Bliv gratis medlem
Når vi skriver professionelt, er det ofte de små ord, der gør forskellen på, hvor effektivt budskabet bliver modtaget.
De personlige stedord er meget vigtige for, hvordan læseren identificerer sig med tekstens indhold. Man kan sige, at de helt grundlæggende styrer psykologien omkring identifikation med tekstens budskab.
Her vil jeg gennemgå nogle fordele og ulemper ved de personlige stedord i forbindelse med professionelle tekster.
Jeg (1. person ental)
Ordet "jeg" signalerer, at du skriver på egne vegne - i funktion af den eventuelle titel, du skriver i din signatur. Ordet er meget velegnet i breve, mails, blogindlæg og andre steder, hvor det er vigtigt for modtageren at vide præcis, hvem der står inde for det skrevne.
Ordet "jeg" egner sig ikke så godt til firmahjemmesiden, med mindre du netop bygger dit firmas image op omkring din egen person. Hvis I er bare to i firmaet, giver det en langt lettere fremdrift i formuleringerne at bruge "vi" på hjemmesiden (læs længere nede hvorfor).
Du (2. person ental)
Ordet "du" er en uformel tiltaleform. Det egner sig til al kommunikation, som du retter direkte mod bestemte personer. Indlysende nok egner det sig rigtig godt til mails og breve.
"Du" er godt i salgsbreve og brochurer, som har salg for øje, da du med denne form når tættere på modtageren: Det er "dig" der træffer beslutningen og skal handle.
Jeg foretrækker at bruge "du", når jeg tiltaler mine læsere i denne blog. Det skyldes, at mine læsere sidder alene ved hver deres skærm og læser - de føler sig altså ikke som del af noget større, mens de læser min blog. Man ser ofte 2. person flertal ("I") brugt på tilsvarende steder. Det signalerer, at skribenten har fokus på hele gruppen af modtagere i stedet for på den enkelte læsers læsesituation. Brug "du", når du vil anerkende det eneklte individ som læser og ikke risikere, at han føler sig devalueret til et tilfældigt nummer i din flok. Det samme gør sig gældende i nyhedsmails.
Han, hun, den, det (3. person ental)
Disse ord er omtaleformer. Brug dem kun, når du henviser til bestmte personer eller ting.
"Han" bruges desuden, hvis du omtaler en kønsløs person - f.eks.: "Når brugeren har trykket på esc., ser han en blå skærm". Hvis du bruger "hun" i denne sammenhæng, signalerer du, at du er kønspolitisk aktiv - at det er vigtigt for dig, at kvinder nævnes lige så ofte som mænd. Det vil i langt de fleste tilfælde give støj på kommunikationen, så din læser ser dette budskab i stedet for det, du forsøger at kommunikere.
Man (om en ubestemt person)
Brug "man" så lidt som muligt i dine professionelle tekster. En tekst, hvor "du" er erstattet af "man" fungerer mindre nærværende og vedkommende. Det er jo en ubestemt person og ikke mig, det handler om. Prøv selv at smage på disse to sætninger: "Man kan nu købe ostepops i vores webshop" / "Du kan nu købe ostepops i vores webshop".
I mundtlig kommunikation har "man" to andre irriterende anvendelser. Man kan bruge "man" i stedet for jeg som en distancerende faktor - f.eks.: "Man tror, alle kigger på én" = "Jeg tror, alle kigger på mig". Man kan også bruge "man" i stedet for "du" - f.eks.: "Nå, hvordan har man det så i dag?" Igen som en distancerende faktor, hvis man skal tale om noget ubehageligt.
Der findes selvfølgelig også relevant brug af ordet "man", men pas på - Man kommer let galt afsted med dette dorske ord, og i langt de fleste tilfælde, kan du sagtens omformulere, så din sætning bliver mere aktiv og inkluderende. "Man kan finde den blå knap, hvis man løfter det røde låg." ="Løft det røde låg - tryk på den blå knap."
Vi (1. person flertal)
"Vi" beskriver en gruppe. Læseren kan enten være inkluderet i gruppen (som når jeg bruger "vi" om virksomhedsejere i denne blog) eller ekskluderet af gruppen, som når "vi" sættes som modsætning til "I" eller "de".
