Kør med klatten, når du præsenterer

Præsentationer slipper man næppe for i de fleste virksomheder. Hvis ikke det er overfor kunderne, så skal der måske præsenteres overfor banken, investorer eller eventuelle samarbejdspartnere. Er man ikke vant til denne situation, så kan den godt får sveden til at pible frem, men her gælder ligesom med alt andet - har man gjort et godt forberedende arbejde, så skal det nok gå. Her er lige nogle hurtige tips, der kan lette processen:

• Har du en ret kort og præcis agenda, kan du nøjes med at ark papir med dine punkter på. Du kan evt. udlevere et ark efter mødet til de i øvrige deltagere. På dit eget ark har du flere stikord, så du ikke risikerer at køre fast midt i præsentationen.
• Har du mere på programmet, så er et præsentationsprogram a la Powerpoint ideelt. Det er dog en god ide at begrænse sig til få, men præcise slides i præsentationen, for det bliver meget hurtigt en kedelig omgang. Og begynder dit publikum at kede sig, så er du på vej til at tabe slaget. Jeg vil også godt lige advare mod mange af de "fancy" effekter man kan lave i Powerpoint - det er rent faktisk muligt at akkompagnere en effekt med et pistolskud, kimende klokker og lyden af et kasseapparat, og selvom publikum vågner op, så er det ikke sikkert, at de vil tage dig helt alvorligt. Sætninger der flyver ind fra højre til venstre, osv kan alt sammen give et indtryk at manglende substans. Det er nok her som med tøj - det skal være dig der kommer med præsentationen og ikke omvendt. Men det er klart, at typen af både firma og publikum vil give dig et fingerpeg om, hvor gas du skal give.
• Er det et vanskeligt møde, du forbereder, så gør dig selv den tjeneste at lave en såkaldt Q & A. Jeg har været inde på det før, og det er en genial hjælpende hånd, i de tilfælde hvor man ellers godt kan sidde og blive lidt mundlam. Det er en liste med de spørgsmål, su kan forestille dig at du vil få, og dine velformulerede svar til dem. Når du har forberedt dig på den måde, så kan du kigge i din liste og dermed få et meget bedre svar kommunikeret ud. Listen giver tryghed, for hvis du har gjort dit arbejde, så vil den hjælpe dig i de fleste tilfælde. Selv hvis spørgsmålet ikke står på listen, så kan du ofte støtte dig til en af dine nedskrevne svar.
• Hvis du skal præsentere dit eget firma, f.eks. for evt. investorer, så husk, at det er dig, der er eksperten, det er dig, der ved alt om det her. Og lad din entusiasme skinne igennem, for kan du beggejstre dit publikum, så er meget vundet allerede der.
• Prøv at være dig selv, når du præsenterer. Sikkert på grund af nervøsitet, tror mange, at de skal være lidt mere formelle og alvorlige, men hvis det ikke er din normale stil, så vil det nemt virke kunstigt. Tag en dyb indånding og tag det bare stille og roligt.
• Der er folk, der forestiller sig publikum bare i undertøj for at tøjle nervøsiteten, men det skaber så mange sære billeder inde i mit hoved, at det i hvert fald ikke hjælper. Men måske hjælper det dig?
• En typisk fejl er at tale som et maskingevær - oppe i dit hoved er alt, hvad du præsenterer jo helt indlysende, men husk at dit publikum både skal lytte til dit indlæg, kigge på slides, evt. tage noter og tænke lidt over det, så husk at lave nogle kunstpauser i dit indlæg og tal langsomt og tydeligt.
• Øv dig i forvejen. Stil dig op og tal din præsentation igennem - meget gerne med publikum. Nogle gange opdager man der, at logikken i præsentationen skal strammes lidt op. Det vil også give dig et indtryk af, hvor lang tid, det vil tage.
• Læg en genvej til din Powerpoint præsentation på computerens skrivebord, så du hurtigt kan finde den. Tænk i øvrigt lige over, hvad du har liggende der - bliver du koblet til en overhead projector mens du sidder og åbner din præsentation, så skal dit skrivebord kunne tåle dagens lys! Billedet af kæresten i en meget lille bikini fra ferien på Bali er måske ikke så passende til bankmødet...
• Bare for en sikkerheds skyld, så gem også den helt færdige præsentation på et USB stik, du har med. Sansynligheden for at du skal bruge den er ikke stor, men så er du sikret.

Jeg håber, du kunne bruge nogle at mine råd - hvis du er intereseret i flere af denne slags råd, så dribl lige over til http://www.projektledelsen.dk og skriv dig på mit nyhedsbrev.