg i fællesskab første fejl - vi gjorde ikke mere ud af at uddybe opgaven skriftligt, der jo var helt simpel.
Vi forudsatte, at vi vidste helt nøjagtigt, hvad den anden tænkte.
Overvej lige den - hvor mange mennesker kender man så godt, og hvor mange kunder for den sags skyld, at man ved nøjagtigt, hvordan de vil reagere på noget?
Jeg vurderede, at vi sagtens kunne lave opgaven inden for den aftalte pris, og afsatte 2 timer til teksten.
Annoncen blev lavet i en fart, og gæt selv - den var jo slet ikke sådan som min kunde havde tænkt det. Nå nej, han havde måske glemt at sige, at der skulle fokuseres specielt på denne lille feature, han havde forestillet sig et helt andet billede, osv. Jeg skal ikke trætte dig med hele det lange forløb, men lad mig bare sige, at opgaven endte med at koste det dobbelte af, hvad der var budgetteret med...
Havde vi bare taget tiden til at formulere en præcis opgavebeskrivelse, så havde jeg tvunget min kunde til at tænke opgaven helt igennem, før han satte den i gang, og så havde vi sparet tid og penge på hele molevitten. Det kan være dyrt at spare nogle gange...
ad 2. Den næste faldgrube er også nem at falde i. Der kan laves nok så megen god forberedelse, grundig planlægning og budgettering, men hvis der ikke bliver fulgt op undervejs, så skal der ikke meget til, før end at læsset vælter. Jeg har mere end én gang oplevet, at det, jeg troede, var en klar aftale om levering med en person, er blevet fortolket noget løsere, så selvom man selv synes, man kommunikerer ganske klart, så skal der tit følges op undervejs.
Man kan godt lave opfølgning på sine delleverancer uden at lyde som en sur kontrollant. Hvis du sætter dig i din del-leverandørs sted, så kan din opfølgning bruges til at uddybe spørgsmål, generere ideer og i det hele taget sørge for, at leverancen er på ret kurs. Din opfølgning skal snarere være en service end en sur kontrol.
Den værste situation at ende i er, at du giver en deadline til en leverandør, der ligger nogle uger ud i tiden, og som er helt afgørende for projektets succes, og at du så blot sætter dig med hænderne i skødet og venter pænt til dagen oprinder. Det virker måske banalt, men prøv at lægge mærke til, hvor mange gange det sker i de projekter, man ser rundt omkring.
En lille opsummering må altså være:
- Forbered dig grundigt på hver eneste opgave, du laver - det er for dyrt at lade være. Skriv tingene ned, og vær sikker på, at I er enige i det, der er skrevet ned. Er det en større opgave, så er det ikke for meget at bede om en underskrift på dokumentet. Underskrifter forpligter og gør, at man tænker sig om, før man skriver dem.
- Bid dig fast i din opgave som er ivrig terrier, der løber efter en bold på stranden - du har ikke råd til at stole på, at tingene bliver gjort af sig selv.
Kan du genkende de to scenarier jeg beskriver?