I din virksomheds kommunikation er "vi" egnet, når du mere formelt taler på hele virksomhedens vegne. Det kan f.eks. være på hjemmesiden eller i en profilbrochure. Det kan også i nogle tilfælde være i annoncer, selvom det er bedre at fokusere på kundens ønsker og behov end egne evner og muligheder.
Af og til ser man "vi" brugt som en måde, hvor den enkelte medarbejder kan skjule sig bag hele firmaets navn. Det er hammerirriterende og bør undgås: "Vi har kigget på din computer, men ikke fundet fejl." Hvem har kigget? Hvor mange var I? Hvad så I? Så I alle sammen det samme? Så vil jeg langt hellere have beskeden: "Jeg har nu testet din computer for fejl x, y og z med værktøjerne a, b og c. Jeg fandt ingen fejl." Og så underskrevet med teknikerens navn. På den måde føler jeg mig bedre behandlet som kunde.
I (2. person flertal)
Brug af tiltaleformen "I" forudsætter, at modtageren opfatter sig som del af en gruppe, som afsenderen ikke er medlem af. For at "I" fungerer, skal det være indlysende, hvem "I" omfatter. I talesprog giver det oftest sig selv. Da egner "I" sig rigtig godt, når du taler direkte til en forsamling. "Du" kan let komme til at fungere for pågående i en stor forsamling. Men på skrift skal "I" bruges med stor forsigtighed, da du risikerer at frastøde læsere, der ikke ser sig selv som en del af den gruppe, du kommunikerer til.
"I" kan forekomme naturligt, hvis man svarer på noget, hvor et firma har omtalt sig selv som "vi".
"I" er fuldstændig uegnet i debatindlæg, blogs, nyhedsbreve, artikler, pressemeddelelser - ja, faktisk bør du helt undgå "I" med mindre du har en meget god grund til at bruge det.
- Hvis du alligevel insisterer på at bruger "I" i din professionelle kommunikation, så husk lige, at "I" skrives med stort i.
De (3. person flertal)
En omtaleform, som kan beskrive en gruppe af mennesker, som hverken læseren eller afsenderen er inkluderet i.
"De" kan også beskrive en gruppe af ting.
Brug det bare, hvor det er relevant - der er ikke nogen oplagte fælder forbundet med "de".
De (2. person ental og flertal)
Forfinet, formel og fisefornem tiltaleform. Jeg bruger "De" hver eneste gang, jeg skriver direkte til én af de kongelige i generationen over min egen (og det har jeg ikke haft anledning til endnu). "De" fungerer i dagens Danmark distancerende, og det har du ikke brug for som virksomhedskommunikatør. Undgå "De".
Nogen vil hævde, at man bør svare i "De"-form, hvis man bliver tiltalt i "De"-form. Det gør jeg ikke - alene af den grund, at det forekommer mig så uvant, at jeg risikerer at kløjs i det alligevel, og så bliver det direkte pinligt. Jeg melder hellere rent ud og siger "du".
- og så har jeg alligevel lyst til at skrive en enkelt undtagelse: Hvis du skriver en tekst på dansk, som skal oversættes til et sprog, hvor "De"-formen er almindeligt udbredt (f.eks. tysk eller italiensk), kan det være en fordel at bruge "De"-formen også i den danske tekst. Så er oversætteren i hvert fald ikke i tvivl om, hvilken form han skal vælge. (Lagde du mærke til, at jeg brugte "han" om oversætteren, selvom de fleste oversættere er kvinder?)
Jeg kunne have skrevet langt mere om disse vigtige små ord, men dette indlæg er allerede blevet alt for langt. Jeg håber, det alligevel kan inspirere dig til en mere bevidst brug af personlige stedord.
Bloggen bliver til en bog.
- Vil du vide hvornår?
Efter at have blogget om virksomheders kommunikation i en måneds tid har jeg besluttet at samle mine erfaringer i en bog.
Bogen vil komme til at indeholde flere emner, flere eksempler og flere konkrete anvisninger end bloggen.
Om det bliver en e-bog eller én af papir har jeg endnu ikke besluttet.
Send en mail med ”Kommer bogen ikke snart” i emnefeltet til kjer@kjers.com – så holder jeg dig opdateret.
Mvh Hans
Opret bruger