Få styr på dine deadlines

Nøglen til at overholde sine deadlines er selvfølgelig en god tidsplan. Den kan laves på mange måder, men jeg vil tage udgangspunkt i den mest simple, som du i princippet kan lave i et regneark.

Og hvorfor så lave en tidsplan?

Selv i ret enkle projekter, er det en god ide, for tidsplanen tvinger dig til at kaste et realistisk blik på din arbejdsprocess. Når du bryder dine opgaver ned i små bidder i en tidsplan, så vil du være nødt til at forholde dig til, hvor lang tid hver ting tager, og der vil du af og til opdage, at du har været lidt optimistisk med, hvor lang tid du skal bruge og dermed den pris, du har tilbudt din kunde. Gode tidsplaner giver dig overblik, så du kan planlægge og justere, så din virksomhed bliver rentabel.

Hvis du laver et projekt for dig selv, er en enkelt tidsplan nok, men laver du et projekt for en kunde, kan det være en rigtig god ide at lave både en intern og en ekstern tidsplan. Din kunde har ikke behov for at vide hver enkelt skridt i planen, og dit team har ikke brug for at vide, præcis hvilken process din kunde skal igennem. Sørg for en høj grad af relevans i begge tilfælde.

Hvad skal der tages højde for

• Gå opgaverne igennem med dit team for at få en realistisk ide om, hvor lang tid, tingene tager. Hvis du trækker en tidsplan ned over hovedet på dit team, så er det mere sandsynligt, at du vil møde modvilje, hvis tingene strammer til. Og det er mange gange også tæt på umuligt at gætte sig til, hvor lang tid en opgave tager, som ikke ligger indenfor dit eget fag. Hvis du spørger mig om, hvor lang tid det tager, at lægge tag på et hus, så ville jeg ikke ane det, for det er ikke indenfor mit fagområde.

• Du kan lave verdens bedste tidsplan, men hvis det viser sig, at din kunde er til et intensivt salgsmøde i 4 dage i Japan, når du har brug for en godkendelse, så er du lige vidt. Sørg for at din kunde har noteret sig de vigtigste datoer.

• Det lyder måske banalt at tjekke i kalenderen, men du vil opdage, at det ofte kommer som en overraskelse at julen dukker op i december. Alle helligdagene i foråret kan også skabe problemer, og 2-3 ugers ferielukning i en virksomhed er ligeledes nødt til at indgå i planen.

Hvordan gør man?

Tag udgangspunkt i slutdatoen og regn dig baglæns med de tider, du har diskuteret dig frem til med kunde og team. Der kan godt være brug for at file lidt her og der, men sørg for at få alt med, så du får en realistisk tidsplan. Hvis du overhovedet kan, så prøv at lægge lidt buffer ind hist og pist – det er sjældent, at man ikke får brug for det.

Når tidsplanen er fiks og færdig, så sørg for at den bliver godkendt hos din kunde og hos dit team, og at den ligger tilgængeligt på nettet, så den kan blive løbende opdateret. Google docs er et godt bud på gratis fildeling, der for det meste fungerer.

Jeg har smidt et lille, meget forsimplet eksempel i Excel ind som illustration, men det kan selvfølgelig laves på mange forskellige måder. Hvad virker for dig?